Menü

Unsere awork Erfahrung – Ihre digitale Planung 🌐

awork digitale Planung © David Pereiras

Digitale Planung statt Zettelchaos

Unsere awork Erfahrung und Wissen um digitale Planung bringen wir zu Ihnen! In diesem Beitrag gehen wir gemeinsam durch, was awork ist, welche Möglichkeiten der Arbeitsorganisation es bietet und wie Sie am besten loslegen. Außerdem finden Sie eine Einschätzung, für welche Unternehmen sich der digitale Helfer lohnt und wann Sie besser auf Trello oder beispielsweise den Planner von Microsoft 365 setzen.

Wir kennen viele Betriebe, die mit einer Mischung aus Outlook, ihrem ERP-System und Papierlisten ihre Aufgaben bearbeiten. Die Vorteile in dieser Aufstellung sind einfach zu erkennen:

  • keine weiteren Kosten für Software
  • eingespieltes System ohne neue Einarbeitung
  • keine Probleme mit Schnittstellen
  • Tradition und möglicherweise Angst vor Neuem.

Neben diesen Punkten, die uns häufig begegnen, gibt es jedoch Nachteile, gerade wenn es um die langfristige Strategie eines Unternehmens geht. Ein Blick auf Controlling und Effizienz zeigt die Probleme, die langfristig entstehen:

  1. Für die Katz arbeiten durch Wechsel zwischen Software und Papier
  2. Druckkosten und Papierberge
  3. fehlende Übersicht, speziell in Urlaubs- oder Krankheitstagen zuständiger Mitarbeiter
  4. Auswertungen sind nur teilweise möglich, eine Kapazitätsplanung beinahe unmöglich

Sie können digitale Prozesse verbessern, indem Sie Helfer zur Arbeitsorganisation nutzen, die zu Ihrem Unternehmen passen. Awork oder auch Trello sind bewährte Mittel, um einen gleichmäßigen Arbeitsfluss herzustellen, der digital am Rechner und mobil funktioniert.

Digitale Planung oder Papierbasis
Digitale Planung oder Papierbasis

Was ist digitale Arbeitsorganisation?

Was macht eine digitale Arbeitsorganisation genau aus? In vielen Betrieben hängen heute noch Übersichtstafeln mit Mappen, Auftragsheftern und wenn es nicht anders geht, kommt der gefürchtete Bürotag. Rechnungen sortieren, Regieberichte übertragen, Rückfragen, Haare raufen, statt sinnvoll zu arbeiten. Die Bandbreite, wie Betriebe ihre Ablage organisieren, ist groß: Glückliche Unternehmer haben alles zur Hand und fertig, andere ersticken unter Ordnern und Papierbergen.

Die digitale Arbeitsorganisation sorgt für einen reibungslosen Ablauf, damit Systembrüche kaum vorkommen oder geordnet ablaufen. Das bedeutet zwischen Auftragseingang beispielsweise per E-Mail und Auftragsabschluss liegen verschiedene Software-Systeme, die durch eine Arbeitsorganisation gesteuert und koordiniert werden.

Ein digitaler Helfer wie awork hilft Ihnen, Ihre Abläufe zu organisieren. Als Software für Projektmanagement ermöglicht sie es, große Arbeiten zu erfassen, zu steuern und nach Abschluss auszuwerten. Damit wir das gleiche Verständnis zur Auswertung haben: Wie lange dauert eine bestimmte Aufgabe, um sie fehlerfrei auszuführen? Gibt es Unterschiede im Team und wenn ja, woher kommen sie? Wenn Sie Abweichungen feststellen, lohnt sich der genaue Blick und vielleicht eine Nachschulung oder Anpassung der Aufträge. Diese Art von Controlling hat nichts mit Kontrolle der Mitarbeiter zu tun, sondern sorgt für langfristige Wirtschaftlichkeit und die beste Arbeitsart für alle.

Wie funktioniert awork?

awork ist ein Cloud-Dienst, d.h. von überall mit Internetzugriff erreichbar. In unserem Artikel über Cloud Computing lesen Sie die Vor- und Nachteile, um sich ein genaueres Bild zu machen. Ob Sie Festinstallationen, evtl. mit eigenem Server, oder Cloud-Dienste nutzen, ist ein wichtiger Grundpfeiler Ihrer IT-Strategie.

