Was sind SIPOC & LEPAK und wie hilft diese Lean-Methode?

SIPOC und LEPAK stehen auf Englisch und Deutsch für das gleiche Vorgehen. Mit der SIPOC Methode erfassen Sie alle wichtigen Punkte eines Prozesses ohne direkt in ein umfangreiches Prozessmanagement einzusteigen. Aber wie sieht das konkret aus? Der SIPOC erfasst auf einem Blatt Papier alles, was Sie für einen Ablauf benötigen. Vom Lieferant zum Eingang über den Prozess und den Ausgang zum Kunden. Oder auf Englisch: Supplier – Income – Process – Outcome – Customer. Wir erklären, wie das geht mithilfe eines einfachen SIPOC Beispiels!

Voraussichtliche Lesedauer: 7 Minuten

Was ist die SIPOC Methode?

Mit einem LEPAK halten Sie schnell und einfach einen kompletten Ablauf fest, beispielsweise bei einem Gemba-Walk. Das Ziel ist dabei, alle notwendigen Informationen übersichtlich und mit System festzuhalten, ohne sich mit langwieriger Dokumentation aufhalten zu müssen. Positiver Nebeneffekt: Sie werden unter Garantie Vertreter der acht Arten der Verschwendung aufspüren. Auf diese Weise ist der Ablauf klarer und auch die Schnittstellen (Lieferant/Supplier und Kunde/Customer) bekommen die nötige Aufmerksamkeit. Wenn es in Ihrem Unternehmen häufig zu Schwierigkeiten zwischen den einzelnen Bereichen kommt, dann hilft die SIPOC Methode bei der Optimierung. Lean Management sorgt mithilfe der Lean Prinzipien für reibungslosere Arbeit und der SIPOC ist als Six Sigma-Methode ideal, um schnell und einfach Fehler aufzuspüren.

Der Aufbau eines SIPOC Beispiels

Das SIPOC Diagramm ist von links nach rechts aufgebaut. In der linken Spalte steht dabei der Lieferant/Supplier. Außerhalb des Betriebs handelt es sich zum Beispiel um den Rohstofflieferanten. Im Unternehmen kann das dann auch der Mitarbeiter im Außendienst oder in der Werkstatt sein. Wenn dieser interne Supplier etwas beispielsweise an die Verwaltung weitergibt, bekommen Sie den Eingang/Income. Hier ist es deshalb wichtig, möglichst klare Details festzuhalten: Welche Angaben müssen zwingend vom Supplier geliefert werden? Wie sind dabei die Kriterien für den Eingang? Gibt es Unterschiede in der Eingangsbearbeitung? Hier sind wir schnell bei Lean Standard Work, die eine gleichbleibend hohe Qualität ermöglicht.

Nach dieser Spalte startet der Prozess: Der Ablauf wird Schritt für Schritt festgehalten. Durch die Erfassung als Ablaufdiagramm eignet sich der SIPOC später als Grundlage für die Prozessmodellierung. Am Ende folgt der Ausgang/Outcome: Auch hier ist wieder interessant, ob es bestimmte Vorgaben oder Varianten gibt. Das bestimmt wieder der Kunde/Customer, bei dem der LEPAK endet. Oder die, falls mehrere Kunden zu diesem SIPOC gehören.

Wenn Sie hier Parallelen zum Prozessmanagement sehen, liegen Sie richtig. Denn statt Lean Management vs Prozessmanagement geht auch die Kombination von beidem!

Gehen wir einen SIPOC gemeinsam als Beispiel durch!

Da ein LEPAK zuerst ungewohnt klingt und nicht intuitiv greifbar ist, haben wir auch zu diesem Thema ein Video für Sie erstellt. Kommen Sie mit auf die Reise, wie die Verantwortung von der Mitarbeiterin auf den Prozess verschoben wird und alle davon profitieren!

Ablauf eines LEPAKs

Das Klemmbrett ist hier unser bewährter Helfer, mit Vorlage oder frei Hand – achten Sie nur darauf, dass der SIPOC gut lesbar gelingt. Geben Sie dem SIPOC einen Namen, beispielsweise „Wareneingang durchführen“ und halten Sie den Namen des befragten Mitarbeiters fest. Arbeiten Sie sich für diesen einen Prozess durch den SIPOC und schreiben Sie diese Stationen auf:

