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Prozessmanagement – alles was Sie über Prozesse wissen müssen!

Prozessmanagement © NicoElNino

Prozessmanagement ist im allgemeinen Verständnis viel und wenig zugleich, aber jeder hat seine Meinung. Dabei kann die richtige Prozessmanagement Definition das Dilemma schnell auflösen und die passenden Prozessmanagement Methoden jedem Betrieb zu mehr Entlastung verhelfen! Dabei spielen theoretische Überlegungen ebenso eine wichtige Rolle, wie die praktische Umsetzung in einem Unternehmen.

Was ist Prozessmanagement?

Zunächst ist es wichtig, den Begriff zu klären und dadurch den Weg frei zum Geschäftsprozessmanagement (engl. Business Process Management, kurz BPM) zu machen. Die ausführliche Prozessmanagement Definition enthält deshalb folgende Merkmale:

BPM umfasst alle Bereiche von Strategie hin zur Umsetzung und Steuerung, sogar auf den niedrigsten Ebenen. Prozesse, d.h. alle Handlungsschritte im Betrieb, sind in kleinste Teilschritte zerlegt, auf ihre Kosten/Nutzen aus verschiedenen Perspektiven analysiert und optimiert.

Messung und Steuerung sind notwendig, um dadurch Optimierung zu garantieren. Die fortlaufende Verbesserung oder eine Neumodellage ebnet dabei den Weg zu mehr Effizienz – kurz-, mittel- und langfristig.

BPM beschränkt sich nicht auf die Bereiche Kundenbetreuung oder Fertigung, sondern geht bis in die höheren Ebenen der Unternehmensführung.

Kennen Sie die vier größten Fehler im Prozessmanagement? Wenn Sie diese Stolpersteine umgehen, schaffen Sie die richtige Grundlage für Ihre gelungene Prozessarbeit! Deshalb teilen wir unser Wissen mit Ihnen:

Die vier größten Fehler des Prozessmanagements

Die Prozessmanagement Definition in Betrieben

Mit Prozessmanagement können Sie Ihren Betrieb deshalb grundlegend verstehen, Prozesse darstellen und Abläufe verbessern. In komplexen Firmen müssen dann verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten und sind in der Regel hierarchisch gegliedert. In einem Organigramm ist die Struktur deshalb verdeutlicht, um die Probleme von halbherzigen Prozessmanagement Methoden zu zeigen:

Prozessmanagement: Organigramm Unternehmensführung
Prozessmanagement: Organigramm Unternehmensführung

Dieser Aufbau trennt dabei die Abteilungen und verhindert eine ganzheitliche Betrachtung von Problemen. In der Realität kann eine Aufgabe doch nicht einer einzigen Abteilung zugeordnet werden. Beispiel: Die Kundenbeschwerde über einen Mangel am Produkt ist zwar im Vertrieb vermerkt, jedoch weder in die Fertigung noch in die Forschung weitergeleitet. Es ändert sich nichts an einem möglichen Designfehler. Mit klar definierten Prozessen bilden wir deshalb einen Betrieb umfassend ab und nicht nur in der jeweiligen Hierarchie. Die Problemlösung gelingt leichter, wenn der grundlegende Prozess ausgegraben ist.

Prozessmanagement Methoden im Detail

Das Prozessmanagement nimmt dabei eine horizontale Sichtweise ein: ein Ziel formulieren und die Erreichung dieses Ziels als Prozess entlang der Abteilungen ansehen. Anstatt oder zusätzlich zum Qualitätsmanagement rückt es deshalb den Kundenwunsch in den Mittelpunkt aller beteiligten Abteilungen. Das fördert eine bessere Abstimmung bzw. Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Das funktioniert auch im Bewerbungsprozess.

Prozessmanagement: Prozesse und Funktionen
Prozessmanagement: Prozesse und Funktionen

Wozu braucht man Prozessmanagement?

