Welche Wissenstransfer Methoden nutzen Sie in Ihrem Unternehmen? Wie viel Zeit haben Sie bereits in dieses besondere Thema gesteckt und wie reagieren Ihre Mitarbeiter darauf? Aus unserer Erfahrung gehört die Bündelung von Wissen in vielen Betrieben eher in die Kategorie „Wenn Zeit wäre!“ – wir zeigen Ihnen dagegen, wie Sie Zeit und Geld sparen mit den richtigen Methoden und Informationen!
Inhaltsverzeichnis
- Wissenstransfer in 5 schnellen Fakten:
- Welche Möglichkeiten haben wir für den Wissenstransfer?
- Wie gelingt der Wissenstransfer im Betrieb?
- Welche Methoden für die Wissensvermittlung gibt es?
- Wissensdokumentation im laufenden Betrieb
- Unsere Empfehlung für die passenden Wissenstransfer Methoden
- Fazit zu den passenden Wissenstransfer Methoden
Wissenstransfer in 5 schnellen Fakten:
Die Weitergabe von Wissen in einer Einheit (Abteilung, Betrieb, Klasse), sodass letztendlich jeder Zugriff auf das gleiche Wissen hat.
Durch weitergegebene Mitschriften, Handbücher, Checklisten, Gespräche, Workshops oder auch ganz digital mit Videos, Audiodateien, Websites. Alles, was Wissen transportiert, dient schließlich dem Wissenstransfer.
Training within Industry ist eine Methode, die durch Zeigen, Wiederholen, Nachmachen und Korrektur sehr hohe Erfolgsquoten aufweist. Ansonsten setzen Schwierigkeitsgrad und individuelle Lernmöglichkeiten die Erfolgsgrenzen.
Sagen Sie zu jedem im Betrieb ohne weitere Erklärung: „Machen Sie einfach, das findet sich dann schon!“. Dadurch entstehen neue Wissensinseln, die wenig mit gemeinsamer Vorgehensweise zu tun haben und für Fehler, Unsicherheit etc. verantwortlich sind.
1. Lernen macht Spaß, wenn denn das Umfeld zum Lernen einlädt. 2. Standards erleichtern alles, besonders wenn es keine täglichen Routineaufgaben sind. 3. Die schwerste Aufgabe ist es dabei, die Angst vor Fehlern abzubauen, um Wissensaufbau überhaupt zu ermöglichen.
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Welche Möglichkeiten haben wir für den Wissenstransfer?
Zuerst unterscheiden wir die verschiedenen Sinnes-Methoden und geben passende Beispiele. Denn selbst die umfangreiche Materialsammlung kann ganz unterschiedlich aufgebaut, genutzt und angenommen werden. Je früher Sie mit Ihrem Wissensmanagement im Betrieb anfangen, desto feiner werden Ihre Methoden. Der große Vorteil davon ist, dass Sie auf unterschiedliche Mitarbeiter bestens vorbereitet sind!
Wissensvermittlung geht durch die Ohren
Bei hörenden Menschen kommen ständig Signale über die Ohren. In unserem Bewusstsein kommt davon nur ein Bruchteil an: Straßenlärm, Hintergrundgeräusche, Maschinenlärm, Wind und vieles mehr hören wir nicht bewusst.
Ein einfaches Beispiel: Sie sind gerade in einem Gespräch und hören zu – ohne hinzuhören. In Gedanken sind Sie abgeschweift und müssen das Gehörte und nicht bewusst-Wahrgenommene nachfragen. Das Gespräch wurde herausgefiltert.
Ob Sie bei einer Einarbeitung neuer Mitarbeiter etwas erklären oder im Teamgespräch nach Problemen fragen – manchmal bleibt einfach nichts hängen. Oder nur Teile und dann gerne die falschen… Kennen Sie das aus Ihrem Betrieb? Deshalb ist die gesprochene Wissensvermittlung nicht fehlerfrei und so umfassend, wie wir sie gerne hätten.
Andererseits ist die gesprochene Erklärung deutlich eindrucksvoller als die gelesene Information: Mit Stimme, Betonung, Lautstärke und anderen Markern zeigen Sie Ihren Mitarbeitern deutlicher, auf was es zu achten gilt, als über ein geschriebenes Ausrufezeichen. Hier kommen wir auch zu einer problematischeren Geschichte für den Wissenstransfer: Stimme, gemeinte Aussage und empfangene Botschaft sollten im Einklang stehen, gerade wenn es zu Fehlern kommt. Das bedeutet in kurz, dass Reden und Zuhören wichtig sind und dennoch ergänzende Methoden für den vollen Erfolg benötigen.
