Ohne Organisation wird es schwer im Betrieb
Wie viele Ihrer Gedanken drehen sich um die Organisation in Ihrem Unternehmen? Denken Sie über die Abläufe bzw. deren Organisation tagtäglich in jeder Einzelheit nach? Oder erst bei Veränderungen und Neubesetzungen? Je besser ein Betrieb organisiert ist, desto weniger Raum nimmt die grundsätzliche Strukturierung der Abläufe im Alltag ein. Die klassische Betriebswirtschaftslehre unterscheidet dabei die Organisation in Aufbauorganisation und Ablauforganisation. Auch das Risikomanagement gehört in die Unternehmensorganisation, schließlich kümmern Sie sich dadurch um Probleme, bevor sie entstehen! Mehr als ein Methodenkoffer ist das Lean Management: Hier steht die gesamte Organisation auf dem Prüfstand und effizienter gestaltet.
Inhaltsverzeichnis
Aufbauorganisation: Funktionen und Hierarchien
Bei der Aufbauorganisation steht die Abteilungs- und Stellenbildung im Vordergrund. Ergebnisse der Aufbauorganisation sind Stellen wie „Lagerist“ oder „Einkäufer“ und Abteilungen wie „Vertrieb“ oder „Produktion“. Diese Einteilungen sind in der Regel in einem Organigramm dargestellt. Diese Organisationsstruktur bildet Hierarchien, Funktionen und Abteilungen einer Institution oder Firma ab. Die Darstellung als Organigramm ermöglicht einen schnellen Überblick über Funktionsträger auf einer Hierarchieebene. Delegation und Arbeitsverteilung bekommen eine sichtbare Struktur. Diese Organisation verortet Informationen.
Welche Hierarchieform passt wann?
Gerade wachsende Unternehmen müssen ihre Organisation irgendwann anpassen oder scheitern mit der ursprünglichen Form.
Ablauforganisation
Bei der Ablauforganisation geht es um die Gestaltung der Arbeitsprozesse. Die Organisation der Abläufe wird in einen räumlichen, zeitlichen und informatorisch logischen Zusammenhang gesetzt. Die Verzahnung von Aufbau- und Ablauforganisation zeigt sich in der Verknüpfung der Prozessschritte mit definierten Stellen und Abteilungen. Ziel der Organisation der Abläufe ist die effiziente Verteilung von Arbeit. In diese Kategorie fallen die Art und Weise eines Ablaufes in Verbindung mit den zuständigen Personen oder Abteilungen. Auf unserem Blog finden Sie Beiträge zur Projektplanung, Hintergründe und Verbesserung von Prozessen und eine Einführung in wichtige Bereiche des Lean Managements.
Wenn Sie an Ihrem Prozessmanagement arbeiten, bekommen Sie ein tieferes Verständnis über die Abläufe und steuern rechtzeitig gegen, wenn es Probleme gibt!
Welche Ebenen berührt die Organisation im Betrieb?
Die Aufbauorganisation hält alles im Unternehmen fest. Bekannt sind Organigramme für Personen, Abteilungen oder Räume. Lagerhaltung ist ein weiteres Beispiel für Aufbauorganisationen, gerade wenn es um größere Unternehmen geht.
Die Ablauforganisation berührt jeden einzelnen Vorgang im Betrieb. Allgemeine Aufgaben in Vertrieb, Buchhaltung, Lager, Produktion oder in der Kommunikation sind dabei ebenso Teil der Ablauforganisation wie das Verfassen eines Newsletters. Der Kontakt zwischen den einzelnen Abteilungen – die Schnittstelle – ist ein wichtiger Bestandteil der Organisation, um Abläufe optimieren zu können.
Bei vielen der von uns betreuten Unternehmen lagen die Probleme nicht an den Organigrammen bzw. den unklaren hierarchischen Beziehungen. Ineffiziente Organisation von Geschäftsprozessen und einhergehende Verschwendung von Zeit und Ressourcen waren das jeweils größere Problem.
Nie wieder für die Katz‘ arbeiten!
Jeder Gang, jeder Handgriff und jedes Lagermaterial, das schlussendlich nicht genutzt wird, hat keinen Wertzuwachs gebracht und darf weg, oder?
Wie wird Organisation leichter?
Werden Sie sich Ihrer Abläufe und Ihrer Firmenstruktur bewusst! Sie haben bereits eine Organisation – die Frage ist nur, ob Sie und Ihre Mitarbeiter mit dieser Organisation auch zufrieden sind. Sobald Sie in Kontakt mit Ihrer Organisation stehen, werden Sie leichter ineffiziente Abläufe oder unnötige Funktionen erkennen können. Bestimmte Bereiche Ihres Betriebs erhalten dann schneller Hilfe, wenn durch die Organisation schwache Strukturen offensichtlich werden.
