Zeiterfassung für mehr Effizienz und ganz ohne Kontrollzwang!

Zeiterfassung ist für viele Arbeitnehmer ein Synonym für Kontrolle und deshalb Ausbeuterei. Unternehmer sehen dabei nur bürokratische Hürden und die Pflicht zum Arbeitsschutz mit Pausenregeln. Ein wichtiger Aspekt fällt dabei unter den Tisch: Mit Zeiterfassung sind Sie effizienter und kommen Fehlern und Verschwendung schneller auf die Schliche! Lesen Sie deshalb, wie wir mit unserer Zeiterfassung unseren Workflow optimieren!

Zeiterfassung zwischen Privileg, Pflicht und Gesetz

Laut EuGH 2019 kommt die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Das dient dabei in erster Linie dem Schutz der Arbeitnehmer vor Ausbeutung und Unmengen Überstunden. Ob sich Missstände in Unternehmen ändern, bleibt offen. Wir wissen: Sobald Zahlen schwarz auf weiß stehen, besteht die Chance eines Wandels. Sensible Personendaten wie die Arbeitszeiten brauchen deswegen besonderen Schutz und fallen unter die DSGVO. In einigen Betrieben gibt es aber beispielswese keine oder zu wenig Pause oder Mitarbeiter verstoßen gegen ihre Regelungen. Gesundheitliche Probleme wie Burnout oder Rückenschmerzen stehen dann regelmäßig in Zusammenhang mit Überlastung und schwierigen Arbeitsbedingungen. Mit einer Zeiterfassung erkennen Sie deshalb Risikofaktoren wie Überstunden. Und Ihre Mitarbeiter bekommen mit Zeiterfassung dazu eine Einschätzung Ihrer Arbeitslast.

Messen und Steuern mit Zeiterfassung

In einer ähnlichen Richtung liegt aber auch der besondere Vorteil der Zeiterfassung: Messung und Steuerung der Geschäftsprozesse sind transparenter mit digitaler Zeiterfassung.
Denn wie lange suchen Ihre Mitarbeiter Unterlagen? Wissen Sie, wie lange ein Angebot braucht oder beispielsweise eine Rechnung? Gibt es dafür vielleicht Barcodes für Kundenaufträge, die Zeitstempel festhalten für Wareneingang, Produktion, Versand?

Der Scheinwerfereffekt mit Zeiterfassung

In vielen Betrieben ist die Überraschung groß, wenn das Programm die Auswertung ausspuckt. Die Kalkulation von Preisen ist nicht ausreichend, wenn ein Dokument doppelt soviel Arbeitszeit benötigt wie veranschlagt. Das Material setzt schon Rost an, bis die letzten Teile eintreffen oder ist dann im letzten Lagereck eingebaut?
Setzen Sie sich ein Ziel und messen Sie zuerst den ersten Teilbereich: mit einer Stoppuhr, einer Excel- oder Papierliste. Im Idealfall notieren Sie sich dafür schon im Vorfeld Ihre angenommenen Zeiten wie die drei wichtigsten Kennzahlen: Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit und Volumen.
Wenn die Messung zu diesem Ergebnis kommt: Herzlichen Glückwunsch! Testen Sie doch gleich ein weiteres Gebiet und genießen Sie den Scheinwerfereffekt! Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit fokussieren, steigern Sie in der Regel die Produktivität um 20 Prozent! Allein aufgrund der Messung!

Zeiterfassung für effizienteres Arbeiten

In den meisten Fällen tritt aber zuerst ungläubiges Staunen auf. Mit den festgehaltenen Zeiten starten Sie in die Verbesserungs Kata. Mit 5-Why und Ishikawa-Diagramm ergründen Sie dann die Ursachen. Denn das Erfassen der Zeit ermöglicht eine Standardisierung der Vorgänge: Lean Standard Work ist das Zauberwort! Alle arbeiten dabei auf die gleiche Weise mit vorhersehbaren Ergebnissen. Mit Shopfloor Management und der richtigen Fehlerkultur starten Ihre Mitarbeiter ohne mulmiges Gefühl in die Zeiterfassung. Die Messung ist der erste Schritt zu mehr Effizienz. Profitieren Sie von weniger Verschwendung und mehr Zeit für Kernprozesse.

Angst vor Kontrolle und Überwachung

Viele Programme zur Zeiterfassung erfassen mit Automatikmodus die Tätigkeit. Teils geschieht das mit Browser-Tabs und offenen Programmen. Aus einer App entwickelt sich auf diese Weise schnell eine Kontrolle über die PC-Nutzung der Mitarbeiter. Für Lean Leader ein Unding! Mitarbeiter entwickeln und gemeinsam Ziele erreichen statt Kontrolle! Klären Sie im Vorfeld, welche Möglichkeiten eine Software hat und welche rechtlichen Vorgaben Sie haben. Achten Sie darauf, welche Funktionen zu Vertrauensverlust führen. Bei einem möglichen Betrug durch Mitarbeiter hüten Sie sich vor illegalen Überwachsungstools. In diesem Fall lesen Sie Vergleichsdaten zu anderen Mitarbeitern aus.

Wozu eine Zeiterfassung nutzen?

Eine Zeiterfassung bietet unterschiedliche Möglichkeiten: reine Erfassung der Arbeitszeit oder projekt- oder kundenbasierte Auftragszeit. Sie erhalten direkt den Nachweis zur Einhaltung des Arbeitsschutzes.

