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Was ist der Betriebsabrechnungsbogen? Der BAB verständlich erklärt…

BAB Betriebsabrechnungsbogen © contrastwerkstatt

Was ist der Betriebsabrechnungsbogen?

Der Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB genannt, hilft Ihnen – ganz verkürzt – alle anfallenden Kosten sinnvoll in Ihrem Unternehmen zu verteilen.

Genauer: Der BAB ist ein abrechnungstechnisches Hilfsmittel der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Er gehört zur Kosten- und Leistungsrechnung und ist gerade bei kleinen und mittleren Betrieben wie Handwerksbetrieben beliebt.

Wozu dient der BAB?

Der BAB hat die Aufgabe, diese Gemeinkosten auf die verschiedenen Kostenstellen zu verteilen. Jedes verkaufte Produkt ist seinen Materialwert, die Arbeitszeit der Fertigung und anteilig alles wert, was im Betrieb an Kosten aufläuft. Werden Gemeinkosten bei der Berechnung vergessen, passt am Ende des Jahres zwar der Umsatz – langfristig wird das Unternehmen jedoch Verluste machen. Man benötigt einen Betriebsabrechnungsbogen zur Ermittlung der Gemeinkostenzuschlagssätze als Basis für die Kalkulation.

Zusätzlich dient der BAB der verursachungsgerechten Kontenkontrolle, d.h. man sieht auf einen Blick, wo die Kosten anfallen. Er übernimmt die Funktion der Kostenüberwachung im Sinne eines Kostencontrollings. Ausreißer nach oben werden erkannt und können überwacht und optimiert werden.

Der BAB in der Kosten- und Leistungsrechnung

Wir fangen von oben an: In welchem Bereich des Betrieblichen Rechnungswesens bewegen wir uns mit dem BAB?

Es handelt sich um das interne Rechnungswesen, d.h. der Betriebsbuchhaltung. Hier gibt es verschiedene Arten der Kosten- und Leistungsrechnung:

In diesem Artikel soll es um den Betriebsabrechnungsbogen gehen. Seine Einordnung in das betriebliche Rechnungswesen zeigt die Infografik. Sofort zu erkennen ist die Zugehörigkeit zur Vollkostenrechnung.

Infografik Einordnung Betriebsabrechnungsbogen BAB in Rechnungswesen

Infografik Einordnung Betriebsabrechnungsbogen BAB in Rechnungswesen

Der BAB ist ein Hilfsmittel, um Kosten, insbesondere Gemeinkosten, von Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen zu buchen. Damit gehört er zur Kostenstellenrechnung. Innerhalb der Produktion fallen Kosten (Materia, Lohn, Strom etc.) an, die auf die Hauptkostenstellen übertragen werden müssen, ohne dem Produkt direkt zugeordnet zu werden. Wenn Sie sich gezielt über die verschieden Kostenarten informieren möchten, finden Sie hier alle nötigen Informationen!

Was sind Kostenstellen eigentlich?

Kostenstellen sind Abteilungen oder Teilbereiche im Unternehmen, die als selbständige Kontierungseinheiten in der Kostenrechnung abgerechnet werden. Sie sind damit die Orte der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Wer sich tiefer mit der Materie beschäftigen will, findet hier einen umfassenden Artikel.

Kostenstellen lassen sich in Hauptkostenstellen und Hilfskostenstellen (auch Nebenkostenstellen genannt) gliedern. Hauptkostenstellen geben ihre gebuchten (das sind die auf der Kostenstelle aufgelaufenen) Kosten direkt an die Erzeugnisse über die Kostenträgerrechnung weiter. Hilfskostenstellen tragen nur mittelbar zur Erzeugung absatzfähiger Endprodukte bei. Ihre Kosten werden mit dem Betriebsabrechnungsbogen auf andere Hilfskostenstellen oder die Hauptkostenstellen weiter verrechnet, bis keine Hilfsberechnungen mehr benötigt werden. So werden alle Ausgaben erfasst und gegengerechnet.

Jetzt sehen wir uns den Betriebsabrechnungsbogen näher an.

Wie funktioniert der Betriebsabrechnungsbogen?

Der Kerngedanke der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist, dass Leistungen erbracht werden, die nicht unmittelbar für den Verkauf bestimmt sind.  Sie verbleiben im Unternehmen oder werden dort ge- oder verbraucht. Beispiele sind hierfür Quadratmeter in einem Gebäude (Hilfskostenstelle Grundstücke und Gebäude) oder die allgemeine Instandhaltung der betriebseigenen Reparaturwerkstatt.

Das Unternehmen oder der Handwerksbetrieb würde seine Leistungsbereitschaft über kurz oder lang verlieren, wenn es diese Beträge nicht verrechnen würde. Somit tragen diese Leistungen nur indirekt zu den Endprodukten bei, müssen aber natürlich in die Kalkulation der Produktpreise einfließen.

Diese indirekten Leistungen müssen nun verrechnet werden. Sie ahnen es bereits: mit Hilfe des Betriebsabrechnungsbogens.

Der BAB ist nichts anderes als eine Tabelle. Sind Sie jetzt enttäuscht? Vermutlich. Aber wir werden jetzt mit dieser Tabelle zaubern!

Beispiel eines Betriebsabrechnungsbogens

Beispiel eines Betriebsabrechnungsbogen

Beispiel eines Betriebsabrechnungsbogen

Aufbau des BAB – Grundlagen

In den Zeilen des Betriebsabrechnungsbogens werden die Kostenarten abgetragen, in den Spalten des Betriebsabrechnungsbogen finden Sie die Kostenstellen, wobei hier zwischen den Hilfskostenstellen und den Hauptkostenstellen unterschieden wird.