Visuelles Lernen im Betrieb
Der gleiche Mechanismus kommt bei der visuellen Wahrnehmung zu tragen. Seitenlange Texte ermüden, Informationen werden nicht aufgenommen und erst beim roten Warnhinweis sind wir wieder aufmerksam. Beim visuellen Wissenstransfer haben wir dabei ganz unterschiedliche Möglichkeiten:
- Lernen durch Lesen: Die Informationsdichte ist mitunter sehr hoch und der Leser kann sein eigenes Tempo einschlagen, sich Notizen machen und v.a. Informationen nachschlagen. In Kurzform helfen Checklisten.
- Verdeutlichung durch Grafiken: Ob die Gefahrenhinweise, der Ort für den Feuerlöscher oder Schaubilder für den idealen Ablauf – Wissenstransfer findet über eine verständliche Bildsprache statt.
- Beobachten gezeigter Abläufe: Hier ist entscheidend, dass der Zuschauer die Informationen erkennen und verarbeiten kann. Richtiger Abstand, angepasste Geschwindigkeit und eine logische Reihenfolge helfen bei der Wissensvermittlung.
Hier ist das richtige Verhältnis von Informationsdichte, Übersichtlichkeit und einer passenden Sprache wichtig. Wir kennen Betriebe, die mit Haftnotizen und Informationen beinahe tapeziert waren – für die Mitarbeiter ist das kaum zu verarbeiten.
Unser Tipp: Zu jeder Unternehmenskultur gehört in der Regel auch eine eigene Fachsprache, die für alle gelten sollte. Ein Glossar hilft, damit abteilungsübergreifend und bei Neueinstellungen jeder weiß, was ein Begriff oder eine Abkürzung bedeutet. Bei Veränderungen im Betrieb brauchen Sie dazu eine klare Übersicht, an welcher Stelle in geschriebenen Informationen, z.B. dem Unternehmenshandbuch, Aktualisierungen notwendig sind.
Körpergedächtnis und Aktivierung
Gerne vernachlässigt ist unser Muskelgedächtnis beim Wissenstransfer: Wie lernen Auszubildende im Handwerk am meisten? Anleitung und Beobachtung in Kombination mit Selbstausprobieren: Wie viel Druck ist nötig und welche Bewegung ist für die Arbeitsgesundheit sinnvoller? Ohne Hilfestellung gibt es im Normalfall zwar Ergebnisse, diese sind allerdings nicht unbedingt effizient oder sicher.
Das sieht so einfach aus: Ein kaputtes Gerät reparieren, ein Möbelstück verschönern oder das kulinarische Highlight zaubern – dank YouTube, Instagram und Pinterest können wir eigentlich alles! In den seltensten Fällen lässt sich das Gezeigte dann exakt so umsetzen und wir geben frustriert auf. Woran lag es? Die Profis vor der Kamera haben genügend Übung und Fachwissen, das durch einfaches Abschauen nicht transportiert wird.
Jeder Klick, jeder Handgriff und auch jeder Ort braucht Zeit und Wiederholung, um ins Muskelgedächtnis überzugehen. Das können Sie nur durch individuelles Training verkürzen und sollten es Mitarbeitern nicht abnehmen, damit es schneller geht. In Teamevents lohnt sich der Wissenstransfer über Zeigen und Diskutieren: Wer hat die schnellste, eleganteste oder nachhaltigste Art eine Arbeit auszuführen? Pluspunkt für Ihr Unternehmen: Sie korrigieren eingeschlichene Fehler, die sonst nicht auffallen.
Gerne vernachlässigt ist die Körperhaltung beim Wissenstransfer: Vornüber gebeugt, verschränkte Arme, hochgezogene Schultern sind selten Zeichen von Aufgeschlossenheit. Je nach Betrieb lohnt sich daher eine Einheit zur Auflockerung, ein gemeinsamer Betriebsrundgang oder die passende Verpflegung als Basis. Gerade am Anfang können Sie auf Widerstände stoßen, weswegen wir von gezwungener Aktivierung abraten. Arbeiten Sie besser langfristig und lösen Sie Hemmungen in der Belegschaft Stück für Stück und mit Vorbildfunktion.
