Die 5-Why-Technik – Warum? Wie funktioniert die Methode?

Die 5-Why-Methode gehört zu den Problemlösern unter den Kreativitätstechniken. Kreativität und Kreativitätstechniken dienen hauptsächlich zwei Einsätzen: Probleme lösen und Innovationen erzeugen.

In vergangenen Artikeln wie zur Morphologische Matrix haben wir Kreativitätstechniken vorgestellt, die sich vor allem für die Verbesserung von Produkten oder Innovationen eignen. Problemlösung verlangt eine andere Herangehensweise, damit Sie nicht nur oberflächlich ausbessern, sondern Ursachen beseitigen können.

Vorgehensweise bei der 5-Why-Methode

Möchte man das „Übel“  an der Wurzel packen um zu verhindern, dass die selben oder ähnliche Problemstellungen nach kurzer Zeit wieder auftauchen, muss die eigentliche Quelle der Fehlerverursachung gefunden werden. Hier setzt daher die 5-Why-Methode an (im englischen Sprachgebrauch auch Root-Cause-Analysis genannt).

1. Problembeschreibung durch 5-Why

Die 5-Why-Methode versucht den in uns allen seit frühester Kindheit wohnenden Mechanismus „Versuch und Irrtum“ zu durchbrechen. Denn wir sind es nicht mehr gewohnt, Dingen wirklich auf den Grund zu gehen. Wir nehmen uns nicht die Zeit, etwas genau zu beobachten und daraus Schlussfolgerungen zu ziehen.

Deshalb ist es besonders wichtig, zunächst das Problem genau zu beschreiben. Da wir mit Hilfe von Visualisierung besser in der Lage sind, komplexe Zusammenhänge und Muster zu erkennen, ist es sinnvoll, den Vorgang durch Skizzen oder Fotos zu verdeutlichen und für das ganze Team sichtbar zu machen.

• Was ist eigentlich passiert?
• Wann tritt das Problem auf?
• Wo tritt das Problem auf?
• Tritt es häufiger oder regelmäßig auf?
• Wie ist es entdeckt worden?
• Wer war daran beteiligt?
• Welche Auswirkungen hatte der Vorfall?

Im Ishikawa Diagramm finden Sie die ideale Visualisierung! Das Fischgrätendiagramm sucht nach verschiedenen möglichen Ursachen für ein Problem. Wichtige Unterstützung ist die 5-Why-Technik. Die Kombination aus beiden hilft, nicht ins Leere zu laufen, sondern tatsächliche Lösungen zu finden. Probieren Sie das Ishikawa-Diagramm aus und tauchen Sie mit der 5-Why-Technik in die Tiefe.

2. Ursachenanalyse

Um an die Wurzel des Problems zu gelangen, wird mittels der Warum-Fragetechnik jede Ebene neu hinterfragt. Auf jede Antwort folgt eine neue Warum-Frage. Auf diese Weise gelangt man zum eigentlich Kern des Problems.

Dies hat den Vorteil, dass Wirkungszusammenhänge nicht auf einmal erfasst werden müssen, sondern in kleine Schritte aufgeteilt werden können. Die einzelnen Schritte werden im Team erarbeitet und in kurzen, klaren Sätzen und Fragen aufgeschrieben:

Beispiel zur Anwendung der 5-Why-Methode:

• Wir müssen immer ein zweites Mal auf den Spülkastenknopf drücken, damit das Wasser aufhört zu fließen.
• Warum müssen wir den Drücker ein zweites Mal betätigen?
  -> Das Wasser hört sonst nicht auf zu fließen.
• Warum läuft das Wasser nach nur einmaligen drücken weiter?
  -> Weil die Dichtung nicht richtig schließt.
• Warum schließt die Dichtung nicht richtig?
  -> Weil sie verkalkt ist.
• Warum ist die Dichtung verkalkt?
  -> Weil sie nicht rechtzeitig ausgetauscht wurde.
• Warum wurde sie nicht rechtzeitig ausgetauscht?
  -> Weil sie nicht im Wartungsplan steht.

An diesem, auf den ersten Blick banalen Beispiel wird deutlich, wie Probleme oftmals hingenommen und scheinbar gelöst werden, ohne die eigentliche Ursache zu hinterfragen.

Das Weiterlaufen des Wassers im Spülkasten kann ganz einfach dadurch verhindert werden, dass der Spülknopf ein zweites Mal nach unten gedrückt wird. Das löst das Problem im Moment, beseitigt aber nicht die Ursache. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass niemand bemerkt, dass dieses Ventil auf keinem Wartungsplan auftaucht.

