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Prozessmodellierung – Methoden und Tools für mehr Erfolg!

Prozessmodellierung Methoden Tools© tadamichi

Prozessmodellierung ist die Grundlage für mehr Überblick, klarere Zusammenhänge und eine reibungslosere Zusammenarbeit in jedem Betrieb. Mithilfe von Zeichnungen gelingt es leichter, Prozesse zu erfassen und zu organisieren. Damit ist die Prozessmodellierung die Architekturgrundlage eines jeden Prozessmanagements und mit einer einheitlichen Arbeitsweise leicht in die Unternehmensführung integrierbar. Hier finden Sie alle Informationen zu Sinn, Zweck und dem richtigen Vorgehen!

Was ist Prozessmodellierung?

Vielfach untergliederte Geschäftsprozesslandkarten, die mit verschiedenen Ebenen ganze Unternehmen als digitalen Zwilling in einer umfangreichen BPM Suite abbilden, sind eine Variante für die Prozessmodellierung. Aber selbst ein Flussdiagramm zur idealen Ausführung einer Tätigkeit, das in einem Office-Programm gezeichnet wird, fällt unter Prozessmodellierung. Es geht dabei immer um die Frage: Welche Schritte sind notwendig, um einen einzelnen Prozess in einem Modell abzubilden?

  • Welche Arbeitsschritte sind beteiligt?
  • Gibt es unterschiedliche Bereiche und damit Schnittstellen?
  • Welche Entscheidungen sind notwendig?
  • Sind Auslöser für den Prozess oder bestimmte Schritte nötig?
  • Was geht in den Prozess hinein und aus ihm heraus (Input/Output)?

Sind diese Fragen durch die Modellierung beantwortet, können Sie diesen einzelnen Prozess mit seinen Objekten und Informationen in einen größeren Zusammenhang in Ihrem Unternehmen setzen. Die Prozessmodellierung sorgt hierbei dafür, dass auch diese übergreifende Erfassung nach transparenten und verständlichen Standards erfolgt.

Prozessmodellierung Methoden und Strukturen
Prozessmodellierung Methoden und Strukturen

Welchen Zweck erfüllt die Prozessmodellierung?

Das kommt darauf an, mit welcher Zielsetzung Prozesse modelliert werden. Eine umfangreiche Prozessmodellierung erfasst die einzelnen Prozesse der operativen Ebene, gliedert sie in die übergeordneten Geschäftsprozesse ein, die wiederum in den Geschäftsbereichen erfasst sind. Dieses Vorgehen kann weitergeführt werden bis ein Unternehmen in Gänze erfasst ist. Oder die einzelnen Arbeitsschritte stehen für eine Verbesserung im Fokus und werden losgelöst von dieser möglichen Einbettung erfasst.

Drei grundlegende Nutzungsmöglichkeiten der Prozessmodellierung

Neben der reinen Beschäftigung mit Prozessen, Symbolen und der bestmöglichen Darstellung, hat die Prozessmodellierung drei große Nutzenversprechen:

  1. Organisationsprozesse managen: Überblick und Zusammenhänge erfassen
  2. Prozessoptimierungen analysieren: vom Ist-Zustand zum Plan-Zustand kommen
  3. Veränderungen definieren: Anhand des Modells oder darauf aufbauender Simulationen Veränderungen planen

Grundlegender Zweck der Prozessmodellierung ist es dabei das Verständnis auf allen Ebenen des Unternehmens für die Ausführung zu steigern, Richtlinien und Standards zu entwickeln und die Effizienz zu steigern. Der Bereich Messung und Steuerung ist daher Teil der Prozessmodellierung, wenn Kennzahlen festgelegt werden. Die Prozesse dienen deshalb als Zeichnung oder übertragen in Workflows oder Abbildungen der geling-sicheren Ausführung. Unterschieden wird bei der Modellierung zwischen den beiden Richtungen Top-Down und Bottom-Up: Von der Leitung zur Ausführung für strategische Ziele und von der Ausführung zur Leitung für Verbesserungen.

Prozessmanagement ist wie Kochen 2

Top-Down oder Bottom-Up?

Wann ist welche Richtung in der Prozessmodellierung richtig und gibt es überhaupt ein „entweder-oder“? Wir erklären die Hintergründe zum Vorgehen!

