In der Zwischenzeit gibt es so viele Software Werkzeuge für Prozessmanagement, das der Überblick vollständig verloren gegangen ist. Fast jeder Hersteller / Anbieter hat eine ganze Palette an Werkzeugen in seinem Portfolio – auch als Suiten bezeichnet. Damit wird die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Lösung zum Glückspiel.
So ein Glückspiel kann man sich im unternehmerischen Umfeld jedoch nicht leisten. Deshalb ist es um so wichtiger bei der Auswahl sehr sorgfältig vorzugehen und die Entscheidung nicht dem Glück zu überlassen.
Bei der Entscheidung eine ERP – Software einzuführen oder bei der Auswahl für das richtige Dokumenten Management System – ist es heute selbstverständlich eine entsprechende Analyse- bzw. Anforderungsphase vorzuschalten. Dies ist ganz dringend ebenfalls bei der Auswahl einer BPM Software Lösung zu empfehlen.
Machen Sie eine detaillierte Anforderungsaufnahme und befragen Sie alle Personen im Unternehmen, die nach der Auswahl und Einführung mit der Lösung arbeiten werden.
Im Zusammenhang mit einem entsprechenden Projekt zur Geschäftsprozessoptimierung, kann so eine Anforderungsaufnahme einfach ein integraler Bestandteil dieses Projektes sein. Tipp! Hier finden Sie einen Hintergrundartikel über Prozessmanagement allgemein.
Inhaltsverzeichnis
Nehmen Sie den betroffenen Personenkreis von Anfang an mit und machen Sie diese zu Beteiligten – und damit zu Befürwortern. Auch wenn möglicherweise das entsprechende Projekt initiativ vom Management ausgeht, dass Management wird sich in den seltensten Fällen später mit der Lösung in der täglichen Arbeit befassen.
Haupteinsatzgebiete solcher Werkzeuge für Prozessmanagement sind:
- IST Erfassung von Daten, Strukturen, Prozessen
- Visualisierungshilfe bei der Schwachstellenanalyse von Prozessen
- Auswertung von Zeiten, Kosten, Ressourcen
- Simulation von alternativen Prozessabläufen
- Entwerfen von SOLL Prozessen
- Dokumentation von Prozessen und Prozessmodellen
Denken Sie auch daran, dass man normalerweise nicht schon zu Beginn alles benötigt – warum also gleich alles besitzen – es jedoch im Zweifelsfall erst viel später zu nutzen. Modulare Lösungen, die entsprechend den zukünftigen Anforderungen wachsen und erweitert werden können, sind hier eine sehr gute Wahl. Bezahlen Sie nicht schon zu Beginn den gesamten Funktionsumfang! Das kann man bei Bedarf Schritt für Schritt tun und so die Lösung entsprechend erweitern.
Wie sollte ich vorgehen?
Erstellen Sie am besten zu Beginn einen Kriterienkatalog!
Natürlich sind dies nur einige Beispielkriterien in dieser MindMap. Sie kann und soll nicht vollständig sein. Dann gewichten Sie die Kriterien und definieren, welche Musskriterien sind und was optional sein kann. Entscheiden Sie auch, was zuerst welche Arten Werkzeuge für Prozessmanagement benötigt wird und was ggf. erst zu einem späteren Zeitpunkt zum Einsatz kommen wird. Zum Beispiel ist das Thema Simulation nicht immer eine Funktionalität, die bereits zu Beginn einer Geschäftsprozessaufnahme hohe Relevanz hat.
Alle Ergebnisse der Anforderungsanalyse sollte in eine Art Lastenheft schriftlich beschrieben werden. Dies stellt dann die Basis für die Einholung von entsprechenden Lösungsangeboten dar.
Abgleich von Lösungen und Kriterien
Beim Lösungsauswahlprozess können Sie dann die angebotenen Lösungen mit Ihren Kriterien abgleichen und haben so eine gute Basis für die Entscheidung. Das Vorgehen empfiehlt sich auch bei der Hypothesen-Findung der Verbesserungs Kata.
