BPM Software und Anbieter als Übersicht mit Tipps zur Auswahl!

Warum ein BPM-Tool?

Das Thema BPM – Software und deren sinnvoller bzw. richtiger Einsatz, beschäftigt früher oder später wohl jedem der sich mit Geschäftsprozessmanagement auseinandersetzt.

Zuweilen findet diese Frage sogar ganz am Anfang statt – wenig sinnvoll wie ich meine – jedoch auch aus rein menschlicher Sicht durchaus nachvollziehbar.

Denn gerade mit dem Einsatz der BPM – Software kommt man als Mitarbeiter sehr schnell im Rahmen der Analyse und der Modellierung der IST – Prozesse intensiv in Berührung. Verständlich also, dass die Mitarbeiter hier ganz genau wissen wollen mit welcher Software man sich in der Zukunft nun noch herumschlagen darf.

Dennoch möchte ich in meinem heutigen Artikel nicht näher darauf eingehen – zumal dies definitiv den Rahmen eines kleinen Artikels sprengen würde.

Heute möchte ich etwas über die Auswahlverfahren und Möglichkeiten schreiben und auch ganz gezielt die Frage stellen.

Findet bei der Auswahl einer BPM – Softwarelösung ein anforderungsgetriebenes, objektives und unabhängiges Verfahren statt – wie man es z.B. bei ERP oder ECM – Lösungen her kennt?

In meiner beruflichen Praxis habe ich bei derartigen Fragen und den einhergehenden Auswahlaktivitäten schon sehr viel Kurioses erleben dürfen. Natürlich kennt immer jemand genau das richtige und beste Software – Tool, auch das Thema frei verfügbar und lizenzfrei ist oft sofort auf dem Tisch. Weiterhin wird man sich natürlich auch im Internet schlau machen und die eine oder andere Testversion anschauen. Damit ist jedoch sehr schnell auch verbunden, dass die Anbieter sich via E-Mail und Telefon melden und das „Bestes“ Produkt – nämlich ihres vorstellen möchten. Das ist auch nachvollziehbar – ist oft jedoch sehr weit von Objektivität, Unabhängigkeit und den tatsächlichen Anforderungen entfernt.

Und es gibt auch immer wieder die Situation, dass einer einen kennt, der na ja Sie wissen schon . . . und irgendwie muss es dann genau diese Lösung sein.

Ein objektives und vor allem an den Anforderungen orientiertes Auswahlverfahren, habe ich nur sehr selten erlebt.

Wenn man beispielsweise eine neue Buchhaltungssoftware oder ein Dokumentenmanagement System (DMS) einführen will, findet heute üblicherweise ein umfassendes Auswahlverfahren statt. Normalerweise machen sich kluge Köpfe im Unternehmen bereits im Vorfeld intensive Gedanken, welche Funktionalitäten die neue Lösung haben muss – damit die Anforderungen erfüllt werden können.

Dies impliziert, dass man also wissen muss – welche Anforderungen man hat. Auch ein Blick in die Zukunft und dem damit einhergehenden Änderungen der Anforderungen ist nicht verkehrt.

Am besten man macht eine umfassende Anforderungsanalyse mit den Beteiligten – sprich den Fachbereichen und ermittelt so ein genaues Anforderungsprofil. Nicht selten holt man sich hier auch Unterstützung von Außen – in Form von Beratern.

Hier ist Unabhängigkeit immens wichtig, denn einen Berater zu engagieren, der nicht unabhängig ist – wird Ihnen möglicherweise nicht die „Beste“ Lösung im Hinblick auf Ihre Anforderungen empfehlen – sondern vielleicht ein Produkt aus seinem Partner – Portfolio.

Dann sind Sie im Zweifelsfall so gut wie die zuvor von mir beschriebenen Lösungsansätze.

Das was ich hier so locker in zwei Absätzen kurz beschrieben habe, ist natürlich nicht so einfach und locker. Hier geht es um teilweise große Investitionen mit noch gravierenden Folgen in Ihrem Unternehmen. Zumal Anforderungen zu ermitteln wahrlich keine leichte Aufgabe ist – allein schon wenn Sie daran denken fünf oder mehr Fachbereiche plus die IT zu berücksichtigen. Hier kommen dann oft genug wenig sachliche und den tatsächlichen Anforderungen weit entfernte Argumente auf den Tisch – die es gilt zu erkennen und im Zweifelsfall nicht zu berücksichtigen – ohne gleich die Hälfte aller Beteiligten gegen sich aufzubringen.

Und gerade bei einem Management – Thema wie Business Process Management und deren Unterstützung durch geeignete Softwarelösungen – sind diese Entscheidungen meiner Meinung nach noch gravierender. Die ganzheitliche Ausrichtung des Unternehmens auf Business Process Management, stellt ein Unternehmen vor wirkliche Herausforderungen und auch die Auswahl der richtigen BPM – Lösung gehört dazu.

Vielleicht klingt es auch etwas zu radikal, aber ich empfehle die folgende Vorgehensweise – im Übrigen analog jeder umfassenden Entscheidungsfindung.