Der digitale Zwilling für mehr Verständnis

Durch die Prozessmodellierung haben Sie schlussendlich einen transparenten Prozess oder sogar einen digitalen Zwilling Ihres Unternehmens. Anhand des Überblicks, mit Karten und erstellten Modellen behalten Sie die Übersicht und können Zusammenhänge erkennen und verschiedene Perspektiven einnehmen. Ein komplexeres Prozessmanagement beinhaltet daher nicht nur die einzelnen Arbeitsschritte für einen Arbeitsablauf (z.B. Rechnung erstellen), sondern auch gemeinsam verwendete Objekte und die Reichweite von Veränderungen, z.B. einer Software. Alle Bereiche, Arbeitsabläufe, Funktionen und Rollen sind dadurch in einer Beziehung zueinander und können zur Strukturierung, für Entdeckungen und Innovationen, als Prognose-Grundlage, für Messungen, Erklärungen, Überprüfungen und zur Zielkontrolle herangezogen werden.

Adonis Tipp 1 BPMN Modell © TeamDAF

Digitaler Zwilling mit BPMN Modellen

Wie die Möglichkeiten direkt in einer leistungsstarken BPM Suite aussehen, haben wir für Sie deshalb in unseren ADONIS Tipps bereitgestellt.

Transparenz ist das Ziel der erfassten Prozesse

Stellen Sie sich eine alltägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen vor, z.B. Wareneingang durchführen oder Post bearbeiten. Ihnen ist klar, was hier geschehen soll und Ihren Mitarbeitern auch, oder? Aber gibt es mitarbeiterabhängig Variationen in der Durchführung? Oder Probleme der Vertretbarkeit, weil dann niemand weiß, wie es genau geht? Die Prozessmodellierung erschafft ein transparentes Modell eines Arbeitsablaufes, eines Geschäftsprozesses oder auch der Verbindungen zu Lieferanten, Partnern oder Kunden, das als Standard dient.

Ob ein einzelner Prozess oder die vollständige Prozesslandkarte eines Unternehmens: Mit der Prozessmodellierung sind alle Informationen jederzeit zur Hand, dienen als Nachschlagwerk und zur Überprüfung, wenn Änderungen vorgenommen werden.

Prozessmanagement ist wie Kochen 4

Das Operational Model verstehen

Erfassen Sie alle wichtigen Elemente Ihres Unternehmens nicht nur intern, sondern auch in seiner Umwelt. Das Operational Model sorgt für Übersicht!

Prozesse organisieren in jeder Größenordnung

Prozessmanagement ermöglicht die Einordnung jedes Dokuments, jeder Funktionsrolle und jedes Handgriffs in den einzelnen Prozess und mehrere Ebenen darüber in das gesamte Unternehmensabbild. Damit das gelingt, ist das grundsätzliche Verständnis der verschiedenen Arbeitsweisen in der Prozessmodellierung wichtig.

Ebenen der Unternehmensorganisation

Die klaren Methoden der Prozessmodellierung sorgen für die richtige Einordnung an der richtigen Stelle:

  1. Die Leitungsebene sorgt mithilfe des übergeordneten Unternehmens-Prozessmodells für den Überblick über die gesamte Organisation: Geschäftsbereiche, Standorte, Beziehungen oder auch alles, das für die Strategieentwicklung und Umsetzung wichtig ist. Die Darstellung ist dabei mehr eine logische Ansammlung und keine Abfolge.
  2. Die Geschäftsprozessebene entspricht soweit der Wertschöpfungskette und den unterstützenden Prozessen. Die Darstellung ist der gesamte Prozess von Anfang bis Ende, Bsp. vom Wertangebot über den Vertrieb zur Produktion in die Buchhaltung. Abfolgen sind wichtig ebenso Verbindungen zwischen unterschiedlichen Rollen und Funktionen.
  3. Die Prozessebene stellt die Detailansicht der Geschäftsprozesse in ein bis mehreren Ebenen dar. Hier sind die einzelnen Prozessschritte der Geschäftsprozesse als eigenständige Prozesse abgebildet: Arbeitsabfolgen beispielsweise im Vertrieb oder in der Produktion. Die Produktion kann dabei eine übergeordnete eigene Ebene besitzen, um verschiedene Produktionsprozesse abzubilden.
Prozessmanagement ist wie Kochen 4

Das Operational Model verstehen

Erfassen Sie alle wichtigen Elemente Ihres Unternehmens nicht nur intern, sondern auch in seiner Umwelt. Das Operational Model sorgt für Übersicht!