Nehmen Sie auch bei der Lösungsentscheidung von Anfang an die Betroffenen mit – die ja jetzt schon Beteiligte sind und machen Sie so zu Mitentscheider. So eine Entscheidung steht auf einer soliden Basis und ist die Grundvoraussetzung für den Erfolg beim Einsatz der BPM – Lösung im Unternehmen.
Die am Markt befindlichen Anbieter von Prozessmanagement Lösungen haben in der Zwischenzeit sehr umfangreiche Gesamtlösungen für unterschiedlichste Einsatzzwecke entwickelt. Einerseits hat man somit bei der Entscheidung für einen Lösungsanbieter dann in der Regel ein ganzes Portfolio für unterschiedlichste Einsatzszenarien mit an Bord – anderseits benötigt man oft nicht ALLES was dort in der sogenannten Lösungssuite enthalten ist. Zumindest ist dies in der Regel am Anfang so!
Anfangen und später ausweiten mit den Werkzeuge für Prozessmanagement
Wenn man sich hier für ein modular aufgebautes und bei entsprechenden Bedarf erweiterbares Angebot entscheidet, kann man quasi in einer Disziplin starten und sukzessive immer weiter ausbauen ohne den Anbieter zu wechseln bzw. unterschiedliche Anbieter zu kombinieren. Ein ganz entscheidender Vorteil liegt auch im bekannten Umgang der Anwender mit der etablierten Lösung und der oft nahtlosen Integration – da das gesamte Lösungsangebot von einem Anbieter aus einer Hand stammt.
Oft starten Unternehmen mit der Visualisierung der IST – Prozesse, modellieren dann nach entsprechend intensiver Abstimmung die zukünftigen SOLL – Prozesse und spannend ist hier schon einmal Simulationen durchführen zu können, wie sich ein modellierter SOLL – Prozess dann bei Scharfschaltung in Echt verhält bzw. was für Ergebnisse zu erwarten sind. Natürlich ist dann die Realität oft noch einmal ganz anders, da auch von Faktoren abhängig, die eher nicht simuliert werden können.
Werkzeuge für Prozessmanagement für prozessorientierte Organisation
Stellt man die Organisation auf – „prozessorientiert“ um, führt dies dazu, dass Prozesse über Bereichs- und Abteilungsgrenzen ganzheitlich betrachtet werden müssen. Will man Synergien schöpfen, kommt man um das Thema Prozessautomatisierung mit Hilfe von Workflow Management Systemen nicht herum.
Noch spannender ist das Thema aus den fachlich beschriebenen Prozessen mit Hilfe sogenannter CASE Werkezuge möglichst vollautomatisch ausführbare Softwarelösungen zu entwickeln.
Fazit zu Werkzeuge für Prozessmanagement
Aber wollen wir mal auf dem Teppich der Realität bleiben. Ich bin der Meinung man darf nicht den dritten Schritt vor dem ersten Schritt machen. Es wäre wirklich schon hervorragend, wenn alle wichtigen Geschäftsprozesse im Unternehmen so zu visualisieren, dass auch nicht Spezialisten diese Prozesse nachvollziehen können. Dann kann man sich an die Schwachstellenanalyse der Prozesse wagen und optimierte SOLL Prozesse für den praktischen Einsatz entwickeln. Bekommt man dann noch die Dynamik, die in der Natur der Prozesse liegt, in den Griff – „Chapeau“!
Mit zunehmenden Grad der Spezialisierung, wächst auch der Grad der implementierten IT Funktionalitäten in diesen Lösungen. Ohne Informationstechnologie geht es meiner Meinung im Prozessmanagement nicht. Aber, bitte Technologie ersetzt nicht das Denken und den gesunden Menschenverstand.
Prozesse die in der Praxis funktionieren sollen, müssen vom Menschen verstanden werden. Und wenn wir Prozesse entwickeln, die man nur mit einem akademischen Grad verstehen kann – dann haben wir aber mal wirklich was falsch gemacht!
Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder
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