Mit einem sinnvollen Datenmanagement und Datenaufbereitung lesen Sie gleichzeitig viel mehr aus den Zeiten: Sie erfassen Kennzahlen und steuern Prozesse im Unternehmen. Der effizientere Einsatz von Arbeitskraft und Ressourcen steigert Ihren Unternehmenswert. Lean Production und Lean Office sind ideale Beispiele, wie Sie Zeit und Geld durch Optimierung sparen.

Minutengenaues Abrechnen steigert die Kundenbindung und erleichtert das Rechnungsschreiben. Denken Sie an Einsätze mit handgeschriebenen Datenblättern, die Bürokräfte mühsam übertragen und zusammen rechnen. Mit der richtigen IT-Strategie und der passenden Software reduzieren Sie diese Arbeit auf einen Datenexport. Ein Praxisbeispiel finden Sie in unserem Whitepaper am Ende des Artikels.

Der richtige Weg zur Zeiterfassung

Im richtigen Arbeitsklima reicht eine kurze Einführung. Die Unternehmenskultur ist wohlwollend und vertrauensvoll. Die Mitarbeiter verstehen, dass die Zeiterfassung ein Schritt zur Verbesserung ist, keine Gängelei. Ängste kommen zur Sprache und verschwinden durch Toleranz und offene Kommunikation.

Mit dem richtigen Hilfsmittel steigt die Autonomie Ihrer Mitarbeiter: Jeder kann Urlaubstage zur Freigabe eingeben und eigene Arbeitszeit überprüfen. Bei großen Abweichungen ist eine schnellere Korrektur einfacher. Bei komplexen Systemen lohnt sich die stufenweise Einführung mit passender Einarbeitung.

Los geht´s mit der passenden Software zur Zeiterfassung

Stechuhren, automatische Arbeitszeit-Tracker, Schlüsselanhänger für Sensoren und handgeschriebene Zettel – in der Zeiterfassung gibt es nichts, was es nicht gibt. Neben der Kostenfrage sind die Bedürfnisse interessant: Was gibt es auf dem Markt, was brauchen Sie und welches Produkt entspricht allen Kriterien und ist für die Zukunft sinnvoll?

Einfache Listen

Mit Excel gibt es viele Vorlagen zur Zeiterfassung. Gerade durch flächendeckende Kurzarbeit durch das Pandemie-Risiko sind diese durch die Nachkontrollen wichtig. Nachteil: Die Eintragung erfolgt manuell. Ebenso die Auswertung. Sie brauchen einen Überblick über die erfassten Daten. Zusätzlich brauchen Sie gesteckte Ziele, die Sie überprüfen möchten.

Hardware

Werkzeuge wie Smartwatch, Bluetooth-Geräte zur schnellen Erfassung oder ein Schrittzähler für gelaufene Strecken im Lager: Alle haben Vor- und Nachteile. Ihre Mitarbeiter aktivieren sie manuell oder bekommen begrenzte Werte wie die Strecke. Die Zielentfaltung ist abhängig vom Instrument, die Vorarbeit mit IT-Strategie lohnt sich!
Der Datenschutz ist abhängig von Herstellern, Arbeitsweise und Standorten möglicher Server. Mit EAM kennen Sie Ihre IT-Architektur und standardisieren alles. Die passende Schnittstelle zum ERP-System besitzt nicht jedes Werkzeug.

Software

Gleiches gilt für Software als Clouddienst oder zur Installation. Timecamp besitzt beispielsweise eine Schnittstelle zu Trello und neben der manuellen Erfassung gibt es einen automatischen Modus. In unserem kostenlosen Whitepaper erklären wir die Vorzüge dieser Kombination. Gleichzeitig gibt es wie in jeder App Schwächen, die die Handhabung erschweren. Umgehen Sie spätere Probleme, indem Sie sich im Vorfeld Gedanken machen:

• Was will ich mit der Zeiterfassung erreichen?
• Welche Regelungen gelten für mein Unternehmen?
• Was war das bisherige System im Betrieb?
• Benötige ich Schnittstellen oder bestimmte Exportformate?
• Ist der Support sinnvoll erreichbar? Wo ist die Firma ansässig?
• Wie viele Mitarbeiter habe ich und wie viel kosten mögliche weitere Lizenzen?
• Ist das Programm ausreichend oder eine Ergänzung zu bestehender Software?

Fazit zur Zeiterfassung

Keine sinnvollen Ergebnisse ohne Messung – in unserer Erfahrung zeigt sich das in den meisten Betrieben! Gleiches gilt für die richtige Lösung um Zeiten zu erfassen. Machen Sie sich Gedanken und vergleichen Sie Angebote. Denken Sie strategisch und operativ für die nächsten Jahre. Auf diese Weise verhindern Sie eine unnötige Umstellung nach kurzer Zeit, wenn eine Neuorientierung ansteht. Eine Umstellung von Arbeitsnachweisen benötigt Feingefühl: Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein, informieren und kommunizieren Sie ausreichend und vor allem vorher! Nutzen Sie die Zeiterfassung, um die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu steigern und überlegen Sie sich Belohnungen für erreichte Ziele! Bei Sorgen oder Problemen stehen wir Ihnen zur Seite und beraten Sie zum richtigen Vorgehen!

Mit besten Grüßen aus Bayreuth,
Axel Schröder

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