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Umgang mit schwierigen Mitarbeitern oder vergiftetes Arbeitsklima?

Umgang mit schwierigen Mitarbeitern vergiftetes Arbeitsklima © fizkes

Wie gelingt der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern? Machen lassen, regelmäßig aneinander geraten oder verzweifeln, weil keine Maßnahme hilft? Das Tückische: Unzufriedene Mitarbeiter sorgen schlimmstenfalls für ein vergiftetes Arbeitsklima, in dem die allgemeine Motivation in den Keller sinkt. Deswegen haben wir für Sie und Ihren Betrieb alles zusammengetragen, wie Sie mit schwierigen Mitarbeitern umgehen können, damit es wieder angenehmer für alle wird.

Voraussichtliche Lesedauer: 13 Minuten

Umgang mit schwierigen Mitarbeitern – was meinen wir?

Es gibt zuvorkommende Mitarbeiter, die immer gut gelaunten Kollegen oder auch jene, die einfach ihre Arbeit verrichten. Und dann gibt es die anderen, die immer negativ auffallen. Die Nörgler, Miesepeter und ewig Unzufriedenen, denen Sie nie etwas recht machen können. Von passiver Aggressivität über Lamentieren bis hin zu einer eher feindlichen Haltung gibt es sehr viel. Und um diese Zeitgenossen geht es in diesem Beitrag. Denn sie blockieren nicht nur Sie, sondern auch die Kollegen, das Vorankommen im Unternehmen und jeden Spaß an der Arbeit. Wollen Sie das?

Kennen Sie diese Szenen in unserem Video?

Nicht jeder schwierige Mitarbeiter ist ein unzufriedener Mitarbeiter und umgekehrt. In unserem Video greift Axel Schröder typische Szenen auf und geht auf die Hintergründe und die möglichen Lösungswege ein. Erkennen Sie Situationen aus Ihrem Betrieb wieder? Schreiben Sie uns gerne Ihre Erfahrungen oder auch Ihre Wunschthemen als YouTube-Kommentar oder über unsere Kontakt-Seite. Extra-Tipp: Abonnieren Sie unseren UAS-Kanal und verpassen Sie keine Videos mehr – jede Woche halten wir neue Inhalte für Sie und Ihr Unternehmen bereit!

Das vergiftete Arbeitsklima kommt schleichend

In der Regel fängt keiner mit eingemeißeltem Arbeitsfrust seine Stelle an, sondern die Unzufriedenheit entwickelt sich erst nach und nach. Das macht den richtigen Umgang mit schwierigen Mitarbeitern deshalb besonders wichtig! Wer hat einen schlechten Tag und wann ist die Stimmung dauerhaft gekippt? Auf die möglichen Gründe gehen wir gleich noch ein, an dieser Stelle wollen wir erst das vergiftete Arbeitsklima betrachten. Die neue Mitarbeiterin kommt gut gelaunt ins Büro, aber innerhalb weniger Wochen ist sie angespannt und die gute Laune dahin. Dabei hat sich an ihrer Einstellung nichts geändert, aber der motzende Bürokollege ist doch ansteckend. Beinahe in jeder Firma gibt es Mitarbeiter, mit denen keiner wirklich in ein Team möchte. Weil der schlechte Ruf als unzufriedener Mitarbeiter fest zementiert ist und gemeinsames Arbeiten wenig Freude bereitet.

Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ist dadurch wichtig für die eigene Unternehmenskultur und braucht ein gutes Gespür, damit die Stimmung nicht abrutscht.

Vergiftetes Arbeitsklima und unzufriedene Mitarbeiter rechtzeitig erkennen
Vergiftetes Arbeitsklima und unzufriedene Mitarbeiter rechtzeitig erkennen

Welche Folgen haben unzufrieden Mitarbeiter?

Das Arbeitsklima kippt durch den falschen Umgang mit unzufriedenen Mitarbeitern. Je nachdem wie sich die Unzufriedenheit ausdrückt, ist die Stimmung schlecht, weil immer einer meckert. Oder Verbesserungen können nicht umgesetzt werden, da ein Teammitglied jede Bemühung blockiert. Wenn sich durch negative Kommentare auch die allgemeine Arbeitsleistung absenkt, ist Ihr Eingreifen dringend nötig! Deshalb ist der richtige Umgang mit schwierigen Mitarbeitern so wichtig, denn der unzufriedene Arbeitnehmer kann

  • durch sinkende Arbeitsleistung die Effizienz des Einzelnen verringern
  • mit seiner Stimmung ansteckend auf das Team selbst bereichsübergreifend wirken
  • dadurch die Produktivität im gesamten Unternehmen senken
  • die Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden gefährden
  • mögliche Interessenten von einer Bewerbung abhalten.

