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Digitalisierung & digitale Transformation

Digitalisierung und digitale Transformation

Handgeschriebene Rechnungen, akkurat geführte Karteikästen zur Bestandskundenpflege und Tipp-Ex zum Ausbessern – sehnen Sie sich nach den Zeiten vor der Digitalisierung? Wenn ja, müssen Sie sich zusätzlich an unleserlich ausgefüllte Formulare erinnern, an Wasserschäden, Kaffeeflecken und v.a. falsch einsortierte Unterlagen.

Die „gute alte Zeit“ und das „Zeitalter der Digitalisierung“ haben beide Ihre Vor- und Nachteile.

Digitalen Informationen kann wenig passieren, wenn die Datensicherung so gewissenhaft geführt wird, wie früher der Karteikasten. Durch Suchfunktion sind die Stunden verzweifelter Suche nach dem einen bestimmten Dokument drastisch gesunken… Allein, es stellt sich die Frage nach dem Schreckgespenst:

Was ist Digitalisierung?

Haben Sie ein Handy? Oder ein Festnetztelefon mit Nummernspeicher? Geben Sie umständlich Ihre häufig gewählten Nummern aus einer Papierliste ein oder haben Sie ein Speichersystem, um Namen zuordnen zu können? Digitalisierung ist kein Monster mit dystopischen Zukunftsvisionen. Es geht weder um riesige Serverräume noch ganze IT-Abteilungen.

„Die grundlegende Definition von Digitalisierung ist simpel: analoge Daten werden digital verfügbar gemacht!

Zusätzlich wird mehr des individuellen Alltags in den digitalen Raum gelegt z.B. über Cloud-Dienste und in sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter.“

Jede Telefonnummer, die Sie direkt anwählen können statt einzutippen, ist digitalisiert. Der Bürokalender wird digital in MS Outlook übertragen, ebenso Ihre Kundendaten in das passende Programm. Die Digitalisierung erleichtert Ihnen den Alltag, wenn Sie es zulassen und ist von ganz klein bis riesengroß verfügbar! Es braucht ein Minimum Entgegenkommen und Lernbereitschaft, um sich darauf einzulassen und zu profitieren. Wir wollen Ihnen auf diesen Seiten Hilfestellung bei Ihrer persönlichen digitalen Neuorientierung bieten!

Welche Vor- und Nachteile hat die Digitalisierung?

Mit was für einem technischen Gerät sind Sie gerade auf dieser Seite? Einem PC am Schreibtisch? Smartphone in der Hand? Digitales Wissen ist bald überall und jederzeit zugänglich und Sie nutzen es gerade. Das ist zeitgleich die große Gefahr: das digitale Zeitalter bleibt nicht stehen und erfordert eigenes Bemühen, um Schritt zu halten.

Ein Excel-Kurs z.B. macht Sie nicht zum IT-Profi, sondern hilft Ihnen ein sinnvolles Programm zu verstehen und gewinnbringend einzusetzen. Ihr größter Feind ist im Normalfall die Angst vorm Unbekannten – und da haben Sie garantiert schon andere Dinge gemeistert! In unserem Mitgliederbereich finden Sie eine große Anzahl kostenloser Video-Tutorials, um das Beste für Ihr Unternehmen aus Excel rauszuholen!

Wenn Sie Neuerungen nicht als böse ansehen, können Sie besser Ihre Vorteile durch Digitalisierung ziehen. Hier gilt: Alles, was gut und sinnvoll ist, sollten Sie mitnehmen! Passen Sie auf, dass Sie nicht das Ziel aus den Augen verlieren und zu viel machen! Gerade in kleinen Unternehmen kommt es auf die Verhältnismäßigkeit und eine angepasste Planung an.

„Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess!“

Dieses Zitat stammt von Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG und er liegt absolut richtig! Digitalisierung und digitale Transformation erfordern einiges an Vorarbeiten und Überlegungen. Wenn Sie hier an Energie sparen, bekommen Sie alle möglichen digitalen Nachteile: Daten, die über verschiedene Programme verstreut sind, mangelnde Synchronisierung, umständliche Software, die nicht intuitiv benutzt werden kann…

Warum sollte ich mich mit Digitalisierung auseinandersetzen?

Wenn Sie Ihr Büro, die Buchhaltung, die Schichtplanung in der Firma betrachten: Kommen Sie zurecht? Noch wichtiger: Käme jemand anderes zurecht, wenn es sein müsste? Nehmen wir die Datensicherung: Werden alle Dokumente so abgespeichert, dass jederzeit transparent nachvollziehbar ist, wo Sie das eine Dokument finden? Sind die Zuständigkeiten geklärt oder läuft vieles auf Zuruf?

Das sind die Bereiche, in denen Sie mit digitalen Daten und Werkzeugen Ihr Leben vereinfachen können und Kapazitäten freimachen. Bis hierhin mussten Sie keinen Finger bewegen. Denken Sie darüber nach, was bei Ihnen bisher analog läuft und stöbern Sie in unseren bisherigen Artikeln. Anschließend können Sie entscheiden, ob sich die ein oder andere Änderung lohnen könnte. Hier gilt: Alles kann, nichts muss – wir testen solange für kleine Unternehmen passende Software auf Herz und Nieren.

Überlegen Sie sich als kleinen Anstoß Ihre Zeiterfassung oder Urlaubsplanung: Schreiben Ihre Mitarbeiter Ihre Stunden auf? Wer kontrolliert das und wie? Wenn analoge Zettel digitalisiert werden müssen, wäre ein digitales Zeiterfassungsprogramm nicht deutlich zeit- und arbeitssparender?