Arbeitsorganisation mit Papier und Übersicht

Die Schreinerei Bodenlos will sich besser für die Zukunft aufstellen. Aktuell haben alle Mitarbeiter ihre Auftragsmappen mit Datenblatt, Bestell- bzw. Packliste und den notwendigen Informationen. Morgens kommen sie in den Betrieb und nehmen sich ihre Mappe, prüfen die Ausrüstung und fahren zum Auftrag. Sobald sie fertig sind, kommen sie zurück in den Betrieb. Häufig passiert es, dass die Mitarbeiter angerufen werden mit der Frage, wie weit sie sind, ob alles gut ist und ob sie hinterher schnell bei einem anderen Kunden oder beim Großhandel vorbeifahren können. Am Ende weiß Bodo Bodenlos nicht, was seine Mitarbeiter wann wie lange aufgehalten hat, abgesehen von den unterschriebenen Auftragszetteln mit den Zeiten. Das muss doch besser gehen!

Das ist ein erlebtes Praxisbeispiel, das wir aus vielen mittelständischen Betrieben kennen. Die digitale Transformation stockt durch fehlende Hilfsmittel und den richtigen Einstieg.

Digitale Planung mit awork:

Die gleiche Situation mit digitaler Arbeitsorganisation mit awork könnte dagegen so aussehen:

Familie Bodenlos hat sich hingesetzt und einen Plan gefasst. Da ihre Schreinerei v.a. Projekt-basiert arbeitet, fiel die Wahl auf awork. In der Vorbereitung wurden alle Geschäftsprozesse erfasst und strukturiert, eine Teamaufstellung verschriftlicht und die mobile Infrastruktur angepasst: Jeder Mitarbeiter hat seinen Account, Rechteverwaltung ist angelegt und die mobilen Apps installiert. Die Kunden sind angelegt und dabei aktualisiert und Projekttypen wie Aufgabenpakete erstellt.

Die Aufträge werden digital erfasst bzw. direkt per E-Mail eingepflegt. Für jeden Aufgabenbereich gibt es eigene Listen und Aufgaben, die der Reihe nach abgearbeitet werden. Um den genauen Aufwand schätzen zu können, erfassen alle Mitarbeiter mit der integrierten Zeiterfassung ihre Arbeitszeiten. Jeder Mitarbeiter hat alle Informationen auf seinem Smartphone in der App dabei und kann vor Ort die einzelnen Punkte abarbeiten. Das schafft Sicherheit, besonders für neue Mitarbeiter. Am Ende wird die digitale Unterschrift des Kunden in der Aufgabe angehängt und im Betrieb ist jederzeit Klarheit über den Arbeitsfortschritt.

So kann Digitalisierung aussehen, je nach Unternehmen ist mehr oder weniger sinnvoll. Hier kommen wir zum zentralen Punkt. Software und IT-Tools unterstützen Ihre Arbeit, aber dürfen sie nicht erschweren oder Mitarbeiter mehr Aufwand verschaffen. Die Übergangsphase ist kritisch und wird durch gute Vorbereitung und Schulung abgemildert. Wir empfehlen einen Testlauf im Kleinen, Bsp. interne Projekte, sodass alle einen Einblick bekommen. Erst bei vorhandenem Verständnis ist der Wechsel – gut vorbereitet und mit allen Systemen abgestimmt – startklar.

Unsere awork-Erfahrung für Ihren Erfolg

Wir kennen verschiedene Planungs-Tools und können gerade mit unserer Trello und awork Erfahrung eine Empfehlung aussprechen, ob sich eine digitale Planung für Sie lohnt und unter welchen Voraussetzungen. Nach dieser ersten Einführung analysieren wir jetzt awork als Software, von Datenschutz bis Stabilität, von Arbeitsorganisation bis Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Was genau ist awork und woher kommt der digitale Helfer?