Wissen Sie, wie reibungslos jeder nötige Schritt in Ihrem Betrieb abläuft? Wie viele unnötige Teilschritte es dabei gibt? Das finden Sie über Prozessmanagement Methoden heraus und können Ihr Unternehmen deshalb besser ausrichten. Nicht beachtete Verschwendung ist ein Nachteil gegenüber Wettbewerbern. Auch für die Kundenbindung lohnt sich ein Blick auf BPM – wer zahlt freiwillig höhere Preise, wenn dadurch kein höherer Nutzen zustande kommt? Jeder Handgriff, um eine Aufgabe zu erfüllen, ist Teil eines Prozesses. Sie haben unter Garantie ein ganzes Sammelsurium an Prozessen und damit eine Prozessgrundlage. Sie haben sie bisher nur noch nicht als Prozess benannt.

Prozesse darzustellen ermöglicht es dabei Unternehmensabläufe transparent abzubilden. Des Weiteren vereinfacht das Prozessdenken die Analyse und Verbesserung von internen Abläufen. Die ganzheitliche Darstellung vereinfacht die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen enorm.

Strategische Vorteile durch Prozessmanagement

Prozessmanagement hilft Ihnen bei der Verwirklichung Ihrer Strategie: Die relevantesten Ziele bezüglich der Prozessbeherrschung liegen in den Bereichen Qualität, Kosten und Zeit. Zur Veranschaulichung dieser Zielbeziehungen hat sich das Magische Zieldreieck bewährt.

  • Qualität: Mit Qualität ist hauptsächlich die Beherrschung des Prozesses gemeint. Der Prozess wir optimiert, sodass keine Störungen im Prozess die Qualität des Produkts gefährden.
  • Kosten: Wenn Prozesse optimal ablaufen, werden die Kosten minimal, da unnötige Ressourcen eliminiert werden.
  • Zeit: Effizienz ist beim Faktor Zeit der entscheidende Aspekt. Umso effizienter der Prozess abläuft, desto geringer sind die Durchlaufzeiten bzw. Reaktionszeiten.
Magisches Dreieck
Magisches Dreieck

Ein geschultes Problemverständnis ist der Einstieg

Bevor Sie tiefer in das Prozessmanagement einsteigen, empfehlen wir Ihnen, Ihren Blickwinkel auf Probleme zu schulen.

Dazu haben wir einen Hintergrundartikel verfasst, den wir Ihnen sehr ans Herz legen!

Problemlösung Prozessmanagement © maurusone

Problemlösung in 4 Schritten

Schulen Sie Ihren Blick auf Probleme als Einstieg in das Prozessmanagement!

Nachdem Sie nach dem Einführungsartikel mit anderen Augen das Thema Probleme angehen, kommen wir zum eigentlichen Prozessmanagement.

Wenige Begriffe stehen für so komplexe Gebiete wie das Prozessmanagement. Jeder betriebliche Ablauf ist eine Abfolge bestimmter Handlungen und Zustände – damit sprechen wir von einem Prozess. Die Prozessmanagement Definition umschließt alle Elemente, die mit dieser Einteilung betrieblicher Abläufe oder Prozesse zu tun haben.

Klassische Ziele des Prozessmanagement

Mit den passenden Prozessmanagement Methoden bekommen Sie diesen wünschenswerten Zielzustand in Ihrem Betrieb:

  • Aufnahme aller Prozesse einer / mehrerer Einheiten für mehr Vereinheitlichung und Effizienz
  • Entwicklung von Prozesslandkarten für einen kompletten Überblick
  • Klassifikation von Prozessen (Kern-, Haupt-, Unterstützungsprozesse)
  • Ermittlung von Prozessabhängigkeiten und Schnittstellen (intern / extern)
  • Feststellung von Prozesskosten
  • Identifikation von Verbesserungen und Einsparungspotenzialen

um nur einige möglicher Ziele zu nennen.