• Gewinnen Sie das TOP – Management für das Thema BPM, wenn dies noch nicht geschehen ist oder nicht von dort selbst kommt – am Anfang
• informieren Sie sich über aktuelle technische Lösungen z.B. auf Messen oder Informationsveranstaltungen (Möglichkeit intensiv nachzufragen – inklusive) – seihen Sie skeptisch
• danach sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und finden Interessenslagen und erste Hinweise für Anforderungen heraus – auch mit den schwierigen Vertretern
• Starten Sie eine intensive und umfassenden Anforderungsanalyse, im Zweifel holen Sie sich einen guten unabhängigen Berater und nehmen Sie sich hierfür ausreichend Zeit – nichts ist so kontraproduktiv wie Hektik
• Werten Sie Ergebnisse sehr gut aus und entwickeln eine wirklich fundierte und nachhaltige Entscheidungsgrundlage – hier gehören auf Risiken hinein
• holen Sie sich die Entscheidung vom TOP – Management ab und zeigen Sie unmissverständlich die große Tragweite der Entscheidung auf  – alle mit einbeziehen (Ergebnispräsentation vor TOP – Management, Vertretern der Fachbereich und IT)

Mein Ratschlag zur BPM-Tooleinführung

Geben Sie der Entscheidung für eine BPM – Softwarelösung genauso viel Raum, wie es für die Einführung einer neuen ERP oder ECM – Lösung heute absolut „Normal“ ist. Weniger ist definitiv der falsche Ansatz.

Glauben Sie mir, heutige technische BPM – Lösungen lassen sich ganz tief ins Unternehmen, in den Abläufen und in die bestehende IT – Infrastruktur verankern. Findet dies statt, werden Sie es nicht weniger schwer haben einen Wechsel solcher Lösungen vorzunehmen, wie es beispielsweise mit einer ERP – Lösung ist.

Wer auf der Suche ist geeignete technologische Unterstützung beim Business Process Management zu finden wird feststellen, dass das Angebot an Softwaretools in der Zwischenzeit riesig und absolut unübersichtlich geworden ist. Es gleicht einem Irrlauf – die für die eigene Organisation passende Software zu finden. Einerseits ist es sehr wichtig das die eigenen Mitarbeiter mit der Software gerne arbeiten, die Leistungsfähigkeit der Tools ausschöpfen und so effektiv wie möglich mit der Software die Geschäftsprozesse  analysieren, gestalten, steuern und optimieren.

Andererseits muss die eingesetzte Lösung die Leistungsfähigkeit besitzen die benötigt wird, um das Geschäftsprozessmanagement hoch effizient zu unterstützen und auch zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden. Und dann sollte (nein muss!) die Lösung auch zur IT – Infrastruktur passen und integriert werden. So treffen viele Anforderungen und unterschiedlichste Interessen bei der Auswahl aufeinander.

Dies riecht alles nach einer intensiven und zeitaufwändigen Markanalyse und eines sich anschließenden Auswahlprozesses. Auch die Investitionskosten sowie laufenden Kosten für Lizenzen, Aktualisierungen, Qualifikation der Mitarbeiter –  der teilweise technisch sehr anspruchsvollen Softwarelösungen im Umfeld des Business Process Managements – müssen bei der Auswahl berücksichtigt.

Hier sollte man sich die Angebote genau ansehen und es ist keine schlechte Idee – wie beispielsweise auch bei der Auswahl einer ERP – Software oder eines Dokumentenmanagementsystem – eine Ausschreibung durchzuführen. Diese kann z.B. durch die Entscheidung für eine Lösung gleich mit einem entsprechenden Projekt sinnvoll verknüpft werden. Hat man sich erst einmal für eine Softwarelösung entschieden und diese in die Organisation eingeführt, ist es nicht viel anders als mit dem Einsatz anderer Standardsoftwarelösungen – man wird einen Wechsel nur mit sehr hohen Aufwänden realisieren können.

Ich habe eine Liste von BPM – Lösungsanbietern zusammengetragen. Natürlich ist die Liste nicht vollständig – kann jedoch eine gute erste Anlaufstelle sein, sich einen Überblick über den Markt zu verschaffen. Und somit befindet man sich durchaus auf einem guten Weg hin zu einer qualifizierten Auswahl.

Sollte ich einen Lösungsanbieter vergessen haben oder etwas fehlerhaft sein – nehme ich gerne auch weitere Lösungsanbieter in die Liste mit auf oder korrigiere die Angaben – bitte zögern Sie nicht mich anzusprechen.
Die von Yves Mollenhauer ursprüngliche erstellte Liste habe ich entsprechend aktualisiert.

Bitte haben Sie jedoch dafür Verständnis, dass ich alle Anfragen bzgl. einer Aufnahme hinsichtlich der Relevanz zum Thema Business Process Management zuvor prüfen werde. Bei positiver Prüfung, erfolgt die umgehende Aufnahme.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: fotolia, © Rawpixel.com

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