• Wie und durch wen startet der Prozess? „Lieferant übergibt Ware.“
• Was macht den Eingang aus? „Ich habe den Lieferschein, den Bestellschein und die bestellte Ware. Die Ware entspricht in Menge und Qualität dem Lieferschein und hat keine offensichtlichen Schäden.„
• Auf zum SIPOC Prozess: „Ich suche am Warenwirtschaftssystem die Nummer des Lieferscheins heraus.“ „Stimmt alles überein, setze ich den Haken an der Warenauflistung.“ „Sind alle Positionen abgeglichen, klicke ich auf die Schaltfläche <Wareneingang alle>.“ Dann ist der Wareneingang im System verbucht.
• Wie sieht der Ausgang aus? „Ich bringe die Waren ins Materiallager.“ „Ich suche den richtigen Nummernbereich des Bestellscheins heraus und lege die Waren hier ab.“ „Ich vermerke den Wareneingang samt Datum mit meinem Kürzel.“ „Dann hefte ich den Bestellschein in die Auftragsmappe und hänge diese in die Fertigung.„
• Was sagt die Fertigung als interner Kunde? „Ich habe alle Waren für meine Arbeit.“ „Nicht jeder hängt die Mappe um, dann gibt es Rennerei.“ „Eigentlich ist das umständlich, erst ins Materiallager, dann hole ich alles zurück.„

Der SIPOC endet in der Regel bei einer Schnittstelle, also dem Wechsel des Bearbeiters. Allerdings ist der Abgleich der Übergänge sehr wichtig, um Verbesserungen starten zu können.

Wie sieht das Endergebnis aus?

Der fertige SIPOC hat alle Informationen des beobachteten Prozesses von einem Mitarbeiter. Wir empfehlen Ihnen, bei mehreren Mitarbeitern mit jedem Einzelnen einen LEPAK durchzugehen. Denn nur dann erfassen Sie die Varianten des Prozesses, die wiederum Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten geben. Aber Vorsicht: Wenn der SIPOC in einer Mappe/Ablage/Schublade landet, ändert sich nichts. Mit einer Kette von Prozessbeobachtungen erarbeiten Sie einen genauen Abgleich von Anforderungen, Erwartungen und Problemen, die in einem Bereich und zwischen Abteilungen statt finden. Sind die Anforderungen nicht klar, kann der CtQ-Baum weiterhelfen, denn dieser funktioniert auch mit dem internen Kunden. Die Vorteile der SIPOC Methode haben wir Ihnen deshalb als Übersicht zusammengestellt:

• mehr Verständnis über den Ablauf vom Lieferanten bis zum Kunden
• ein besseres Verständnis für die Anforderungen von Lieferant, Prozess und Kunden
• eine klare Übersicht über die erforderlichen Schritte, sehr wichtig für Vertretbarkeit
• Anhaltspunkte für Prozessoptimierungen, die nicht den Mitarbeiter im Fokus haben
• und dazu eine ideale Grundlage für ein eigenes Prozessmanagement nach Ihren Bedürfnissen.

An welcher Stelle starten Sie am besten?

Um einen ersten LEPAK aufzunehmen, starten Sie mit dem Bereich und den Mitarbeitern, bei denen es im Normalfall gut läuft. Denn dann gewöhnen Sie sich die Methode an, können Erfahrungen austauschen und Probleme bei der Erfassung wahrnehmen. Von diesem einen SIPOC Beispiel gehen Sie nach vorne zum Supplier oder nach hinten zum Customer des Prozesses, immer dem Wertstrom entlang. Achten Sie besonders auf den Wechsel von Income und Outcome – hier verbergen sich häufig Unterschiede und fehlende Absprachen.

Wenn dieser erste SIPOC-Durchlauf geglückt ist, besprechen Sie mit den Prozessexperten, den ausführenden Mitarbeitern, Möglichkeiten zur Anpassung und Verbesserung. Das kann z.B. eine Notiz sein, was für den Kunden besonders wichtig ist. In unserem Beispiel könnte das sein, dass die Auftragsmappe auf jeden Fall an der richtigen Tafel hängen muss, aber der Bestellschein zweitrangig ist. Eine Maßnahme könnte ein Schild am Wartebrett sein, dass vollständige Aufträge an die Fertigung gehängt werden müssen. Wenn Sie Änderungen vornehmen, prüfen Sie in einem zweiten SIPOC-Lauf den Erfolg. Und von hier aus geht es regelmäßig Stück für Stück in kleine Verbesserungen, die alle Zeit und Nerven sparen und dabei nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Das ist der große Vorteil des SIPOC im Vergleich zu ausgefeilten Prozessoptimierungen, die einen langen Vorlauf benötigen können.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!

Mit besten Gruß

Axel Schröder

Die SIPOC und LEPAK Vorlage

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Bildquelle: Canva.com © halfpoint