Wie gelingt der Wissenstransfer im Betrieb?
Jetzt sind die verschiedenen Möglichkeiten für die Wissensübertragung bekannt mit ihren Vor- und Nachteilen. Aber wie setzen Sie die Wissenstransfer Methoden sinnvoll in Ihrem Betrieb um?
Die richtige Wissensvermittlung braucht die richtigen grundlegenden Schritte, um ein nachhaltiges Ergebnis zu schaffen:
- Ist-Zustand festhalten
Erfassen Sie Ihre betriebliche Wissenssammlung: Unternehmenshandbuch, Anweisungen, Aufgaben, Haftnotizen, Übersichtstafeln, Speicherorte, Software- und Geräte-Handbücher, personalisiertes Wissen, das sich bei bestimmten Mitarbeitern findet… Listen Sie alle Wissenselemente in Ihrem Unternehmen auf.
- Wissenssammlung strukturieren
Gibt es Bereiche wie „Unternehmensstruktur allgemein“, „Werkstattsicherheit“, „Büroordnung“ oder für Projekte, Aufträge etc.? Strukturieren Sie entweder nach Betriebs-Zeitverlauf (Einarbeitung bis Wissensübergabe bei Ruhestand) oder nach Bereichen (Büro, Werkstatt, Lieferanten…).
- Lücken füllen
Ausgehend von dieser Sammlung halten Sie alle Bereiche und Abläufe fest, für die Sie keine Quelle finden. Z.B. das Vorgehen, wenn jemand neu in den Betrieb kommt oder aus Elternzeit, Krankheit etc. zurückkommt.
- Ziele setzen
Ohne Ziel gibt es kein Ankommen: Ist Ihre Wissenssammlung gut aufgestellt, können Sie z.B. am allgemeinen Umsetzen arbeiten („Alle Mitarbeiter wissen, wie sie ihre Arbeit nach Unternehmensvorgabe umsetzen.“, „Ein Kunde bekommt nie die Antwort, dass der Mitarbeiter das nicht weiß.“ oder „Es gibt keine falsch sortierten Dokumente mehr, weil jeder weiß, wie die Ablage funktioniert.“). Vielleicht brauchen Sie auch eine Sicherung von Wissen oder eine bessere Vertretungssicherheit. Dann sind die Ziele eher personenspezifisch. („Wenn X krank ist, können zwei Mitarbeiter problemlos die Arbeit ausführen.“).
- Die passenden Wissenstransfer-Methoden auswählen
Ausgehend von der Wissensflut mit ihrer Einordnung, den Wissensorten, den Mitarbeitern und betrieblichen Gegebenheiten sorgen Sie für das passende Werkzeug aus dem nachfolgenden Katalog.
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Welche Methoden für die Wissensvermittlung gibt es?
Neben Training within industry gibt es wenige Einarbeitungsmethoden, die eine klare Vorgehensweise bei hohem Wirkungsgrad haben. Für den betrieblichen Wissenstransfer haben wir daher verschiedene Bereiche geprüft, damit Sie die passenden Methoden nutzen können.
Zentrale Wissenssammlung
Für jeden Betrieb ist es empfehlenswert, alle relevanten Informationen zu sammeln und sicher aufzubewahren. Das kann ein digitaler Zwilling im Prozessmanagement sein oder ein Systemspeicher, Serverordner, Cloud-Dienst etc., der Dokumente, Grafiken oder Listen enthält. Auch ein gedrucktes Unternehmenshandbuch, Ordner mit Anweisungen und ähnliches sind sinnvoll, sollten aber digital gesichert sein und bei Bedarf aktualisiert werden.
Der Hintergrund für diese übergreifende zentrale Wissenssammlung: Wenn Sie oder ein wichtiger Mitarbeiter ausfallen, bleibt das Unternehmen handlungsfähig und Wissen konzentriert sich nicht an bestimmten Stellen. Der Wissenstransfer ist hier situativ: Bei einem Problem müssen Mitarbeiter wissen, wo sie nachsehen können.
