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Verbesserungs Kata – was hat es damit auf sich?

Verbesserungs Kata © DAPA images
Verbesserungs Kata: Kampfsport, Werkzeug oder Lean-Methode? Nicht jedes Unternehmen kann mit langwierigen Planungsphasen und Optimierungs-Fahrplänen arbeiten. Wir erklären einen dynamischen, kreativen Weg, um Abläufe im Betrieb zu verbessern.

Verbesserungs Kata als Lean Werkzeug

Kaizen Events, KVP und Prozessoptimierung im großen Maßstab gehen an der Betriebsrealität vieler KMU vorbei. Ein genauer Ablauf der Maßnahmen hin zu besseren Zielzuständen kann zu Problemen führen. Die Verbesserungs Kata geht einen anderen Weg: Sie messen den Ist-Zustand, halten einen Ziel-Zustand fest und testen durch Hypothesen und Experimente die Verbesserung. Die Verbesserungs Kata hat verschiedene Ansatzpunkte:

Experimente bringen Ergebnisse

Wenn das Experiment nicht zum Erfolg führt, haben Sie eine Erkenntnis mehr. Im Gegensatz zu reinem Probieren erfassen Sie Daten und steuern Ihre Kaizen-Anstrengungen.

Verbesserungs Kata Experiment

Verbesserungs Kata Experiment

Ihr Betrieb ist ein Testfeld

Viele Unternehmen scheuen sich vor Veränderung und ignorieren die Notwendigkeit der Anpassung. Eine Kata ist eine Übungseinheit, die eine bewusste Ausführung in unbewusste Routine transformiert. Gleiches gilt für Unternehmen: Wenn KVP in Fleisch und Blut übergeht, hat ein Betrieb ideale Chancen, mit Konkurrenz und Markt mitzuhalten.

Verbesserungs Kata Übung

Verbesserungs Kata Übung

Kreativität und Verantwortung stärken

Kennen Sie diese Situation? Sie finden eine Möglichkeit, Arbeit zu erleichtern, Geld und Zeit zu sparen oder die Sicherheit zu steigern. Was passiert? Nichts. Ihre Mitarbeiter bleiben im alten Trott oder testen vorsichtig und kurzfristig das Neue, um zum Alten zurückzukehren. Die Wissensvermittlung hakt. Deswegen arbeitet die Shopfloor Management Methode mit anderen Mitteln, u.a. Visualisierung von Erfolgen oder Problemen.
Veränderung – und darunter fällt Verbesserung – ist äußerst schwer und setzt eine hohe Motivation von innen heraus. Die Verbesserungs Kata setzt auf die individuelle Kreativität und Teamwork für bessere Ergebnisse. Geben Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit kreative Techniken einzusetzen und sich einzubringen. Die Befähigung jedes Teammitglieds ist das höchste Ziel eines Lean Leaders.

Motivation mit gemeinsamen Hypothesen

Motivation mit gemeinsamen Hypothesen

Ablauf einer Verbesserungs Kata

Wir erreichen keine Ziele, wenn wir nicht wissen, wo wir stehen. Die Grundlage bleibt eine genaue Messung des Ist-Zustand. Wie viele Waren werden in welcher Zeit produziert? Wie viele Anfragen verwandeln Sie in Aufträge und in welcher Zeitspanne?

Ist-Zustand erfassen

Ohne „Ist“ kein „Soll“ und kein Ziel. Halten Sie Ihre momentane Lage in Zahlen und Fakten fest, damit eine Entwicklung nachvollziehbar ist. Planen Sie Ihre Dokumentation und prüfen Sie, welche Daten wichtig sind, oder interessant – eventuell für eine spätere Auswertung.

  • erfasster Ablauf mit allen Schritten
  • Zeit pro Prozessschritt
  • Gesamtzeit
  • beteiligte Mitarbeiter für jeden Prozessschritt
  • Menge an Eingangsdaten (Anfragen, Rohmaterial)
  • Menge der Ausgangsdaten (Aufträge, Produkte, Dienstleistungen)
  • Ausschuss in der Produktion oder verlorene Aufträge mit Gründen

Der Ist-Zustand ist Grundlage für die Auswertung und die Festlegung des Ziel-Zustands.

Ziel-Zustand festlegen

Jetzt wird es interessant: Was ist das Ziel? Mehr Aufträge, weniger Ausschuss, schnellere Bearbeitung, weniger Arbeitsunfälle? Auf Grundlage des Ist-Zustand fassen Sie Ihre Zielzustände in Zahlen und genaue Angaben. Verdeutlichen Sie das Wunschergebnis und visualisieren Sie es im Idealfall.