Der zweite Aspekt ist wichtig für Ihre Außenwirkung: Wenn Sie nicht digital arbeiten wollen, tun das trotzdem Andere. Viele lokale Betriebe besitzen eine Website mit Kontaktdaten und Informationen zum Unternehmen. Teilweise gibt es ein Kontaktformular oder selbst eine Online-Terminvereinbarung. Bisher besetzen Sie eine Nische, aber die Masse der Kunden wächst, die außerhalb von Geschäftszeiten Kontakt aufnehmen wollen.

Ohne Panikmache denken wir kurz an unzufriedene Kunden und Interessenten, die negative Kommentare und Bewertungen auf den branchenspezifischen Portalen hinterlassen. Hier gilt: die zufriedenen Kunden äußern sich selten, die unzufriedenen umso mehr. Sie können mit einer eigenen Strategie Ihren Stand festigen.

Wie setze ich Digitalisierung im Betrieb um?

Wie bei jeder Veränderung brauchen Sie zuerst einen Plan! Wenn alle Mitarbeiter irgendwie mit dem alten Windows2000-Rechner zurechtkommen, wäre eine komplette Umstellung auf Tablet-PCs und Cloud-Computing zu viel verlangt! Besonders ohne Einführung und geplante Transformation. An erster Stelle muss der Überblick stehen, welche Bereiche es in Ihrem Unternehmen gibt. Digitalisierung ist Informations-Management, d.h. wer braucht Zugang zu welchen Informationen? Müssen auch Arbeitsabläufe koordiniert werden? Welche Prozesse könnten durch Digitalisierung vereinfacht oder zeit- und kostensparender abgehandelt werden?

Herzlichen Glückwunsch! Das ist der erste Schritt, der Sie wirklich weiterbringt: der Überblick über die bisherige Struktur. Der nächste ist die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter. Hier fallen nicht nur die Umstellung auf neue Technik darunter, sondern ebenso die Akzeptanz für neue Arbeitsschritte. Wenn Ängste da sind, kann eine interne Schulung vorab Sicherheit schaffen, wie auch die Kommunikation über den gesamten Transformations-Prozess.

Widerstände gegen digitale Neuerungen werden aufflackern, sobald die ersten Probleme auftauchen. Stärken Sie Ihr Team und suchen Sie den besten Weg alle ins Boot zu holen. Das gilt besonders für sensible Bereiche wie Datenschutz und Datenkontrolle. Wer kann die Daten der Zeiterfassung einsehen? Bereitet eine Innovation wie ein gemeinsame Workflow-App den Weg schneller ausgetauscht zu werden?

Nehmen Sie die Ängste und Sorgen Ihrer Mitarbeiter ernst und suchen Sie gemeinsam nach Lösungen. Glauben Sie uns, die gemeinsame digitale Entwicklung wird Sie weiterbringen und fit für die Anforderungen der Zukunft machen!

Was finde ich hier zur Digitalisierung und digitalen Transformation?

Wir beschäftigen uns mit unseren Kunden gemeinsam zu den Themen Digitalisierung und digitale Transformation. Wir können das in einem Rahmen, der an kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung angepasst ist. Unser Fokus liegt auf den Bereichen Motivieren, Hilfe bei der Umsetzung digitaler Änderungen geben und Vorstellen sinnvoller Tools.

Allein Cloud-Computing über das Internet spart Zeit, Ressourcen und schlussendlich Geld, wenn es sinnvoll eingesetzt wird. Wir verlieren nicht unsere Kunden aus den Augen – wenn eine Software toll ist, aber nicht passt, dann passt sie nicht. Blockchain (ausgelagerte Buchhaltung mit verschlüsselten Datenblöcken) sollen ruhig die Großen machen, aber nicht unbedingt der Bäcker um die Ecke.

Die Kategorie Digitalisierung und digitale Transformation besteht aus drei wichtigen Unterkategorien, die für kleine Unternehmen von besonderer Relevanz sind: IT-Strategie, Online-Marketing und Software&Tools. Stürzen Sie sich nicht planlos in das Thema, sondern entwickeln Sie Ihre Strategie! Wenn Ihr Betrieb bereits gut vernetzt ist, Sie aber an Ihrer Reichweite arbeiten wollen, hilft Ihnen ein Blick in das Online-Marketing. Das passende Produkt für Ihre langfristige Planung finden Sie in Software&Tools.

IT-Strategie
Als Unternehmer sollten Sie Ihren Betrieb gründlich unter die Lupe nehmen und systematisch Abläufe und Unternehmensziele hinterfragen. Das Gleiche gilt für die Nutzung moderner EDV, was die Kernaufgabe der IT-Strategie ist. Zur IT-Strategie gehören auch Überlegungen zur IT-Sicherheit wie Datenschutz aller Beteiligten.

Online-Marketing
Eine informative Homepage gehört heutzutage zum Standard eines jeden Unternehmens. Welche Möglichkeiten es für Handwerker und kleine Unternehmen gibt, sich wirkungsvoll zu präsentieren und schlussendlich auch Umsatz zu generieren, zeigen wir in dieser Kategorie. Übrigens: Schön, dass Sie hergefunden haben!

Software & Tools
Es gibt eine unüberschaubare Anzahl von Software für alle erdenklichen betrieblichen Zwecke. Ob CMS-Systeme für Internetseiten, ob CRM-Systeme für die Kundenbetreuung, ob Buchhaltungsprogramme, Online-Marketing-Tools, Prozessmanagement-Suiten oder viele mehr… wir haben viele Systeme auf Ihre Tauglichkeit im kleinen Unternehmen getestet und teilen hier unsere Erfahrungen.

Bildquelle: fotolia, © Antonioguillem

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