Wenn das vergiftete Arbeitsklima sich soweit ausgebreitet hat, dass bestimmte Mitarbeiter nicht mehr zusammenarbeiten können, braucht es eine Intervention. Oder wenn Projekte gekippt werden, weil jemand grundsätzlich eine Anti-Haltung einnimmt, ist viel Arbeit nötig, um wieder voranzukommen. Auch schlechte Bewertungen sind Gift für das Employer Branding und Feuer für den Fachkräftemangel.

Welche Symptome hat ein vergiftetes Arbeitsklima?

Mit schwierigen Mitarbeitern umgehen bedeutet zuerst, das Betriebsklima zu verstehen. Denn mit unnötigem Stress, unklaren Anweisungen oder anderen Hindernissen in der eigenen Arbeit steigt bei manchen Mitarbeitern die Unzufriedenheit. Für den richtigen Umgang mit schwierigen Mitarbeitern müssen Sie zuerst erkennen, ob der oder die Betroffene schwierig oder unzufrieden ist. Symptome von Unzufriedenheit oder eines bereits vergifteten Arbeitsklimas können dementsprechend sein:

  • Schlechte Laune, die nicht durch andere Gründe erklärbar ist und häufiger bis dauerhaft ist.
  • Feierabendstimmung ab morgens und typische Bergfestmentalität: „Ab heute muss ich nur noch so und so viel rein!“ Freude auf Feierabend und Wochenende ist nicht verkehrt, aber die Arbeit sollte nicht nur lästige Pflicht sein.
  • Gegenreden, motzen und meckern bei Vorschlägen und auch typische „daher gesagten“ Äußerungen, die scherzhaft wirken, aber einen schlechten Beigeschmack haben. Klappt ja sowieso nicht!, Kummer sind wir ja gewöhnt!
  • Eine verschlossene Körperhaltung, unzufriedene Mimik oder auch genervtes Seufzen – unzufriedene Mitarbeiter sind meistens in ihrem ganzen Ausdruck voller Unzufriedenheit.
  • Mangelndes Interesse und fehlende Teilhabe: Natürlich ist Arbeit Broterwerb und nicht jeder muss sich voll und ganz mit seinem Betrieb identifizieren. Aber ein Mindestmaß an sozialem Miteinander sollte nicht zu schlechter Laune oder steter Verweigerung führen.
  • Augenverdrehen oder Abwehren, wenn andere Mitarbeiter mit dem möglichen unzufriedenen Mitarbeiter zusammenarbeiten sollen.
  • Viel Reden und wenig Ergebnisse am Ende des Tages. Denn wer sich ständig beschwert oder kommentiert, schafft deutlich weniger.

Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ist deshalb überaus komplex, denn kurz-, mittel- und langfristige Zustände sind zu unterscheiden und auch die Einordnung von grundlos oder aus gutem Anlass. Hier sind deshalb Führungsstil und Mitarbeiterbindung gefragt, denn wenn Sie nicht wissen, was Ihren Mitarbeiter belastet, ist der richtige Umgang schwer.

Vorsicht vor vergiftetem Arbeitsklima
Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern sorgt für vergiftetes Arbeitsklima

Der richtige Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Wenn Sie diesen Artikel lesen, haben Sie wahrscheinlich einen triftigen Grund sich zu informieren: Sie suchen Erklärungen und Vorgehensweisen, wie Sie mit schwierigen Mitarbeitern umgehen sollen. Vielleicht haben Sie von Vertrauten gehört, dass miteinander reden doch helfen sollte oder Sie halt die richtige Mitarbeitermotivation brauchen. Einfach ist in diesem Fall leider in der Regel nicht möglich, denn es kommt auf die Ursachen und Auslöser für unzufriedene Mitarbeiter an.

Eine Bestandsaufnahme des unzufriedenen Mitarbeiters vornehmen

Mithilfe der folgenden Fragen erstellen Sie eine erste Übersicht, um genauer nachvollziehen zu können, woher die Unzufriedenheit stammen könnte. Manchmal ist auch die Persönlichkeit ausschlaggebend, aber das trifft nur in wenigen Fällen zu.