Hypothese für Experimente

Hoshin Kanri ist die Zielentfaltung vom Großen ins Kleine: Einen Ziel-Zustand zerlegen Sie in kleinere Herausforderungen und Hindernisse. Die Verbesserungs Kata nimmt das Ziel und Sie stellen Hypothesen auf, wie Sie es erreichen.
Für Lean Production und Lean Office gilt: Zusammen erreichen alle mehr! Nutzen Sie Techniken wie die Mind Map oder das Ishikawa-Diagramm und formulieren Sie Hypothesen für Verbesserungen. Halten Sie fest, was Sie erwarten!

Experiment durchführen

Der nächste Schritt ist die tatsächliche Testphase – das Team erprobt die Hypothese im Experiment. Wichtig ist die Messung und Steuerung: Eine Hypothese gilt als erfolgreich getestet, wenn sie den Standard einhält. Die Erkenntnisse sind wichtig für die nächste Runde und weitere Hypothesen – nach dem Motto: was geht, was geht nicht?

Auswertung der Verbesserungs Kata

Was war der Ist-Zustand, wie sieht der aktuelle Ziel-Zustand aus? Gab es Verbesserungen oder im schlimmsten Fall Verschlechterungen? Wie war das Vorgehen und was geht flüssiger?
Mit jeder Runde der Verbesserungs Kata werden die Hypothesen und Experimente genauer und zielführender. Im Idealfall ist nach einigen Runden der Ziel-Zustand erreicht oder zumindest der Weg klarer.

Verbesserungs Kata Ablauf

Verbesserungs Kata Ablauf

Für wen eignet sich die Verbesserungs Kata?

Unternehmen, speziell KMU und Handwerksbetriebe, profitieren von der dynamischen Arbeitsweise mit kreativem Spielraum. Gerade in Situationen, in denen es nicht den einen Lösungsweg gibt, lohnt sich der Experimentierkasten mit klarer Dokumentation. Wenn die Zielvorgabe klar feststeht, testen Sie verschiedene Schritte nacheinander und werten diese aus.

Kreative Lösungen für kreative Köpfe

Gerade in kreativ arbeitenden Unternehmen, wie im Handwerk, in Startups der digitalen oder gestaltenden Startups lohnt sich die Verbesserungs Kata. Das stabile Gerüst aus Fakten und Messungen ermöglicht eine fokussierte Arbeitsweise mit hoher Dynamik.

Neuer Schwung durch neue Routine

Für Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, kreative Lösungen zu finden, gibt der Kata-Rahmen einen sicheren Halt. Die einzelnen Runden aus Hypothese und Experiment ermöglichen die Anpassung in kleinen Schritten. Sobald alle die Kata als Routine übernehmen, sind neue Ideen an der Tagesordnung.

Teammotivation durch gemeinsame Erfahrung

Nicht zuletzt ist die Verbesserungs Kata ein ideales Werkzeug, um ihre Mitarbeiter zu motivieren. Gerade in lang etablierten Betrieben ist die Unternehmenskultur gemütlich bis lethargisch. Angestellte sind Neuerungen gegenüber ablehnend bis feindselig und sehen die Folgen für den Betrieb nicht. Teamleiter zu entwickeln ist die Aufgabe der Coaching Kata.
Eigene Lösungen für vorgestellte Probleme helfen bei Akzeptanz und Verantwortung. Arbeiten Ihre Schreiner mit hohem Verschnitt? Stärken Sie die Eigenverantwortung nach der initialen Messung mit einem realisierbaren Ziel. Prüfen Sie, was Ihre Mitarbeiter motiviert und geben Sie einen Ausblick auf eine Belohnung bei Zielerreichung. Selbst erarbeitete Hypothesen ermöglichen eine andere Herangehensweise als eine reine Ansage. Probieren Sie es aus!

Fazit zur Verbesserungs Kata

Sie finden nur heraus, ob die Verbesserungs Kata das richtige für Ihr Unternehmen ist, wenn sie sie testen. Gerade außerhalb der Saison oder bei schlechter Auftragslage ist die Verbesserungs Kata eine gute Möglichkeit, vorhandene Kapazitäten auszunutzen.
Achten Sie darauf, ob Experimente gerade möglich sind und was Ihre Mitarbeiter antreibt. Klare Kommunikation im Team gehört unbedingt dazu, um Erfolge zu erzielen. Sind Ihnen klare Zielvorgaben und eine gute Projektplanung wichtiger, empfiehlt sich die Verbesserungs Kata höchstens unterstützend für kleine Einheiten.

Mit besten Grüßen
Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © DAPA images

Bonustipp zur Verbesserungs Kata: Der Ablaufplan

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