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Wie Sie den täglichen Veränderungsprozess führen

Von Tag zu Tag besser werden PDCA
Um dauerhaft am Markt bestehen zu können, sollten Sie Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern. Dafür können Sie sich Hilfe von einem externen Berater holen, der Ihnen mit seiner Erfahrung und dem Blick von außen gute Hinweise geben kann, was Sie wie verändern können. Wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, könnte es sich für Sie lohnen, einen Spezialisten für die Betriebsorganisation einzustellen und diesen Mitarbeiter damit beauftragen, die Prozesse zu dokumentieren, analysieren und optimieren.

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen aber eine Vorgehensweise vorstellen, die Sie selbst anwenden können und Ihre Mitarbeiter bei den Prozessverbesserungen einbezieht. Sie setzen damit nicht nur auf die Erfahrung und das Wissen eines einzelnen (externer Berater oder Spezialist), sondern auf viele Personen (Ihren Mitarbeitern). Hier verbirgt sich ein hohes Potenzial, das Sie nutzen sollten.

Der Mitarbeiter als wichtigste Ressource

In Ihrem Unternehmen sind alle Mitarbeiter täglich in die Abläufe involviert. Mit ihren Erfahrungen, Kompetenzen und Wissen in Theorie und Praxis sind sie die wichtigste Ressource bei der Prozessverbesserung. Ihre Mitarbeiter kennen sich gut aus und wissen genau, wo es gut, und wo es weniger gut läuft. Oftmals haben sie sogar Ideen, was man verändern könnte.

Warum wird das Verbesserungspotenzial bisher nicht genutzt?

Erfahrungsgemäß fehlt die Zeit dafür. Die Produktionsanlage gibt das Arbeitstempo vor und das Tagesgeschäft hat Vorrang. Seitens der Führungskraft wird den Mitarbeitern oft nicht die Zeit eingeräumt, Abläufe zu verbessern.

Außerdem erlebe ich es häufig, dass die Mitarbeiter ein anderes Selbstverständnis von ihren Aufgaben haben. Sie denken sich „Für Prozessverbesserungen werde ich hier nicht bezahlt. Dafür sind andere zuständig. Ich mache hier nur meine Arbeit und was man mir sagt.“

Wenn Sie also Ihren Mitarbeitern die Verantwortung für Prozessverbesserungen geben wollen, müssen Sie einerseits entsprechende Rahmenbedingungen schaffen (Raum, Material, Zeit) und andererseits auch das Verständnis dafür wecken.

Das Coaching

Mit dem Coaching wird der Prozessverantwortliche durch seine Führungskraft mit einer eindeutigen und sich wiederholenden Vorgehensweise dazu angeregt, kleine Veränderungen im Prozess auszuprobieren.

Das Wesentliche dabei ist, das Coaching-Gespräch tatsächlich mindestens einmal am Tag durchzuführen. So werden die Verbesserungen innerhalb eines Tages überprüfbar.

Es werden dabei die Elemente des Plan-Do-Check-Act (PDCA-Zyklus) genutzt.

PDCA-Zyklus

PDCA-Zyklus

Bevor das Coaching starten kann, sollte also der Ziel-Zustand des Prozesses definiert werden.

Danach überlegt sich der Mitarbeiter eine kleine Veränderung, die er ausprobieren möchte. Er legt dabei auch fest, was er von dieser Veränderung erwartet (Plan).

Nachdem er die Veränderung durchgeführt hat (Do), wird dieser Schritt überprüft: ist die Verbesserung wie erwartet eingetreten? (Check)

Wenn der Prozess verbessert werden konnte, wird diese Veränderung umgesetzt (Act) und der Mitarbeiter überlegt sich, welchen nächsten Schritt er tun will.

Coachingkarte Verbesserungs-KATA

Coachingkarte Verbesserungs-KATA

Wie ist das Vorgehen im Verbesserungs-Coaching?

Die Führungskraft vereinbart mit dem Prozessverantwortlichen einen Termin vor Ort. Während des Coachings geht die Führungskraft die einzelnen Fragen der Coaching-Karte durch. – Und zwar wortwörtlich. Das Gespräch nimmt vielleicht 5-10 Minuten in Anspruch.

Am Ende vereinbaren beide einen neuen Termin für den nächsten Tag (ggf. sogar für denselben Tag). Beim nächsten Gespräch werden von der Führungskraft wieder die Fragen der Coaching-Karte gestellt.

Wichtig für das Coaching ist, dass die Antworten vom Prozessverantwortlichen kommen. Die Führungskraft bringt also nicht eigene Ideen ein, sondern vertraut auf die Kompetenz des Mitarbeiters.

Außerdem ist entscheidend für den Erfolg, dass sich beide vor Ort treffen und sich die Fortschritte konkret ansehen. So hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Lösung vorzuführen und man sieht sich den Prozess live an. Dies trägt zum besseren Verständnis auf beiden Seiten bei.

Die Coaching-Gespräche finden solange statt, bis der Ziel-Zustand erreicht wird.

Zusammenfassung

  • alle nutzen
  • coachen statt vorgeben
  • Rahmenbedingungen schaffen

Dieser Beitrag wurde uns von Maike Kranz zur Verfügung gestellt.

Bildquelle: fotolia, © alphaspirit

Über die Autorin

Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.

Kontakt:

Meike Kranz
123effizientdabei
Buchweizenfeld 4
30657 Hannover
info@123effizientdabei.de
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