Informationen innerhalb der Prozessmodellierung

Von der Reihen- und Abfolge ist die nächste entscheidende Zielsetzung: Was soll durch die Prozessmodellierung alles erfasst werden? Je nach Ebene sind Unternehmensbereiche, Geschäftsprozesse und Prozessmodelle klar, aber auch die Prozessinformationen sind ein wichtiger Bestandteil:

  • Gateways bei Entscheidungen mit eindeutigem Ausgang und Kriterien
  • Übersicht durch Swimlanes, wenn mehrere Bereiche eingebunden sind
  • Eingehende und ausgehende Objekte und Informationen als Input und Output
  • Zuständigkeiten für Prozessschritte sowie Rollenverteilung
  • Spezifikationen und Standards für den Prozessablauf und genutzte Dokumente
  • Notwendige Software, Lizenzen und Accounts
  • Elemente der Prozessstruktur für Prüf- und Freigabeverfahren, Lebenszyklus und mehr
  • In der Prozesssteuerung kommen dann Kennzahlen und Zielsetzungen hinzu.
Adonis-Tipp-4-BPMN-Modell-©-TeamDAF

Prozessmodell mit Eigenschaften

Erfassen Sie alle wichtigen Elemente Ihres Unternehmens nicht nur intern, sondern auch in seiner Umwelt. Das Operational Model sorgt für Übersicht!

Wichtig für diese Informationen ist die verbindliche, transparente Definition der angesetzten Qualität. Ein Prozess Repository stellt als zentrale Datenbank das Archiv oder die Bibliothek der Prozessmodellierung dar. Ob als nachschlagbares Prozesskonzept zur Erstellung und Qualitätssicherung von Prozessen oder in Form einer angelegten Datenbank mit gemeinsamer Nutzung von Objekten: Die eindeutigen Prozessmodellierungs Methoden funktionieren mit Tools und ohne, aber stehen grundsätzlich als erste Arbeitsentscheidung am Anfang Ihrer Prozessreise.

Prozessmodellierung und Umsetzung
Prozessmodellierung und Umsetzung

Beispiel zu Prozessablage und Repository

In unserer Reihe „Prozessmanagement ist wie Kochen“ erstellen wir Stück für Stück das ideale Vorgehen für ein gelungenes Prozessergebnis. Die Qualitätskriterien in der Prozessmodellierungen entsprechen dabei der grundlegenden Einordnung, Organisation und Qualitätssicherung des Rahmens:

Sie wollen ein Rezept zubereiten. Dafür greifen Sie in eine Kiste und holen Pfanne, Eier, Rührschüssel, Milch, Mehl und den Pfannenwender heraus. Das Rezept ist ein Durcheinander aus Kochbuch, Kochseiten im Internet und Fotos vom handschriftlichen Rezept aus der Familie. Aber ist Zuordnung und Organisation eindeutig und transparent? Wohl kaum!

Natürlich haben Sie mitgedacht und die Kiste beschriftet als „Pfannkuchenlager“. Nach dem dritten Backen legen Sie aber eine zweite Kiste an und sortieren wahllos Dinge um. Sie ziehen ein blaues Klebeband als Markierung einmal herum, schließlich ist Ihr System logisch durchdacht. Der nächste Küchenbenutzer steht dagegen ratlos da und versucht alles Notwendige zu finden oder kauft den inzwischen zehnten Pfannenwender, weil der erste nicht gleich griffbereit war.

Das passiert, wenn Sie Ihre Kriterien nicht eindeutig festlegen und schlimmstenfalls im laufenden Betrieb ändern ohne alles umzustellen. Eine Prozessablage funktioniert idealerweise nach transparenten, festgelegten Kriterien, sodass jeder Prozess richtig zugeordnet ist und alle Informationen eindeutig nachvollziehbar sind. Der erste Schritt ist das Prozessdenken, dann die grundlegende Strukturentwicklung.

Adonis Tipp 2 BPMN Modell © TeamDAF

Elemente der Prozesslandkarte

Ob mit spezialisierter Software, einem Zeichenprogramm oder Zettel und Stift: Nicht das Prozessmodellierungs-Tool ist zuerst entscheidend, sondern das Verständnis.

Die richtigen Prozessmodellierungs Tools

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie an Ihre Geschäftsprozessmodellierung herangehen können. Wenn Sie sich bisher noch nicht mit Prozessmanagement befasst haben, starten Sie bei Schritt 1. Haben sie dagegen bereits einzelne Prozesse oder ganze Landkarten erstellt, setzen Sie bei Schritt 5 ein.