Wenn Sie Ihre Organisation überblicken können, folgt die Optimierung. Gerade Lean Management bietet eine grundlegende Einheit aus Unternehmensphilosophie und verschiedenen Methoden, damit für jeden Betrieb Erfolge möglich sind! Deswegen
Aufbauorganisation
Hier finden Sie Beiträge, wie man Organigramme erstellt, welche Software aufbauorganisatorische Aufgaben unterstützt oder wie man mit einhergehenden Fragestellungen zu Unternehmenskultur und Change-Management umgeht. Gerade bei lang bestehenden Unternehmen schleifen sich manche Gepflogenheiten ein, die an sich nicht mehr unbedingt im Unternehmenssinne sind. Besonders, wenn sich Abteilungen entwickeln oder darin eigene Strukturen entwickeln. Mit einer Überprüfung Ihrer Aufbauorganisation schaffen Sie auch regelmäßig einen Überblick über Ihr Unternehmen, die Funktionsbereiche und Einheiten.
Arbeiten Sie mit der passenden Hierarchie und organisieren Sie dadurch Ihr Unternehmen richtig von Kopf bis Fuß!
Lean Management
Beim Lean Management geht es um das Erkennen von Verschwendung und deren Beseitigung. Die Philosophie des Lean Management geht dabei von der Einbindung aller Mitarbeiter (Arbeitsebene bis zur obersten Führung) und einer kontinuierlichen Verbesserung in sehr kleinen Schritten aus. Lean Management beseitigt die nicht wertschöpfende Vorgehensweisen durch die genaue Betrachtung des Ist-Zustands und einer klaren Zielsetzung. Diese Ziele werden im ganzen Unternehmen in entsprechenden Happen verankert und verfolgt. Dadurch gerät ein Unternehmen weniger häufig in Krisen mit fehlender Anpassung, sondern arbeitet kontinuierlich an seiner eigenen Verbesserung. Mit dieser Bottom Up-Methode (von unten nach oben, vom Fließband zur Chefetage) gelingt es, die gesamte Belegschaft mitzunehmen und auf das Unternehmensziel einzuschwören.
Kontinuierliche Verbesserung mit Lean!
Alle im Betrieb arbeiten gemeinsam auf das beste Ergebnis zu und bringen ihre Fähigkeiten ein. Klare Methoden in einem zukunftsorientierten Organisationsumfeld.
Prozessmanagement
Alle Abläufe (Prozesse) in einem Unternehmen sind in irgendeiner Weise verbunden. Das Ergebnis des Vertriebs ist der Start der Auftragsabwicklung und sorgen wiederum anschließend für den Einsatz der Versandabteilung. Mit Prozessmanagement gelingt die Organisation auf dem Reißbrett: Welche Prozesse gehören in welchen Bereich, wer ist zuständig und wie kann die Steuerung gelingen? Damit diese Steuerungsfunktion als Übersicht mittels Prozesslandkarte gelingt, ist zuerst Top Down (von oben nach unten) sinnvoll. Die Verbesserung der einzelnen Prozesse findet dann wie im Lean Management von unten nach oben statt.
Ein klares Prozessmanagement ist besonders wichtig, wenn es zu Veränderungen in der Umwelt kommt, beispielsweise zu Gesetzesänderungen oder Problemen in der Technik. Ein guter Prozessüberblick zeigt auf einen Blick die Risiken und Zusammenhänge, damit Sie schnell und umfassend reagieren können!
Prozesse verstehen und steuern
Vom Input bis zur fertigen Prozesslandkarte, wenn Sie Ihren Betrieb in den Griff bekommen wollen, beachten Sie die Abläufe durch Prozessmanagement!
Risikomanagement
Risiken gibt es zur Genüge und wir können alle nichts dagegen machen? Natürlich gibt es Unfälle, Unglücksfälle und unvorhergesehene Ereignisse. Wir können uns absichern, versichern oder Schutzvorkehrungen treffen und dann doch überrascht sein. Deswegen gehört ein Risikomanagement von Gründung bis zur Nachfolge zur Organisation: Nur durch den Zyklus des Risikomanagements können wir erfassen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit und die mögliche Schadenshöhe wären und damit informierte Entscheidungen treffen. Dadurch organisieren wir unseren Umgang mit Risiken und können dieses Wissen in jede Strategie einfließen lassen.
Risiken identifizieren und steuern!
Was passiert, wenn der Lieferant ausfällt, der Azubi sich verhämmert oder der Großkunde insolvent geht? Kennen Sie Ihre Risiken?
Ihre Organisation muss doch schneller gehen?
Wir bieten Ihnen neben Blogartikeln, Podcasts, Videos und diversen Vorlagen auch den direkten Zugang über ein kostenloses Erstgespräch. Hilfe bei Gefährdungsbeurteilung, Prozessdokumentation und Organigramm-Erstellung ist notwendig? Wie wir im Rahmen der UAS-Effizienzwerkstatt vorgehen und eine Zusammenarbeit aussehen kann, lesen Sie hier!
Bildquelle: fotolia, © diego cervo