Mit einer zentralen Wissenssammlung sind Mitarbeiter in der Lage, eine Arbeit nach Vorgabe auszuführen ohne Unsicherheit und Nachfragen. Alle Mitarbeiter sind dadurch auf dem gleichen theoretischen Stand. Das spart bei Beachtung Zeit, Geld und schützt vor Fehlern!
Für Unternehmen, die aus unterschiedlichen Gründen keinen Vollzugriff wollen, gibt es auch die Möglichkeit, einzelne Bereiche freizugeben und den Zugriff zu steuern. Dann greifen Mitarbeiter nur auf die freigegebenen Informationen zu. (Unser Tipp für Ihre digitale Wissenssammlung: Dokumente als PDF abspeichern, um versehentliche Änderungen zu verhindern!)
Personenabhängiger Wissenstransfer
Sie haben Spezialisten im Team, an deren Wissensschatz keiner herankommt? Nutzen Sie das Paten-Prinzip und entwickeln Sie diese Mitarbeiter zu Trainern. Hier liegt das Augenmerk auch auf der Wissenssicherung: Fällt einer dieser Mitarbeiter aus, wird es schwierig im Betrieb. Hier sind mehrere Faktoren gefragt: Der Faktor Mensch für das Patenamt – manche Mitarbeiter wollen oder können das nicht. Und der Faktor gelungener Wissenstransfer, der wiederum Dokumentation benötigt.
Auch Teamevents mit gemeinsamen Lernansatz für das beste Vorgehen brauchen die Dokumentation – das macht zwar Arbeit, aber lohnt sich in nachhaltiger Arbeitsweise.
Prinzipiell ist es sinnvoll, verschiedene Spezialisten im Unternehmen zu haben. Wichtig ist hierbei, dass Sie dafür sorgen, dass das Wissen nicht singulär ist, sondern durch das Unternehmen fließt. Wie das aussehen kann, stellen wir im Folgenden vor.
Wissensdokumentation im laufenden Betrieb
Dokumente schreiben und zusammensammeln, Checklisten erstellen und das auch noch geordnet ablegen, sodass selbst in Stress und Hektik jeder die relevante Information findet? Sehen Sie sich schon Nächte, Wochenenden und den Urlaub verplanen? Keine Sorge: Im Normalfall klappt so ein Mammutprojekt eher nicht ohne langfristige Planung. Wir empfehlen Ihnen lieber in einem abgegrenzten Bereich zu beginnen. Eine Alltagsaufgabe, die jeder ausführen kann und die in der Regel auch Variationen beinhaltet, sorgt für eine erste Einschätzung von Zeit und Aufwand
Hier kommt es darauf an, ob Sie Ihre Stammbelegschaft einspannen können oder regelmäßige Einarbeitungen im Betrieb haben. Mit der Wissenssammlung aus der Vorbereitung (Schritt 1-5) legen Sie die Wichtigkeit der Wissensteile fest und dann geht es los:
Videoaufnahme eines Ablaufs und dazugehörige Dokumentation
Nehmen Sie sich einen Ablauf vor und statten Sie Ihre ausführenden Mitarbeiter mit einer Action-Kamera aus, nehmen Sie mit dem Handy auf oder nutzen Sie zur Verfügung stehende Webcams. Im Idealfall haben Sie eine Software zur Bildschirmaufnahme oder können eine Videokonferenz umfunktionieren. So filmen Sie die Schritte auf und vor dem Rechner. Selbst ohne weitere Bearbeitung und mit verwackelten Bildern haben Sie eine Dokumentation in bewegten Bildern.
Aber klären Sie im Vorfeld die Bedingungen ab: Manche Mitarbeiter wollen keine Aufnahmen von sich und manche Prozesse beinhalten sensible (Kunden-)Daten, die Sie nicht einfach filmen/unbearbeitet lassen dürfen. Manche systemeigene Aufnahmewerkzeuge ermöglichen nur ein Fenster und zeichnen Wechsel nicht auf.
Die wichtigen Punkte aus einem aufgezeichneten Prozess fassen Sie dann als Checkliste zusammen und als Dokument zum Video speichern. Wenn diese Aufzeichnung funktioniert, geht es in die Übertragung ins Team. Wenn jemand etwas anders macht, ermöglicht die Dokumentation die Korrektur von Fehlern (auch ohne Konfrontation) oder durch eine neue Aufnahme eine besseren Variante für alle.