Hilfe für das betriebliche Prozessmanagement

Neben der Definition der Ziele (die zur Strategie passen müssen), ist bereits jetzt die Entscheidung zu treffen, ob Unterstützung benötigt wird.

Persönlich bin ich der Meinung, dass es ohne Unterstützung beim Prozessmanagement nicht geht, wenn in den eigenen Reihen keine Knowhow vorhanden ist. Gerade in der Startphase ist es wichtig sich Hilfe von Menschen mit umfangreichen Erfahrungen im Prozessmanagement zu holen. In der Anfangsphase lauern diverse Fallstricke und Stolpersteine – müssen diese erst überwunden werden, geht viel Zeit und Geld verloren. So können Fehler vermieden, Konventionen erarbeitet, Prozesstiefen definiert und  Modellierungstools ausgewählt werden. Möglicherweise sind dies auch ganz konkrete Ziele eines Pilotprojekts.

Kosten und Nutzen im Vorfeld ausloten

Dies soll jetzt kein Plädoyer für die vielen Prozessberater auf dem Markt sein – in der Praxis haben sich die Kosten für gute Berater in der Regel sehr schnell wieder ausgezahlt. Wichtig bei der Auswahl sind aber nicht nur das mitgebrachte Prozess – Knowhow und die Referenzen – schauen Sie sich die Berater als Mensch genau an.

Berater, die gewillt sind sich auf ihr Unternehmen einzulassen, sich in das Denken und Handeln Ihrer Mitarbeiter hineinversetzen können – diese Berater sind Gold wert (doch selten zu finden) und werden Ihr Unternehmen voranbringen.

Das Unternehmen und seine Prozesse im Ganzen

Die gesamte Organisation mit den Menschen muss sich auf das Prozessdenken einstellen und Prozessdenken ggf. erst lernen. Hier ist Geduld und Verständnis ganz entscheidend für den Erfolg. Nicht selten müssen die Mitarbeiter mit entsprechenden Schulungen auf das Thema Prozessmanagement vorbereitet werden. Eine grundlegende Prozessmanagement Definition verbessert dabei die Kommunikation und die Motivation mitzumachen.

Bevor man beginnen kann - Vorüberlegungen
Bevor man beginnen kann – Vorüberlegungen

Sobald diese Vorüberlegungen abgeschlossen sind und zu allen Punkten in der hier dargestellten Pyramide Antworten gefunden, darüber abgestimmt und diese verabschiedet wurden, kann es losgehen.

Nun kann also das Abenteuer mit den passenden Prozessmanagement Methoden beginnen.

Strategie, konkrete Ziele und ein realistischer Fahrplan mit gesunden Einschätzungen über Zeiten und  Aufwände, sind die Grundvoraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung von Prozessmanagement in Unternehmen.

Unterschätzt man den Faktor Mensch – mit seinen Ängsten und Unsicherheiten – die bei großen Veränderungen immer vorhanden sind, wird das Vorhaben Prozessmanagement dagegen scheitern. Zur Prozessmanagement Definition gehören daher die theoretischen Bereiche, bevor es in die Praxis-Umsetzung geht.

Die fünf Wissensgebiete des Prozessmanagement

Zum grundlegenden Verständnis der Prozessmanagement Definition gehört die Einordnung in die fünf verschiedenen Wissensgebiete des BPM:

  • Prozessmodellierung
  • Prozessanalyse
  • Prozessdesign
  • Prozessleistungsmessung
  • Prozesstransformation
BPM Wissensgebiete

Diese Wissensgebiete finden sich innerhalb einer Prozessmanagement-Organisation, z.B. im Handwerk, wieder. Viele Organisationen sind sich auch bewusst, dass sie sich ihren Geschäftsprozessen widmen müssen. Aber viele Abläufe sind nicht optimal auf die Anforderungen der eigenen Kunden ausgerichtet.