Neben den internationalen großen Firmen ist awork eher der Lokal-Matador: Mit Geschäftssitz in Hamburg arbeitet die HQLabs GmbH seit 2012 an besseren Arbeitsumgebungen, wie der awork-Software (awork-Partnerlink). Großer Vorteil: Die Serverstandorte sind in Deutschland, die DSGVO ist damit kein Problem. Das Team punktet zusätzlich durch Chat- und Telefonsupport und steht mit vollem Einsatz hinter ihrer Software. Aus unserer awork Erfahrung schätzen wir den schnellen, freundlichen und kompetenten Support und sehen, wie sich Awork als durchdachte Software stetig weiterentwickelt. Sie können einen Testzeitraum in Premium kostenlos nutzen, um sich mit awork bekanntzumachen. Die monatlichen Preise liegen bei 10€ für das Premiumpaket (pro Monat und Mitarbeiter) und bei 15€ für Enterprise mit individueller Integration und Beratung.

Der große Vorteil von awork für unsere Arbeit: die integrierte Zeiterfassung, ohne einen weiteren Dienst einspannen zu müssen. Für uns ist Effizienz und genaue Abrechnung wichtig. Ein Klick auf die digitale Zeiterfassung zum Start und später fürs Ende ermöglichen uns, die exakte Arbeitszeit zu erfassen und gleichzeitig unsere Produktivität über die Zeitauswertung zu betrachten. Ohne diese Übersicht könnten wir nicht an unserer kontinuierlichen Verbesserung arbeiten.

Dementsprechend handelt es sich bei awork nicht nur um eine Aufgabenverwaltung mit großen Anklängen von Projektmanagement, sondern auch um ein großes Hilfsmittel für die interne Arbeit.

Funktionen und Ansicht von awork

Awork bietet einerseits die Projektansicht mit dem übergeordneten Projekt (Beispiel: Die Erstellung dieses Artikels), den untergeordneten Aufgaben (Beispiel: redaktionellen Text erstellen) und den hinterlegten Dateien (Beispiel: Infografik für Erstellungsrichtlinien). Zusätzlich können Sie die Kanban-Anordnung nutzen oder auch die Wasserfallansicht für eine zeitliche Übersicht. Das funktioniert jedoch nur bei gepflegten Daten.

Digitale Planung mit unserer awork Erfahrung
Digitale Planung mit unserer awork Erfahrung

Zeiterfassung für digitale Planung

In unserem Unternehmen dient die Zeiterfassung als gute Möglichkeit für faire Gleitzeitregelungen und davon ausgehend als Möglichkeit, rechtzeitig Probleme zu erfassen. Viele Aufgaben intern und für Kunden können wir aus Erfahrung präzise im Aufwand kalkulieren und hinterlegen diese Aufwandsangaben in awork. Dadurch ist gewährleistet, dass unsere Kapazitätsplanung gut funktioniert und die Aufgaben gerecht verteilt sind.

Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter gut mit der bisherigen Arbeitszeitplanung auskommen, nutzen Sie die Zeiterfassung punktuell oder für die genaue Erfassung von Kundenaufträgen. Das spart Ihnen Diskussionen und das Auslesen von Regiezetteln. Die Koppelung mit bestehenden Kalendern ermöglicht zusätzlich die Erfassung von Terminen in awork, um Ihr Selbstmanagement zu prüfen.

Zeiterfassung für mehr Effizienz
Zeiterfassung für mehr Effizienz

Welche Funktionen hat die digitale Planung zusätzlich?

Wir schätzen die Anlage von Projekttypen und Aufgabenpaketen, um unsere Arbeit zu entlasten und den Einstieg für neue Mitarbeiter leichter zu gestalten. Routineaufgaben brauchen Zeit und Wiederholung bis sie sitzen, deswegen sind die Checklisten eine wertvolle Möglichkeit zur Qualitätssicherung. Automatisierte Erinnerungen als persönliche Aufgaben helfen an Dinge zu denken, wie Ablage, E-Mail-Ablage oder Updates installieren.

Unsere awork Erfahrung für Projekte und Aufgabenpakete
Unsere awork Erfahrung für Projekte und Aufgabenpakete

Die Automatisierungsmöglichkeiten in awork sind perfekt geeignet, um Projekte zu steuern, indem Sie beispielsweise gezielt Listen erst nach den abgeschlossenen Vorarbeiten zufügen, bestimmte Mitarbeiter auf eine Aufgabe setzen oder ähnliches.