Dabei stehen verschiedene Wege zur Verfügung:
- In der Aufnahme erklären die ausführenden Mitarbeiter ihre Schritte direkt mit, wenn das möglich ist.
- Sie lassen die Tonspur weg und die Aufnahme zeigt lediglich die Schritte. Das Dokument/die Checkliste dazu erklärt das Vorgehen.
- Das Video ist nur Arbeitsgrundlage für eine umfangreiche Dokumentation, z.B. mit Screenshots der genutzten Programme und wird nicht weiter verwendet.
Weitere Wissenstransfer Methoden zur Dokumentation
Videos sind eine schnelle und einfache Möglichkeit, Wissen zu sichern, nicht unbedingt zum Wissenstransfer. Für hochwertige Aufnahmen und Bearbeitung, z.B. Videoschnitt oder Effekte bleibt in den meisten Unternehmen eher keine Zeit. Auch nicht für die Durchsicht mehrerer Videos in der Belegschaft. Deswegen vertreten wir den Ansatz: erst die kritischen Prozesse grundlegend zuerst sichern, dann Stück für Stück die Liste abarbeiten. Überlegen Sie sich Ihre Datensystematik mit Benennung („001_Morgenroutine Büro bei Ankunft“) für die langfristige Nutzung. Die Ablage organisieren bringt gerade für den schnellen Zugriff in Problemfällen sehr viel, z.B. wenn der Kunde ungeduldig in der Warteschleife hängt und der Mitarbeiter die passende Checkliste sucht.
Ohne eingesetzte PCs sind vielleicht Tablets im Raum oder die Nutzung von Diensthandys sinnvoll. Alles leichter macht Cloud Computing, wenn Datenschutz sowie Codes, Passwörter und ähnliches beachtet werden. Dann aktualisieren Sie ein Dokument in der Cloud und jeder hat den aktuellen Stand.
Eine weitere Möglichkeit der Wissenstransfer Methoden ist die Vernetzung im Intranet, auf einer eigenen Website oder in einer Online-Präsentation wie Microsoft Sway. Hier können Sie in einer fortlaufenden Übersicht Texte, Bilder, Videos und Links einfügen und verteilen nur den Link an Ihre Mitarbeiter.
Das große Manko: Sie und Ihre Mitarbeiter müssen sich einerseits Zeit schaffen, um das Wissen zu sammeln, zu dokumentieren und zu strukturieren. Andererseits brauchen Ihre Mitarbeiter auch die Möglichkeit, sich einzulesen und auf dem aktuellen Stand zu halten. Warum sich diese Mühe lohnt, erläutern wir gleich in unserer Empfehlung!
Externe Dienstleister beauftragen
Wir nehmen gleich vorweg: Auch das Outsourcing der Wissensdokumentation kommt nicht ohne eigene Zeit und Mühe aus. Es gibt die Möglichkeit, Dienstleistungen wie Einarbeitungsvideos auszulagern. Großen Sinn macht das für größere Unternehmen mit vielen Aushilfskräften, die Basisschulungen benötigen. Je komplexer der Ablauf, desto mehr Zuarbeit liefern Sie selbst, schließlich ist Ihr Unternehmen einzigartig!
Die Wissenssicherung ist dabei übrigens ähnlich der Prozessdokumentation und folgt den gleichen Mechanismen. Auch bei der Prozesserfassung in einem Betrieb dokumentieren wir die Abläufe, während wir nachfragen und uns die Prozessschritte erklären lassen. (Unser Tipp: Bringen Sie sich mit unserer Prozessmanagement-Reihe ins richtige Prozessdenken für Ihren Wissenstransfer!)
Unsere Empfehlung für die passenden Wissenstransfer Methoden
Der Wissenstransfer in Ihrem Unternehmen hängt von verschiedenen Faktoren ab, die Sie bedingt beeinflussen können. Neben den Grundlagen aus diesem Artikel haben wir die wichtigsten Überlegungen kurz zusammengefasst, damit Sie mit den richtigen Wissenstransfer Methoden Ihr Unternehmen voranbringen.
Was beeinflusst den erfolgreichen Wissenstransfer im Unternehmen?