Was hält Unternehmer von einem strukturierten Prozessmanagement ab?

Es stehen nicht die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung bzw. es fehlt das Knowhow in den eigenen Reihen.

Wir gehen die einzelnen Bereiche des Prozessmanagements kurz durch, um das große Ganze zu fassen:

Prozessanalyse

Die Prozessanalyse erzeugt ein gemeinsames Verständnis über den IST–Zustand der Prozesse in einer Organisation und seinem Grad der Zielerreichung. Prozesse müssen kontinuierlich hinsichtlich der Aussichtung auf die optimale Zielerreichung überprüft werden.

Prozessdesign

Im Design von Geschäftsprozessen spiegelt sich das bewusste Gestalten der Prozesse wieder – wie die Prozesse ablaufen, gemessen und gesteuert werden. Dies passiert immer unter Berücksichtigung der Unternehmensziele und damit verbundener und definierter Prozesskennzahlen.

Prozessleistungsmessung

Bei der Prozessleistungsmessung werden die Prozesse kontinuierlich hinsichtlich Effektivität und Effizienz überwacht. Hierzu werden operative Prozesskennzahlen ermittelt.

Prozessmodellierung

Hierunter versteht man die Aktivitäten zur visuellen Darstellung von IST- und SOLL-Prozessen. Prozessmodelle dienen der Kommunikation, der Analyse sowie für den Entwurf zur Optimierung von Geschäftsprozessen in Organisationen.

Prozesstransformation

Hierunter versteht man die Veränderung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit dem Business Process Management: ein erkennbarer Lebenszyklus unter zu Hilfenahmen von Methoden der Prozessoptimierung, der Umgestaltung von Prozessen und des Reengineering.

Welche Arten von Prozessmanagement gibt es?

Es existieren verschiedene Arten des Prozessmanagements, die unterschiedliche Aufgaben und Unternehmensbereiche abdecken. Unterschieden wird strategisches vs. operatives Prozessmanagement. Tipp! Zum Thema strategisches & operatives Prozessmanagement haben wir einen eigenen Hintergrundartikel erstellt.

Top-Down und Bottom-Up ist hier die Frage: Betrachte ich das Geschehen von oben nach unten, oder umgekehrt? Von oben bedeutet in der Regel die langfristige strategische Ausrichtung der Geschäftsführung, von unten Alltag mit fortlaufenden Prozessen in kleineren Personaleinheiten.

Strategisches versus operatives Prozessmanagement
Strategisches versus operatives Prozessmanagement

Strategisches Prozessmanagement

Das strategische Prozessmanagement betrachtet das Große und Ganze des Unternehmens. Es umfasst die planenden, kontrollierenden und steuernden Aktivitäten, die wichtig sind, um die Prozesse eines Unternehmens an der Unternehmensstrategie auszurichten. Dazu schafft es einen langfristigen und unternehmensweiten Plan zur Weiterentwicklung der Prozesse. Es definiert damit die erforderlichen Maßnahmen und kontrolliert deren Umsetzung. Der Ansatz des Strategischen Prozessmanagements schafft deshalb einen Überblick über die Unternehmensstruktur und weist auf zukünftige Potenziale hin.

Operatives Prozessmanagement

Das Operative Prozessmanagement beschäftigt sich mit Teilprozessen innerhalb der jeweiligen Organisationseinheit sowie mit der Erreichung der Prozessleistung. In diesem Bereich findet die konkrete Modellierung, Analyse, Umsetzung und Optimierung von Prozessen statt.

Das Operative Prozessmanagement setzt im Tagesgeschäft an, um die vorgegebenen Leistungskennzahlen zu erreichen. Es modelliert, analysiert, designet und misst die Prozesse innerhalb eines abgesteckten Bereiches, der an den Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten endet. Es treibt die kontinuierliche Prozessverbesserung an.