Awork digitale Planung mit Automatisierung
Awork digitale Planung mit Automatisierung

Zwischen Projektlisten und Aufgaben fürchten Sie, die Übersicht zu verlieren? Ein – für mich – großer Pluspunkt ist das Dashboard als Startseite. Hier kann ich mir meine Felder mit Projekten, Aufgaben, Notizzetteln zusammenstellen nach verschiedenen Gesichtspunkten. So habe ich eine Liste der Projekte, die mich direkt betreffen als Mitglied oder Leitung. Eine Liste dient der Übersicht über dringende Aufgaben und eine weitere für Projekte, die für mich interessant sind. Ergänzt ist mein Dashboard über die Anwesenheitsliste, anstehende Geburtstage, meine Zeiten und verschiedene Notizzettel.

Digitale Planung durch persönliches Dashboard
Digitale Planung durch persönliches Dashboard

Rollen und Funktionen

Ein entscheidender Bereich ist die Möglichkeit, die Mitarbeiter mit verschiedenen Rechten auszustatten und ihnen Projekte als Mitglieder oder Leiter zuzuweisen. Für die Kapazitätsplanung erfassen wir Start- und Enddaten unserer Aufgaben und Projekte, um die Übersicht in der Teamplanung einzusehen. Krank- und Urlaubstage halten wir hier ebenfalls fest.

Kapazitäten einschätzen mit digitaler Planung
Kapazitäten einschätzen mit digitaler Planung

Ist awork der passende digitale Planer für Sie?

Stellen Sie sich diese fünf Fragen und überlegen Sie, ob Sie Schwierigkeiten bei den Antworten hatten:

  1. Funktionieren die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen reibungslos und flüssig?
  2. Kommt es häufiger zu Fehlern, Nacharbeiten oder Rückfragen, die nicht auf schwierige Arbeiten zurückzuführen sind?
  3. Wünschen Sie sich manchmal einen (digitalen) Helfer, der Ihnen die Arbeitsverwaltung erleichtert?
  4. Sie haben eine feste Stammkundschaft oder eine überschaubare Menge an Auftrags- und Projekttypen?
  5. Eigentlich wüssten Sie gerne, wie ausgelastet Sie und Ihre Mitarbeiter wirklich sind und haben keine Zahlen, die Sie nutzen können.

Das ist eine kleine Auswahl an Fragen, die wir in einem kostenlosen Erstgespräch stellen würden, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen aufgebaut ist. Nicht jede Software eignet sich für jeden Betrieb, allerdings ist der Druck in den letzten Jahren gestiegen, effizienter zu arbeiten. Das bedeutet nichts anderes, als die zur Verfügung stehende Arbeitszeit optimal einzusetzen. Unsere Awork Erfahrung kann viele Ihrer Fragen beantworten und in eine klare Empfehlung oder auch in eine Warnung verwandeln. Unser Ansatz hat sich hierbei bereits in mehreren Unternehmen verdient gemacht: Wenn Sie Ihre Abläufe kennen und sich auf diese verlassen können, ist eine Umstellung nur ein kurzes Ruckeln. Ist die Arbeitsorganisation ungeordnet und ohne System, droht ohne gezielte Vorbereitung das Datenchaos. Selbst mit digitaler Planung.

Fazit aus unserer awork Erfahrung zur digitalen Planung

Awork, Trello, Planner oder das bereits etablierte ERP-System – es gibt diese und noch mehr Möglichkeiten für digitale Planung. Sie wollen, dass Ihr Betrieb reibungslos funktioniert und Sie keine Ausgaben haben, aus denen Sie keinen Nutzen ziehen. Deswegen raten wir Ihnen sowohl zur Prüfung Ihrer bisherigen Aufstellung (sind Sie zufrieden?) und keine überstürzten Wechsel, um dem digitalen Heiligen Gral näher zu kommen. Mit Plan und Ablauforganisation können Sie Ihre IT-Strategie steuern und die richtigen Tools einsetzen. Wir unterstützen Sie gerne dabei und laden Sie zu einem kostenlosen Erstgespräch per Telefon oder Videokonferenz ein, um Ihre individuelle Situation besser einschätzen zu können.

Mit besten Grüßen

Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © David Pereiras

awork ist interessant und Sie wollen mehr wissen?