  1. Überlegen Sie, was Sie alles erfassen wollen: Einzelprozesse oder größere Zusammenhänge.
  2. Ist Ihnen der Ablauf wichtig oder die Gesamtheit der Prozessinformationen?
  3. Haben Sie Prozesse oder Objekte, die Sie erfassen wollen, die mehrere Bezüge aufweisen, also in mehreren Prozessmodellen genutzt werden?
  4. Bringen Sie Ihre Kriterien zu Papier, z.B. in einer Tabelle oder als Schemazeichnung.
  5. Sind Sie mit der bisher aufgebauten Prozessgrundlage zufrieden?
  6. Hat Ihre Prozessgrundlage folgende Qualitäten: Sie ist eindeutig, transparent und nachvollziehbar?
  7. Sind Verbindungen und Beziehungen klar hergestellt?
  8. Ihr Prozessmodell und Ihre Repository-Verwaltung sind voneinander abhängig.
  9. Sie wollen nicht nur ein statisches Abbild, sondern auch dynamisch arbeiten und Simulationen erst im digitalen Zwilling durchspielen?

Je detaillierter Sie Ihre Prozessmodellierung gestalten wollen, desto wahrscheinlicher wird der Einsatz einer BPM Suite mit Modellierung, Repository-Datenbank und verknüpften Ebenen. Auch Hierarchisierung und Priorisierung gelingt leichter mit einer Software, die für eine ganzheitliche Prozessarchitektur ausgelegt ist. Für die reine Dokumentation bestimmter Prozesse reichen dagegen gängige Zeichenmittel und -programme.

BPM Tools

BPM Tools finden und auswählen

Eine Vielzahl an Softwarelösungen wartet auf Ihre Ansprüche. Überlegen Sie zuerst, was Sie brauchen und suchen Sie dann das passende Programm dafür.

Alles BPMN oder doch EPK? Prozesssprachen und Systeme

Unterschiedliche Methoden, Notationen und Vorgehensweisen der Prozessmodellierung haben ein gemeinsames Ziel: eine einheitliche und transparente Prozessgrundlage schaffen. Zwischen BPMN 2.0 und Wertstrommethode finden sich einige Darstellungen, die ein Abbild von Prozessen darstellen. Welchen Umfang der Geschäftsprozessmodellierung Sie und Ihr Unternehmen brauchen, hängt dabei von den grundlegenden Fragen oben ab. Die Wahl der Prozesssprache ist dabei gekoppelt an das genutzte Prozessmodellierungs Tool, denn nicht jedes Programm kann die gesamte Bandbreite. Schließlich ist jede Notation an eigene Regeln und Eigenschaften gebunden. Vermeiden Sie daher, beispielsweise die Wertstrom-Symbole mit BPMN 2.0 zu kombinieren – daraus entsteht keine einfach nachzuvollziehende Prozesssprache.

Prozesssprachen © Rawpixel

Die richtige Prozesssprache auswählen!

Von wenigen Symbolen zu komplexen Formvarianten. Die einzelnen Prozesssprachen bieten allen Prozessinteressierten die richtige Lösung.

Starten Sie mit Ihrer individuellen Prozessmodellierung!

Die richtige Grundlage ist jetzt vorhanden, das Prozessdenken geschärft und der Kriterienkatalog für Einteilung, Qualitätsmerkmale und Standardisierung zusammengestellt. Aber wie gelingt Ihnen die Prozessaufnahme? Die grundlegende Erfassung funktioniert meist noch ganz gut am Schreibtisch, die genaue Ausführung nach Ihren selbstgewählten Kriterien beobachten Sie vor Ort, durch Befragungen, EDV-Auswertungen und verschiedene weitere Methoden.

Ob es um die erstmalige Prozessaufnahme geht, die Übertragung in eine BPM Suite wie BOC’s Adonis Software oder eine anstehende Aktualisierung der gewachsenen Geschäftsprozesse – wir leiten Sie und Ihre Mitarbeiter auf den besten Weg und unterstützen Sie bei der Prozessmodellierung mit der BPM Software, die Ihre Ziele unterstützt.

UAS-Effizienzwerkstatt

Die richtige Umgebung für Prozesse!

Als Prozessenthusiasten suchen wir die beste Lösung für Ihr Unternehmen und allen Beteiligten statt hübscher Diagramme, die ungenutzt in der Schublade versauern müssen.

Bildquelle: Canva.com © tadamichi