Laut Prozessmanagement Definition bedeutet das Veränderung im Denken und Handeln – vielleicht sind diese Veränderungen größer als alles, was bisher angegangen wurde?

Vorgehensweise des Prozessmanagements

Für mittelständische oder kleine Unternehmen empfiehlt sich ein vierstufiges Vorgehen mit den Prozessmanagement Methoden.

  • Einführung: Dies beinhaltet die Prozessmanagement Definition des Ist-Zustands, also Identifikation, Strukturierung und Dokumentation der Geschäftsprozesse. Ferner gehört die Festlegung der Ziele und Kennzahlen sowie die Ermittlung kritischer Erfolgsfaktoren dazu. Ergebnis ist eine durchgängige Prozessbeschreibung.
  • Verbesserung: Sie optimieren die dokumentierten Prozesse, um sie damit wirksamer und leistungsfähiger zu modellieren.
  • Beherrschung: Die Beherrschung der Prozessmanagement Methoden ermöglicht, dass die sogenannte Prozessstabilität erreicht wird. Auch wenn sich die Bedingungen verändern, läuft der Prozess stabil.
  • Redesign: Das Redesign beginnt dort, wo die Verbesserung und die Beherrschung keine Lösungen mehr finden können. Damit wird ein komplett neuer Prozess initiiert, wenn der alte nicht mehr anpassbar ist oder sich im Ablauf grundlegende Änderungen ergeben. Ebenso steht eine Neufassung an, wenn die Informationen für Kennzahlen nicht mehr problemlos beschaffbar sind.

Die Einführungsphase ist für jeden Prozess einmalig. Die nachfolgende Verbesserung und Beherrschung stellen einen kontinuierlichen Arbeitsaufwand dar. Neu modelliert wird ein Prozess, wenn er nicht zufriedenstellend läuft oder sich die Bedingungen eklatant geändert haben. Besonders übersichtlich gelingt das mit einer Prozessmanagement Software wie BOC’s Adonis.

Prozessmanagement ist wie Kochen 1

Starten Sie direkt ins Prozessmanagement!

Mit der Serie „Prozessmanagement ist wie Kochen“ bearbeiten wir die wichtigsten Themen im Prozessmanagement und bauen Stück für Stück eine Prozesslandschaft auf.

Hier geht es zu Teil 1: Prozessdenken

Ziele setzen und Ist-Zustand analysieren

Das Wesen von Prozessen ist dabei entscheidend: Es geht nicht um hochkomplexe Diagramme, sondern ein sinnvolles Abbild des Betriebs. Sie wollen einen bestimmten Bereich Ihres Unternehmens in den Griff bekommen, einen Ablauf allgemein festlegen oder verstehen, wo eine Schwachstelle in der Vertretbarkeit besteht. All das sind die Grundlagen des Prozessmanagements, die mit einem klaren Ziel den Ist-Zustand analysieren und darauf aufbauen. Mit der richtigen Herangehensweise entsteht so der analoge oder digitale Zwilling, der Ihnen auf Papier oder am Bildschirm als Cloud-Software beim Überblick hilft. Damit steigen Sie ein in das richtige Prozessdenken.

Standards ansetzen, dokumentieren und umsetzen

Bevor Sie ein Kästchen zeichnen, steht die Frage im Raum: Nach was richten Sie Ihr Prozessmanagement? Die subjektorientierte Prozessmodellierung betrachtet den Mitarbeiter mit seiner Handlung, was unter anderem wertvolles Expertenwissen sichert. Als leichter Einstieg oder neue Perspektive lohnt sich diese Herangehensweise, für eine vollständige Erfassung personenunabhängiger Prozesse ist dagegen die Erstellung einer Prozesslandkarte sinnvoller. Wertvolle Hintergrundinfos finden Sie in unserer Prozessmanagement ist wie Kochen-Miniserie, Teil 3: Prozesslandkarte.