In den ersten Block auf Ihrem Betriebsabrechnungsbogen setzen Sie die sogenannten Primären Kosten ein. Es handelt sich dabei um die Kostenarten der jeweiligen Kostenstellen. Diese Informationen sollten Sie aus Ihrer Buchhaltung bekommen. Wenn diese Informationen nicht verfügbar sind, sollten Sie in einem Projekt Ihre Buchhaltung auf Vordermann bringen.

Zurück zu unserem Beispiel: Fragen Sie sich, warum Löhne und Gehälter auf den Hilfskostenstellen Gebäude und Strom auftauchen? Vermutlich gibt es einen Hausmeister, der sich um die Fabrikhalle kümmert und einen Servicetechniker für das Notstromaggregat (Strom). Diese Kosten sind das Resultat.

Verrechnung der Hilfskostenstellen

Im zweiten Block werden die Summen der Hilfskostenstellen auf die anderen Kostenstellen verteilt. Allein die Ermittlung der Summen je Hilfskostenstelle ist aufschlußreich. Im längeren zeitlichen Verlauf bekommen Sie einen guten Überblick über Ihre Zahlen. Sie sehen, ob es zu Änderungen bei den Gemeinkosten kommt, die sich nicht mit „Preissteigerung“ oder „Auftragslage“ erklären.

Als Umlageschlüssel für das Bauwerk wurde die Quadratmeterzahl gewählt. Je nach Größe der weiteren Kostenstellen werden die Quadratmeter aufgeteilt. Jetzt werden Sie sich fragen, warum 1200.- EUR auf Strom umgelegt werden, obwohl keine Quadratmeterzahl angegeben ist. In diesem Beispiel handelt es sich um einen nicht als Büro- oder Produktionsraum nutzbaren Anbau zur Fabrikhalle, in dem das Notstromaggregat steht. Die Kosten dafür wurden mit den Festkosten in Höhe von 1200.- EUR bepreist.

Analog verfährt man mit der Hilfskostenstelle Strom. Hier ist der Stromverbrauch in kWh ein sinnvoller Umlageschlüssel. Eine intensive Produktion verbraucht deutlich mehr Energie als die gesamte Verwaltung zusammen. Deswegen wird hier der Gesamtverbrauch sinnvoll auf alle Stellen umgelegt. So kann mit allen nötigen Hilfskostenstellen verfahren werden.

Abschließende Verrechnung und langfristiger Gewinn

Wenn Sie nun die Summen der Hauptkostenstellen mit den Umlagekosten addieren, erhalten Sie die Gesamtkosten der Hauptkostenstellen. Mit diesen Informationen haben Sie viel erreicht. Wir wissen jetzt, wer welche Kosten verursacht und können innerhalb der Kostenstelle analysieren, warum.

Hier setzt eine der Aufgaben des BAB an. Sie können mit dem BAB die Kosten effizient überwachen und sich auf die Hauptkostentreiber fokussieren. Sie verlieren nicht unnötig Zeit für unwichtige Sucherei. Der entscheidende Vorteil ist, daß Sie nun die Kalkulationszuschlagssätze, auch Gemeinkostenzuschlagssätze genannt, bilden können.

Dafür gibt es den dritten Block im BAB. Dazu werden die Gesamtkosten der Hauptkostenstellen ins Verhältnis zu den Einzelkosten gesetzt. In unserem Beispiel müssen 51,52% Lager-Kosten zu den Materialeinzelkosten zugeschlagen werden, um kostendeckend zu wirtschaften.

Was sagt der Profi?

Ich war lange Zeit ein Anhänger der Vollkostenrechnung mit Gemeinkostenzuschlagssätzen über den BAB. Allerdings habe ich in meiner Praxis als Unternehmensberater immer wieder sehr unschöne Diskussionen in den Unternehmen über die Verteilungsschlüssel miterleben müssen. Hier wurde teilweise gestritten bis aufs Blut.

Ein Produktionsleiter wollte (und konnte!) nicht einsehen, warum er den „Wasserkopf“ Verwaltung über einen aus seinen Augen umpassenden und damit ungerechten Umlageschlüssel mitfinanzieren muß. Umlageschlüssel sind aus der subjektiven Sicht immer ungerecht.

Den gerechten Umlageschlüssel für die Gemeinkosten gibt es nicht!

Aus dieser langjährigen Erfahrung heraus rate ich den Unternehmen immer zur Deckungsbeitragsrechnung als System der Teilkostenrechnung. Der entscheidende Vorteil ist, dass es eben keine Umlageschlüssel gibt. Aus den verbleibenden Deckungsbeiträgen heraus werden die Gemeinkosten finanziert. Auch diesen Begriff finde ich unpassend, ich habe mich den Kostenbegriffen nach Albrecht Deyhle angeschlossen. Es fällt auch viel leichter, Ziele für die Leiter nach dem Zuck und Schluck-Prinzip zu vereinbaren.

Um es kurz zu machen: ich habe mit der Teilkostenrechnung / Deckungsbeitragsrechnung viel bessere Erfahrungen gemacht als mit der Vollkostenrechnung über die Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung.

Ich hoffe, mit diesem Artikel konnte ich Ihnen den Betriebsabrechnungsbogen etwas näher bringen!

Mit bestem Gruß,
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © contrastwerkstatt

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