- Die Lernbereitschaft und der Verbesserungswille von Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Eine positive Fehlerkultur ist hier entscheidend, ebenso das passende Vorgehen durch Change Management. Eingefahrene Arbeitsweisen sind bekannt, aber nicht immer die besten. Hier braucht es die Bereitschaft, langfristig für den Unternehmenserfolg an der Verbesserung zu arbeiten.
- Der Wissensbestand: Haben Sie viele eigene Abläufe oder sind diese branchenspezifisch und eher festgelegt? Je mehr Einzelfälle Sie haben, desto größer ist der Aufwand bei der Feststellung und Dokumentation. In Betrieben mit einem Ablauf und vier ausführenden Mitarbeitern kommen schnell fünf Vorgehensweisen heraus. Diese Varianz ist gefährlich, wenn es zu Problemen kommt oder z.B. die gewohnte Software umgestellt werden muss.
- Die Motivation des Wissenstransfers: Wollen Sie langfristige Vertretungssicherheit und eine Standardisierung des Vorgehens etablieren oder brauchen Sie eine kurzfristige Wissensvermittlung, z.B. bei Neuerungen von Branchenverbänden, gesetzlichen Auflagen etc. Fehlende Zeit und vorschnelles Arbeiten machen sich später bemerkbar, wenn z.B. die Struktur nicht passt, oder eine falsche Reihenfolge festgehalten wurde. Die Motivation ist daher eng gekoppelt mit dem Ziel und dem verfügbaren Zeitrahmen. Alles, schnell und gründlich funktioniert weniger gut, wie schneller Überblick über einen Bereich bis nächste Woche. Auch die kontinuierliche Bearbeitung über ein Jahr mit Vergabe von Prioritäten und Detaillierungsgrad bringt große Erfolge, wenn Fristen gesetzt werden.
Mit einem unverstellten Blick, Gesprächen im Team und einer klaren Zielsetzung gewinnen Sie eine erste Einschätzung, wie es um den Wissensschatz in Ihrem Unternehmen steht. Wir reden hier bewusst nicht von der Verbreitung von Neuigkeiten im Team, denn hierfür stehen in den meisten Betrieben Systeme bereit. Der Wissenstransfer im Unternehmen ist dagegen grundlegend wichtig für den Erhalt des nicht sichtbaren Vermögens Ihres Betriebs: personengebundenes Fachwissen und nicht dokumentierte Expertise. Die Lernkultur ist mitunter auch entscheidend für die Position am Markt und die Konkurrenzfähigkeit.
Die richtigen Wissenstransfer Methoden für Ihren Betrieb auswählen
Sie kennen jetzt den Umfang des Wissensschatzes in Ihrem Betrieb und die Bereitschaft einer positiven Lernkultur gegenüber in Ihrem Team. Auch wenn selbst der Bau einer eigenen App heutzutage kein Hexenwerk mehr ist, bleibt Digitalisierung in KMU gerne noch hinter den Möglichkeiten zurück. Daher gibt es nicht die eine Methode, sondern erst Versuche, dann Verfeinerungen, um den Wissenstransfer im Unternehmen zu steuern.
- Welche Lerntypen finden Sie in Ihren Mitarbeitern? Sehen, Hören, Nachmachen, selbst dokumentieren? Je unterschiedlicher Ihre Mitarbeiter sind, desto mehr Varianten sollten Sie zur Verfügung stellen. Das Video mit Erklärung, dazu eine Checkliste und bestenfalls noch ein Warnschild am Einsatzort mit Risiken könnten eine Möglichkeit sein.
- Was für Systeme haben Sie im Einsatz, wie ist der Zugang zu Material, Rechnern, Tablets oder Schautafeln? Die ausgefeilte Online-Lösung bringt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter im Kellergeschoss an Maschinen arbeiten und kein Netz haben. Hier ist ein Ordner mit Papierinfos, Übersichtstafeln oder ein Tablet mit genug Speicherplatz eher sinnvoll. Bevor Sie in teure Technik für den Wissenstransfer starten, behalten Sie den Überblick und beginnen Sie mit den vorhandenen Mitteln. Setzen Sie sich ein Zeit- und Kostenbudget für das Projekt und prüfen Sie den Fortschritt regelmäßig.
- Überprüfen Sie am Anfang die Wissens-Struktur wie Arbeitsbereiche, Chronologie, alphabetische Ordnung: Je klarer die Struktur am Anfang festgelegt wird, desto leichter lässt sie sich später fortführen oder überarbeiten. Wenn Ihre Materialien keine Standardbenennung haben, sorgt das in der Regel irgendwann für Probleme.