Prozessrisiken erkennen und managen

Mit dem Operational Model haben Sie nicht nur Ihre betrieblichen Prozesse im Blick, sondern beziehen Ihre Umwelt mit ein. Was passiert, wenn ein Lieferant Lieferschwierigkeiten bekommt oder eine Kundengruppe neue Bedürfnisse entwickelt? Entscheidend kann hier auch sein, ob eine Verlagerung mancher Prozesse zu Dienstleistern Sinn macht, gerade wenn die Logistik mehr wird und nicht mehr im Haus ausgeführt werden kann.

Rollen und Funktionen prüfen

Gerade die Frage nach Vertretbarkeit, wer für einen Vorgang zuständig ist und mehr ist bestens im Prozessmanagement aufgehoben. Besonders digitale Helfer für Prozessmanagement geben hier die Möglichkeit aus einer Datenbank heraus Rollen und Funktionen zu verwalten und notfalls eine Übersicht auszugeben. Bei unvermittelten Krankheitsfällen ist damit der Überblick vorhanden und Sie können die Arbeit umverteilen.

Wie weit Ihr Prozessmanagement vorangeschritten ist, können Sie auch an der Reifegradanalyse festmachen: Von unbekannt/ungesteuert bis voll im Griff sind Prozesse in mehreren Stufen eingeteilt.

Prozessmanagement überprüfen und optimieren

Wenn Sie Ihre Prozesse dokumentiert, kommuniziert und umgesetzt haben, bleibt die kontinuierliche Verbesserung oder das Redesign, wenn sich grundlegend etwas ändert. Bestimmen Sie über Prozessstabilität und Prozessfähigkeit Ihre Aufstellung. Prüfen Sie Ihre Kennzahlen und führen Sie den täglichen Veränderungsprozess. Die Prozessmanagement Definition bleibt dabei gleich: der beste bekannte Ablauf wird umgesetzt, analysiert und verbessert. Erwecken Sie Ihre Prozesse zum Leben und profitieren Sie von mehr Zeit und weniger Stress.

Prozessmanagement im Betrieb
Prozessmanagement im Betrieb

Organisation des Prozessmanagements

Entscheidend für den Erfolg ist der Grad der Mitarbeit Ihrer Beschäftigten. Umso höher die Motivation und das Verständnis für Prozessmanagement Methoden im Unternehmen ist, desto erfolgreicher wird die ganze Prozesseinführung. Es kann sogar sein, dass Teile der Unternehmensstruktur verändert werden müssen, um BPM umzusetzen.

In Arbeitsgruppen werden Strukturen nach Prozessmanagement Definition nachhaltig verankert. Ausgewählten Mitarbeitern in diesen Gremien werden Kompetenzen und Verantwortung für die Realisierung der BPM-Aufgaben übertragen.

Prozessmanagement in mittelständischen Unternehmen

BPM ist ein vielseitiges und universell einsetzbares Thema. Die Anwendungsgebiete umfassen alle Unternehmen, aus der Großindustrie bis zum Handwerker. Prozessmanagement lässt sich leicht auf mittelständische und kleine Unternehmen übertragen. Im Folgenden spielen wir die Einführung von BPM für mittelständische Unternehmen durch.

Zunächst muss Ihnen bewusst sein, dass eine Abhängigkeit zwischen Kundenzufriedenheit und Prozessen besteht. Je besser Ihre Prozesse auf Kundenanforderungen angepasst sind, desto höher ist die Kundenzufriedenheit. Eine optimale Kundenbeziehung (eng. Costumer-Relationship) ist das Ziel. Der Prozess „Angebot erstellen“ beinhaltet einige Teilschritte:

  • Wie ist die Kontaktaufnahme geregelt?
  • Wer ist für eine Anfrage zuständig? Wechselt die Zuständigkeit später in eine andere Swimlane?
  • Ist die Anfrage standardisiert, können persönliche Wünsche aufgenommen werden?
  • Welche Zeiteinheiten sind standardisierbar?
  • Wie viel Kommunikation besteht zum Kunden vom ersten Kontakt bis nach Abschluss?

