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Prozessmanagement – alles was Sie wissen müssen!

Prozessmanagement

Ein geschultes Problemverständnis ist der Einstieg

Bevor Sie tiefer in das Prozessmanagement einsteigen, empfehlen wir Ihnen, Ihren Blickwinkel auf Probleme zu schulen.

Dazu haben wir einen Hintergrundartikel verfasst, den wir Ihnen sehr ans Herz legen!

Problemlösung Prozessmanagement © maurusone

Problemlösung in 4 Schritten

Schulen Sie Ihren Blick auf Probleme als Einstieg in das Prozessmanagement!

Nachdem Sie nach dem Einführungsartikel mit anderen Augen das Thema Probleme angehen, kommen wir zum eigentlichen Prozessmanagement.

Wenige Begriffe stehen für so komplexe Gebiete wie das Prozessmanagement. Jeder betriebliche Ablauf ist eine Abfolge bestimmter Handlungen und Zustände – damit sprechen wir von einem Prozess. Prozessmanagement umschließt alle Elemente, die mit dieser Einteilung betrieblicher Abläufe oder Prozesse zu tun haben.

Klassische Ziele des Prozessmanagement

  • Aufnahme aller Prozesse einer / mehrerer Einheiten
  • Entwicklung von Prozesslandkarten
  • Klassifikation von Prozessen (Kern-, Haupt-, Unterstützungsprozesse)
  • Ermittlung von Prozessabhängigkeiten und Schnittstellen (intern / extern)
  • Feststellung von Prozesskosten
  • Identifikation von Verbesserungen und Einsparungspotenzialen

um nur einige möglicher Ziele zu nennen.

Neben der Definition der Ziele (die zur Strategie passen müssen), ist bereits jetzt die Entscheidung zu treffen, ob Unterstützung benötigt wird.

Persönlich bin ich der Meinung, dass es ohne Unterstützung beim Prozessmanagement nicht geht, wenn in den eigenen Reihen keine Know how vorhanden ist. Gerade in der Startphase ist es wichtig sich Hilfe von Menschen mit umfangreichen Erfahrungen im Prozessmanagement zu holen. In der Anfangsphase lauern diverse Fallstricke und Stolpersteine – müssen diese erst überwunden werden, geht viel Zeit und Geld verloren. So können Fehler vermieden, Konventionen erarbeitet, Prozesstiefen definiert und  Modellierungstools ausgewählt werden. Möglicherweise sind dies auch ganz konkrete Ziele eines Pilotprojekts.

Dies soll jetzt kein Plädoyer für die vielen Prozessberater auf dem Markt sein – in der Praxis haben sich die Kosten für gute Berater in der Regel sehr schnell wieder ausgezahlt. Wichtig bei der Auswahl sind aber nicht nur das mitgebrachte Prozess – Know how und die Referenzen – schauen Sie sich die Berater als Mensch genau an.

Berater die gewillt sind sich auf ihr Unternehmen einzulassen, sich in das Denken und Handeln Ihrer Mitarbeiter hineinversetzen können – sind Gold wert (doch selten zu finden) und werden Ihr Unternehmen voranbringen.

Die gesamte Organisation mit den Menschen muss sich auf das Prozessdenken einstellen und Prozessdenken ggf. erst lernen. Hier ist Geduld und Verständnis ganz entscheidend für den Erfolg. Nicht selten müssen die Mitarbeiter mit entsprechenden Schulungen auf das Thema Prozessmanagement vorbereitet werden.

Bevor man beginnen kann - Vorüberlegungen
Bevor man beginnen kann – Vorüberlegungen

Sobald diese Vorüberlegungen abgeschlossen sind und zu allen Punkten in der hier dargestellten Pyramide Antworten gefunden wurden – diese abgestimmt und verabschiedet wurden – kann es losgehen.

Nun kann also das Abenteuer Prozessmanagement beginnen.

Strategie, konkrete Ziele und ein realistischer Fahrplan mit gesunden Einschätzungen über Zeiten und  Aufwände, sind die Grundvoraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung von Prozessmanagement in Unternehmen.

Unterschätzt man den Faktor Mensch – mit seinen Ängsten – die bei großen Veränderungen immer vorhanden sind, wird das Vorhaben Prozessmanagement scheitern.

Prozessmanagement bedeutet Veränderung im Denken und Handeln – vielleicht sind diese Veränderungen größer als alles was bisher angegangen wurde – ich meine ja.

Die fünf Wissensgebiete

Zum grundlegenden Verständnis gehört die Einordnung in die fünf verschiedenen Wissensgebiete des Proezessmanagements:

  • Prozessmodellierung
  • Prozessanalyse
  • Prozessdesign
  • Prozessleistungsmessung
  • Prozesstransformation
BPM Wissensgebiete

Diese Wissensgebiete finden sich innerhalb einer Prozessmanagement-Organisation wieder. Viele Organisationen sind sich bewusst, dass sie sich ihren Geschäftsprozessen widmen müssen. Viele Abläufe sind nicht optimal auf die Anforderungen der eigenen Kunden ausgerichtet.

Was hält Unternehmer von einem strukturierten Prozessmanagement ab?

Es stehen nicht die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung bzw. es fehlt das Know how in den eigenen Reihen.