- Wie viel Zeit können Sie für das Projekt „Wissenstransfer“ jetzt und später freisetzen? Jeder Ausdruck braucht irgendwann Ergänzungen, eine Online-Lösung muss bei Neuigkeiten gepflegt werden. Achten Sie bei der Auswahl auch auf die langfristigen Kosten: Lizenzen, Bearbeitungen, Arbeitszeit und rechnen Sie die Risiken samt Kosten eines personellen Ausfalls oder einer fehlerhaften Ausführung durch. Die Kosten für Wissenstransfer-Arbeiten liegen in der Regel unter dem wahrscheinlich eintretenden Schaden.
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Unser Tipp aus der Praxis für den Start in den Wissenstransfer
Fangen Sie klein an. In der Regel lohnen sich Prozesse wie „Angebot erstellen“ oder „Wareneingang durchführen“ als erste dokumentierte Abläufe. Hier finden sich die höchsten Varianzen der Bearbeitenden, in der benötigten Zeit und auch bei Ablageorten. Begleiten Sie (oder ein beauftragter Mitarbeiter) den Vorgang mit einem Gespräch und der Handykamera vom Auslöser (Anfrage ist eingegangen, Ware ist geliefert) bis zum Ende des Ablaufs (Angebot ist verschickt, Ware ist eingeräumt). Beim Durchsehen halten Sie die wichtigen Punkte fest, notieren Problemstellen und Risiken.
Abhängig von Ihren Mitarbeitern können Sie jetzt den Idealablauf als neuen Standard aushändigen oder im Team besprechen, bzw. mit einzelnen Mitarbeitern wiederholen. Drei Leitziele sollten Sie sich für die Kommunikation setzen:
- Niemanden vorführen: Das wird die Bereitschaft im Team senken, zukünftig mitzuarbeiten.
- Das gesetzte Ziel erklären: Die langfristige Stärkung des Betriebs steht im Vordergrund, nicht der einzelne Mitarbeiter.
- Erwartung ans Team formulieren: Die Mitwirkung ist das Eine, das Andere die Bereitstellung der passenden Materialien. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, eigene Bedürfnisse an den Wissenstransfer zu formulieren.
Ausgehend von diesem ersten Versuch und der Rückmeldung Ihrer Mitarbeiter bekommen Sie mehr Information zur Auswahl der Wissenstransfer Methoden. Je nach verfügbarer Zeit und Budget können Sie nun passende Dienstleister finden, Software-Möglichkeiten prüfen oder mit der bereits genutzten Dateiablage starten. Vielleicht findet sich in Ihrem Team jemand, der die passenden Kenntnisse besitzt und Sie unterstützen kann. Aber auch hier gilt: Nicht eine Insellösung nutzen, die später nicht mehr im Zugriff ist, sei es durch Lizenzen oder personelle Wechsel.
Fazit zu den passenden Wissenstransfer Methoden
Die perfekten Wissenstransfer Methoden gibt es nicht, da sich jeder Betrieb unterscheidet. Sind die Fronten zwischen Führungsebene und Belegschaft verhärtet, kommen weitere gravierende Probleme hinzu. In der Regel stehen die Fragen nach dem zu vermittelnden Wissen, nach den vorhandenen Möglichkeiten im Betrieb und die Bereitschaft der Mitarbeiter mitzuwirken im Vordergrund. Erst mit der Beantwortung dieser Grundsatzfragen geht es an die Methoden. Gemeinsame Arbeitszeit im Team ist mit einem Teamevent leichter zu vereinbaren als bei Übergaben im Schichtbetrieb. Hier ist eine schnelle zentrale Zugriffslösung sinnvoll. In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir mit Ihnen Ihre betriebliche Situation, um Ihre individuelle Lösung zum Wissenstransfer zu finden.
Mit besten Grüßen aus Bayreuth,
Axel Schröder
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Die systematische Wissenssammlung und Verteilung im Betrieb ist keine Aufgabe für nebenher. Ohne System und den Aktionsplan Wissenstransfer scheitern die Bemühungen schnell und frustrieren alle Betriebsangehörigen.
Bildquelle: Canva.com © Kzenon