Das sind nur wenige Frage, die mit Prozessmanagement Methoden beantwortet werden können. Versetzen Sie sich in die Perspektive Ihres Kunden und gehen Sie Stück für Stück den gesamten Weg bis zum Ende des Geschäfts. Notieren Sie dabei Teilschritte, Besonderheiten, Funktionen etc. Je mehr Sie standardisieren, desto mehr können sich Kunden und auch Mitarbeiter auf routiniertes Arbeiten einstellen und verlassen. Mehr über die praktische Umsetzung der verschiedenen Perspektiven lesen Sie in unserem Artikel zur Balanced Scorecard.

Prozessmanagement – nur für Profis?

Profis in BPM sind auf dem freien Markt durchaus vorhanden – jedoch gibt es viele, die vorgeben die erforderliche Kompetenz zu besitzen Es besteht das Risiko Fehlentscheidungen zu treffen. Dann wird Geld zum Fenster herausgeworfen und die Ergebnisse sind mehr als dürftig.

Ganz entscheidend für BPM ist: die Organisation auf Business Process Management vorzubereiten und das richtige Prozessdenken zu entwickeln. Menschen im Unternehmen leben die Prozesse – aus diesem Grund müssen alle Prozesse sich in der Praxis bewähren.

Der BPM Kreislauf
Der BPM Kreislauf

Die Schlagworte wie effiziente, kostengünstige, technisch unterstützende und qualitativ hochwertige Prozesse reichen einfach nicht aus. Mit Leben füllen Sie diese Begriffe durch Planung und Zeit – das Ziel: größtmöglicher Nutzen bei möglichst geringem Einsatz. Das gelingt durch den BPM Kreislauf aus gestalten, implementieren, messen und steuern. Die Prozessmanagement Definition im kontinuierlichen Ablauf.

Bitte überlassen Sie Business Prozess Management nicht den Verantwortlichen der Informationstechnologie – Technologie ist dazu da die Business Prozesse optimal zu unterstützen! Mit der Einführung der passenden Prozessmanagement Software legt Ihre IT den richtigen Grundstein, für Prozessmanagement gibt es andere Spezialisten!

Prozessmanagement im Betrieb

Ein dokumentierter Prozess kann unfassbar umfangreich und gut sein – nutzt dabei nichts, wenn er am Unternehmen vorbei geht. Es gibt dabei vier wesentliche Eckpfeiler:

  • Führung
  • Werte
  • Überzeugungen
  • Kultur

Basisarbeit für Prozessmanagement

Diese vier Eckpfeiler bilden innerhalb des Unternehmens die Basis für die Entwicklung des unternehmensweiten Geschäftsprozessmanagement mit dem zentralen Fokus auf die Anforderung der Kunden in der Gestaltung von effektiven und effizienten End-to-End-Geschäftsprozessen.

Will man Business Process Management im Unternehmen einführen, kommt man bald in die Situation sich zu fragen, welche Geschäftsprozesse relevant sind.

Einfache Sicht: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kunden kommen Sie schnell zur Feststellung, dass genau diese Prozesse die relevanten sind. Beschäftigen Sie sich anschließend jedoch intensiver mit dieser Frage, kommen Sie bald zur nächsten Erkenntnis: Hier müssen die Prozesse doch noch genauer unterschieden werden.

Wir unterscheiden drei Prozessarten:

  • Ausführungsprozesse
  • Unterstützungsprozesse
  • Führungsprozesse

Gerade hier gibt es eine unzählige Ansammlung unterschiedlicher Begrifflichkeiten. Meiner Meinung nach ist es jedoch nicht von Bedeutung, ob diese Prozess Namen wie Primär-, Kern-, Haupt- oder Ausführungsprozesse tragen! Entscheidender ist diese Unterscheidung klar, nachvollziehbar und transparent zu machen.