3. Gegenmaßnahmen

Hat man die Ursache des Problems erkannt, gilt es, diese dauerhaft abzustellen. Eine geeignete Maßnahme ist abzuleiten und umzusetzen:

Was ist akut zu tun, um das Problem zu beheben? -> wir bestellen ein Ersatzteil und tauschen das defekte Ventil aus

Was ist in Zukunft zu tun, um zu verhindern, dass dieser Vorfall wieder auftritt? -> wir nehmen das Ventil in den Wartungsplan auf und sorgen dadurch für eine regelmäßige Überprüfung

Wichtig für alle Maßnahmen sind Zeitvorgaben und Verantwortlichkeiten. Beides sollte im Team festgelegt werden.

4. Kontrolle

Nach der Umsetzung der Gegenmaßnahmen ist eine Kontrolle erforderlich.

• Haben die Maßnahmen gegriffen?
• Tritt das Problem noch oder wieder auf?
• Ist eine neue Ursachenforschung notwendig?
• Konnten die Verantwortlichen der Aufgabe gerecht werden?

5-Why als Infografik

Was ist bei der 5-Why-Methode zu beachten?

Um mit dieser Kreativitätstechnik zu einem guten Ergebnis zu kommen, sind einige grundsätzliche Punkte zu beachten:

1. Weiterfragen bis zum Ende

Man sollte unbedingt darauf achten, sich wirklich bis zur Ursache durchzufragen und nicht zu früh aufzuhören. Es ist sicher nicht immer ganz einfach zu erkennen, ob man wirklich schon an der Wurzel des Problems angekommen ist oder sich noch mitten in der Ursachenkette befindet.

Ein Indiz dafür, dass man die Ursache ermittelt hat ist, wenn eine Antwort auf ein Warum auf einen fehlerhaften oder fehlenden Prozess hinweist.

2. Annahmen vermeiden

Annahmen über das Entstehen eines Problems führen schnell in die falsche Richtung und die eigentliche Ursache kann nicht mehr herausgefunden werden.

Ist man nicht sicher oder hat man selbst nicht den genauen Überblick über die Prozesse, sollten die Fakten bei den direkt Beteiligten nachgefragt oder sogar Ortsbegehung durchgeführt werden. Beschreibungen, Aufzeichnungen über Prozesse, Handbücher oder Störungsmeldungen sind wichtige Dokumente die helfen können, die ursächliche Antwort auf das Warum zu erhalten.

3. Überprüfen der Fragen

Um zu prüfen, ob man wirklich an der Ursache angelangt ist, kann eine Umkehrung der Fragen durch eine wenn-dann-Feststellung sinnvoll sein.

Beispiel:

Warum war der Dienstwagen morgens nicht aufgetankt? -> Weil der Kollege am Tag vorher länger für die Arbeit gebraucht hatte und dann schnell nach Hause wollte.

Umkehr: Wenn der Kollege nicht länger für die Arbeit gebraucht hätte, dann wäre das Auto aufgetankt gewesen.

Auf diese Weise kann man erkennen, ob bereits die Wurzel des Problems ermittelt wurde. Ist der Umkehrschluss nicht zwingend (wie bei unserem Beispiel), wurde die eigentliche Ursache noch nicht ergründet und man muss weiter fragen.

Vor- und Nachteile der 5-Why-Methode

Ein großes Manko dieser Problemlösungs-Methode ist die Geradlinigkeit. In der Praxis kommt es häufiger vor, dass es mehrere Ursachen für ein Problem gibt. Will man dieses mit der 5-Why-Methode lösen, muss man sich für einen Pfad entscheiden, da dieser Ansatz nur auf eine einzige Ursache abzielt.

Nichtsdestotrotz birgt diese Kreativitätstechnik viele positive Aspekte. Ein Vorteil ist, dass sie Teamarbeit fördert und den einzelnen dazu zwingt, den gesamten Prozess im Blick zu behalten, bzw. sich überhaupt erst ein mal damit auseinander zu setzen.

Dadurch schärft sich der Blick des Einzelnen für Zusammenhänge. Normalerweise will man ein Problem möglichst schnell lösen – ohne große Umschweife, aber auch ohne zu hinterfragen.

Das Aufschreiben der einzelnen Schritte bei der 5-Why-Methode zwingt zu klaren Fragestellungen und Antworten.

Mit dieser Technik werden Vermutungen oder das Überspringen von Zwischenschritten erkannt und der gewohnte Umgang mit Problemen wird durchbrochen.

Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © Sondem

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