Wir gehen die einzelnen Bereiche des Prozessmanagements kurz durch, um das große Ganze zu fassen:

Prozessanalyse:

Die Prozessanalyse erzeugt ein gemeinsames Verständnis über den IST–Zustand der Prozesse in einer Organisation und seinem Grad der Zielerreichung. Prozesse müssen kontinuierlich hinsichtlich der Aussichtung auf die optimale Zielerreichung überprüft werden.

Prozessdesign:

Im Design von Geschäftsprozessen spiegelt sich das bewusste Gestalten der Prozesse wieder – wie die Prozesse ablaufen, gemessen und gesteuert werden. Dies passiert immer unter Berücksichtigung der Unternehmensziele und damit verbundener und definierter Prozesskennzahlen.

Prozessleistungsmessung:

Bei der Prozessleistungsmessung werden die Prozesse kontinuierlich hinsichtlich Effektivität und Effizienz überwacht. Hierzu werden operative Prozesskennzahlen ermittelt.

Prozessmodellierung:

Hierunter versteht man die Aktivitäten zur visuellen Darstellung von IST- und SOLL-Prozessen. Prozessmodelle dienen der Kommunikation, der Analyse sowie für den Entwurf zur Optimierung von Geschäftsprozessen in Organisationen.

Prozesstransformation:

Hierunter versteht man die Veränderung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit dem Business Process Management: ein erkennbarer Lebenszyklus unter zu Hilfenahmen von Methoden der Prozessoptimierung, der Umgestaltung von Prozessen und des Reengineering.

Prozessmanagement – nur für Profis?

Profis in BPM sind auf dem freien Markt durchaus vorhanden – jedoch gibt es viele, die vorgeben die erforderliche Kompetenz zu besitzen Es besteht das Risiko Fehlentscheidungen zu treffen. Dann wird Geld zum Fenster herausgeworfen und die Ergebnisse sind mehr als dürftig.

Ganz entscheidend für BPM ist: die Organisation auf Business Process Management vorzubereiten und Prozessdenken zu entwickeln. Menschen im Unternehmen leben die Prozesse – aus diesem Grund müssen alle Prozesse sich in der Praxis bewähren.

Der BPM Kreislauf
Der BPM Kreislauf

Die Schlagworte wie effiziente, kostengünstige, technisch unterstützende und qualitativ hochwertige Prozesse reichen einfach nicht aus. Mit Leben füllen Sie diese Begriffe durch Planung und Zeit – das Ziel: größtmöglicher Nutzen bei möglichst geringem Einsatz.

Bitte überlassen Sie Business Prozess Management nicht den Verantwortlichen der Informationstechnologie – Technologie ist dazu da die Business Prozesse optimal zu unterstützen!

Prozessmanagement im Betrieb

Ein dokumentierter Prozess kann unfassbar umfangreich und gut sein – nutzt dabei nichts, wenn er am Unternehmen vorbei geht. Die vier wesentlichen Elemente habe ich Ihnen hier zusammengetragen:

  • Führung
  • Werte
  • Überzeugungen
  • Kultur

Diese vier Eckpfeiler bilden innerhalb des Unternehmens die Basis für die Entwicklung des unternehmensweiten Geschäftsprozessmanagement mit dem zentralen Fokus auf die Anforderung der Kunden in der Gestaltung von effektiven und effizienten End-to-End-Geschäftsprozessen.

Will man Business Process Management im Unternehmen einführen, kommt man bald in die Situation sich zu fragen, welche Geschäftsprozesse relevant sind.

Einfache Sicht: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kunden kommen Sie schnell zur Feststellung, dass genau diese Prozesse die relevanten sind. Beschäftigen Sie sich jedoch intensiver mit dieser Frage, kommen Sie bald zur nächsten Erkenntnis: Hier müssen die Prozesse genauer unterschieden werden.

Wir unterscheiden drei Prozessarten:

  • Ausführungsprozesse
  • Unterstützungsprozesse
  • Führungsprozesse

Gerade hier gibt es eine unzählige Ansammlung unterschiedlicher Begrifflichkeiten. Meiner Meinung nach ist es jedoch nicht von Bedeutung, ob diese Prozess Namen wie Primär-, Kern-, Haupt- oder Ausführungsprozesse tragen! Entscheidender ist diese Unterscheidung klar, nachvollziehbar und transparent zu machen.

Ein weiser Mann hat mal gesagt:

Lass uns die Dinge einfach betrachten, kompliziert werden Sie durch die Zeit und den Menschen.

Vielleicht ist es gut, einfach mit BPM zu beginnen und mit den Menschen zusammen die Prozesslandkarte zu entwickeln. Unterschätzen wir nicht die Dynamik die aus unserer eigenen Überzeugung heraus entsteht, wenn wir uns sicher sind, dass das, was wir wollen, richtig ist!

BPM: Nicht mehr und nicht weniger!

Eine aktuelle BPM-Marktstudie, die in Kooperation der Trovarit AG und Pentadoc Radar durchgeführt wurde, zeigt sehr deutlich wie Unternehmen zum Thema Business Process Management stehen. Hier lässt sich nur erahnen welche Potenziale in BPM gerade in kleinen Unternehmen stecken. Beispielsweise lässt sich der Bewerbungsprozess wunderbar steuern.

Ja, ich meine es ist Zeit für BPM – und wir machen ernst! Die  Unternehmen bereiten sich mit Prozessmanagement auf die zukünftigen Herausforderungen vor, werden besser und effizienter! Starten Sie durch mit BPM – jetzt!

Bildquelle: fotolia, © NicoElNino

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