Mit Prozessmanagement einfach loslegen

Ein weiser Mann hat mal gesagt:

Lass uns die Dinge einfach betrachten, kompliziert werden Sie durch die Zeit und den Menschen.

Vielleicht ist es gut, einfach mit BPM zu beginnen und mit den Menschen zusammen die Prozesslandkarte zu entwickeln. Unterschätzen wir nicht die Dynamik, die aus unserer eigenen Überzeugung heraus entsteht, wenn wir uns sicher sind, dass das, was wir wollen, richtig ist! Für jeden, der mit der Theorie vertraut werden will, empfehlen wir das Praxishandbuch BPPM 2.0.

BPM: Nicht mehr und nicht weniger!

Eine aktuelle BPM-Marktstudie, die in Kooperation der Trovarit AG und Pentadoc Radar durchgeführt wurde, zeigt sehr deutlich wie Unternehmen zum Thema Business Process Management stehen. Hier lässt sich nur erahnen welche Potenziale in Prozessmanagement Methoden gerade in kleinen Unternehmen stecken. Für größere Betriebe lohnt sich dagegen die Schulung eigener Mitarbeiter. Einen Erfahrungsbericht finden Sie im CBPP-Tagebuch.

Ja, ich meine es ist Zeit für BPM – und wir machen ernst! Die  Unternehmen bereiten sich mit Prozessmanagement Methoden auf die zukünftigen Herausforderungen vor, werden besser und effizienter! Starten Sie durch mit BPM – jetzt!

Probleme des BPM

Bei der Einführung des Prozessmanagements in einem mittelständischen oder kleinen Unternehmen können allerdings verschiedene Probleme auftreten. Finanzielle und personelle Ressourcen können begrenzt zugänglich sein. Die Mitarbeiter sind ins Tagesgeschäft eingebunden und haben wenig Zeit für Organisationsaufgaben. Der wichtigste Punkt bei der Einführung des Prozessmanagements ist die gezielte Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter.  Die anschließende Aufgabe des Teams ist es, vorhandene Strukturen mit neuen Ideen zu verbinden, um Verbesserungen zu bewirken und nicht die Komplexität zu erhöhen. Das ist ein Kernelement der Prozessmanagement Definition.

Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, bei dem die ständige Optimierung der Prozesse notwendig ist und kein Abschluss erwartet wird. Die Prozessverwaltung muss fortlaufend geprüft und hinterfragt werden.

Um BPM über alle Abteilungen hinweg langfristig zu etablieren, müssen vor allem Ihre Mitarbeiter von der Idee des prozessorientierten Unternehmens überzeugt sein. Dies ist ein entscheidendes Erfolgskriterium bei einer prozessorientierten Ausrichtung. Eine ganzheitliche Vermittlung des Prozessmanagements durch die Geschäftsführung kann eine vollkommene Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern hervorrufen.

Zusammenfassung Prozessmanagement

Prozessmanagement ist eine der wirkungsvollsten Methoden, um Unternehmen effizienter zu gestalten. Es ist in allen Arten von Unternehmen und in allen Unternehmensgrößen anwendbar. Es ist ganzheitlich und bedeutet anfangs einen nicht zu unterschätzenden Aufwand. Eine enorme Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit macht jede Mühe wett. Zusammen mit der Wertstromanalyse aus dem Lean Management hilft es prozessorientierten Unternehmern, ihre betrieblichen Probleme nachhaltig in den Griff zu bekommen.

Starten Sie ins Prozessmanagement mit unserer Checkliste

Sie möchten Ihr Vorgehen im Prozessmanagement verbessern? Nutzen Sie hierfür unsere Checkliste, um keinen wichtigen Schritt zu vergessen.

Bildquelle: fotolia, © NicoElNino