  • Wie ist die Entwicklung dieser einen Arbeitskraft für sich allein und im Abgleich mit anderen vergleichbaren Positionen?
  • Genauer in der Retrospektive – soweit wie möglich – bis in die nähere Zukunft?
  • Gab es im vergleichbaren Umfeld Veränderungen privater oder geschäftlicher Art? Lebensereignisse oder Beförderungen?
  • Wie lange besteht die Betriebszugehörigkeit und ab wann war eine erste Unzufriedenheit spürbar?
  • Welche Qualifikationen gab es, wurden erworben, vielleicht gewünscht und wie ist die aktuelle Situation? Haben andere denjenigen überrundet und wenn ja, warum?
  • Beförderungen, Ehrungen, Anerkennung von Motivation, Leistung, Zugehörigkeit, Geburtstagen oder Lebensereignissen: War hier alles genauso, wie bei anderen Mitarbeitern?
  • Wie hat sich das Tätigkeitsfeld über die Zeit entwickelt, kamen Aufgaben dazu oder fielen Bereiche weg? Wie war hier die Abstimmung mit dem Mitarbeiter?
  • Gab es Zeiten und Phasen mit hoher oder sehr niedriger Auslastung und wie sind alle damit umgegangen? Überstunden oder Däumchen drehen?

Diese Fragen sollen Ihnen helfen, sich ein genaueres Bild Ihres Mitarbeiters zu machen und eine Einschätzung von dessen Motivationskurve. Die möglichen Schlüsse ziehen wir nach dem folgenden Punkt, um den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern zu erleichtern.

Teamzusammenhalt oder vergiftetes Arbeitsklima?

Keiner arbeitet ganz allein, selbst wenn manche Positionen weniger Teamwork oder Zuarbeit benötigen. Deswegen ist ein Blick auf das ganze Team und seine Geschichte wichtig. Veränderungen, Wechsel, Kündigungen oder Neuverteilung von Tätigkeiten können Schwierigkeiten machen. Ebenso die Einführung neuer Prozesse, die Überarbeitung der alten Abläufe oder auch eine neue Software. Tragen Sie zusammen, was im Team passiert ist und gleichen Sie es mit der Mitarbeiter-Einschätzung ab. Wenn ein Motivationseinbruch mit einem Ereignis zusammenfällt, kann das Aufschluss auf die Ursache der Unzufriedenheit liefern.

Erfolgreich mit schwierigen Mitarbeitern umgehen
Erfolgreich mit schwierigen Mitarbeitern umgehen

Durch mehr Wissen besser mit schwierigen Mitarbeitern umgehen

Wenn Sie diese Schritte gegangen sind, haben Sie entweder eine grobe Vorstellung, was sein könnte – oder tappen weiter im Dunkeln. Der Grund, warum wir diese verschiedenen Bereiche bisher abgeklopft haben, ist, dass Unzufriedenheit meist mit gefühlter Ungerechtigkeit, Über- oder Unterforderung einhergeht. Einige Beispiele haben wir für Sie erfasst:

  1. Unterforderung und damit absackende Motivation oder Angst um den Arbeitsplatz dank Bore-Out. Die Unzufriedenheit resultiert aus mangelnder Auslastung oder als sinnlos empfundenen Tätigkeiten.
  2. Anhaltende Überforderung, die alle Energie auffrisst. Neuerungen bedeuten nur mehr Stress, die Anti-Haltung ist ein Schutz vor Burn Out.
  3. Frust, weil eine Gruppe aufgelöst wurde, z.B. durch Kündigung, Versetzung oder persönliche Lebensumstände. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, um und neuen Konstellationen eine Chance zu geben.
  4. Fehlende Anerkennung durch eigene Ansprüche an Wertschätzung (gefühlt sehr gute Leistung ohne Würdigung) oder im Vergleich mit anderen, z.B. keine Ehrung zum Jubiläum, keine Nennung beim Projektabschlüssen, Umstellung bisheriger Tätigkeiten.
  5. Mangelnde Aufmerksamkeit zur persönlichen Situation. Das kann gerade bei eher zurückhaltenden Mitarbeitern passieren, die ihr Privatleben nicht ausbreiten. Wenn dann andere Mitarbeiter Aufmerksamkeit zur Geburt eines Kindes, zur Hochzeit oder bei Trauerfällen bekommen, kann das zu einem Gefühl der Zurücksetzung führen.
  6. Nicht zu vergessen: die individuelle Persönlichkeitsstruktur. Es gibt tatsächlich Menschen, denen es gut tut, zu motzen und zu meckern. Hier kann der Fokus wechseln, von der Arbeit zur speziellen Aufgabe, oder die Software oder schlimmstenfalls der neue Auszubildende. Diese Mitarbeiter fühlen sich dabei im Recht und bestärken sich selbst darin, während sie ihr Wissen für sich behalten.

Nach diesen drei Teilen sollte die Theorie des Umgangs mit schwierigen Mitarbeiter besser gelingen. Wenn nicht, gibt es allerdings noch verschiedene Möglichkeiten und zusammenfallende Auslöser. Der ewig Unzufriedene kommt dabei vor, ist aber nicht die Regel.

Mögliche Gründe für unzufriedene Mitarbeiter
Mögliche Gründe für unzufriedene Mitarbeiter

Wie gelingt nun der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern?

An einem persönlichen Gespräch kommen sie nicht vorbei. Persönlich heißt hier das jährliche Mitarbeitergespräch oder einen angesetzten Termin. Die Schwierigkeit besteht darin, den Mitarbeiter ein offenes Gespräch zu bieten, ohne ihn dabei zu gängeln oder vorzuführen. Sie wollen diese Gefühle nicht verstärken!

Für das Gespräch sind Sie mit diesem Artikel gut vorbereitet, denn Sie haben einen vollständigen Überblick über die vergangene Zeit und wissen, was vor Ihnen liegt. Allerdings geht es in diesem Gespräch zuerst um die Sicht Ihres Mitarbeiters. Es braucht Fingerspitzengefühl, um ehrliche und offene Antworten zu bekommen. Denn nach den ersten Punkten mit Rückschau, eigener Einordnung und mehr darf sich Ihr Mitarbeiter den Frust runterreden. Ungeschönt und alles, was seiner Ansicht nicht passt. Das gelingt nur, wenn die Situation es ermöglicht, dass Sie nicht sofort gegenreden oder noch schlimmer Sanktionen drohen. Achten Sie deshalb auch auf Schallschutz, offene Fenster und ähnliches. Sie schreiben die Punkte mit, auf ein Blatt Papier, Whiteboard oder Flipchart und protokollieren nur. Je nachdem, kann die Liste relativ lang werden. Es geht an diesem Punkt nicht um Diskussionen, sondern um die Liste!

Wenn alles raus ist, dann geht es um die Verbesserung. Statt Lösungen vorzuschlagen, fragen Sie Ihren Mitarbeiter, was seiner Meinung nach der wichtigste Punkt ist, der zuerst behoben gehört! Und diesen gehen Sie gemeinsam als Projekt an. Nicht die restlichen Punkte, sondern das Wichtigste zuerst.

Wenn Sie sich gerade fragen, was Sie noch alles machen sollen, dann bitten wir Sie diesen Plan unvoreingenommen zu testen. Falls Ihr Mitarbeiter nicht mitwirkt, dann bleiben Ihnen immer noch arbeitsrechtliche Schritte. Aber gemeinsam den ersten Punkt verbessern und dann Stück für Stück die Liste durchgehen, sorgt für Einbindung, Motivation und Eigenverantwortung. Sie holen Ihren Mitarbeiter aus der passiven Mecker-Rolle und binden ihn aktiv in die Gestaltung ein!

Das richtige Vorgehen mit schwierigen Teammitgliedern
Der richtige Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Unser Tipp zu unzufriedenen Mitarbeitern

Auch wenn es schwer fällt, Zuhören ist aus unserer Erfahrung der erste Schritt in die richtige Richtung. Das bedeutet auch, die eigenen Bedürfnisse und Emotionen zurückzustecken und dem Mitarbeiter die Bühne zu überlassen. Wenn dieser Versuch gelingt, schaffen Sie es, die Mitarbeiterbindung zu stärken und Ihren Mitarbeiter zu motivieren. Scheitert dieser (ordentlich dokumentierte) Versuch, bleiben nur noch wenige Optionen. Und selbst dann sind Sie besser aufgestellt als zuvor. Raum schaffen, zuhören, auf den wichtigsten Punkt fokussieren und gemeinsam bearbeiten. Falls es am Schluss nur um Gehalt oder Ausstattung gehen sollte, bleiben Sie skeptisch. Hier ist der Vergleich innerhalb des Unternehmens und der Branche sinnvoll und über das gemeinsame Lösungsprojekt ist der Mitarbeiter mit in der Verantwortung, z.B. indem er stichhaltig den Mehrwert einer Ausgabe vorzeigt statt nur zu fordern.

Bleiben Sie ruhig und kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung, wenn Sie mit schwierigen Mitarbeitern umgehen müssen.

Mit bestem Gruß aus Bayreuth

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © fizkes