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SevDesk – wie macht sich das Büro in der Cloud?

SevDesk
In unserer Reihe der „Große Freeware Test“ stellen wir heute ein Cloud-basiertes CRM-System vor. Im Gegensatz zu den bisher vorgestellten CRM-Systemen muss dieses nicht zwingend auf dem Rechner installiert werden, sondern kann bequem über einen Internet-Zugang genutzt werden. Damit entfallen auch alle weiteren Systemvoraussetzungen für die Software.

Das hat den Vorteil, dass Sie als Unternehmer nicht an den heimischen Rechner gebunden, sondern mit Ihrem gesamten System mobil sind. Mit Hilfe von Apps für Android- und iOS-Mobiles sind Büroarbeiten von überall aus möglich.

Dabei fungiert das sehr übersichtlich gestaltete, sogenannte Dashboard (Armaturenbrett) bei sevDesk als zentrale Anlaufstelle, über die sämtliche anfallenden Arbeiten erledigt werden können. Hier werden auch alle wichtigen Daten der eigenen Firma wie Anschrift, Steuernummer, Kontenrahmen oder Umsatzsteuer-ID hinterlegt.

Der Hersteller  SEVENIT richtet sich mit seinem Angebot an Leistungen von sevDesk überwiegend an Freiberufler und Selbständige.

Start von sevDesk

Der Start von sevDesk ist denkbar einfach. Lästiges Downloaden und Installieren von Software entfällt, es ist lediglich eine einmalige Anmeldung mit Angabe von E-Mail-Adresse und Telefonnummer über die Internetseite von sevDesk, http://sevdesk.de, nötig.

Nach der Anmeldung erhält man von sevDesk eine sehr freundlich formulierte Mail mit vielen wertvollen Hinweisen und einem Link zu einem Einführungsvideo. Das Programm ist sofort einsatzbereit und man kann direkt mit der Eingabe von Daten beginnen.

Die Standard-Version von sevDesk für maximal einen Nutzer ist kostenlos und beinhaltet folgende Funktionen

  • Kundenverwaltung
  • Rechnungen schreiben
  • Angebote schreiben
  • Aufträge schreiben
  • Lieferscheine schreiben
  • 1 GB Dokumentenspeicher
  • Support per E-Mail oder Telefon

Funktionen wie Mahnungen, Lagerverwaltung, Post-Schnittstelle, eigenes Briefpapier, mehrere Nutzer, mehr Speicherplatz oder individuelle Auswertungen können per Abo mit monatlicher Zahlung gebucht werden. Das Abo ist gestaffelt und an die unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen anpassbar. Die Preise sind moderat und dem Service angemessen.

Wie arbeite ich mit sevDesk?

Nachdem Sie sich angemeldet und ein Passwort vergeben haben, können Sie sich sofort einloggen. Das Dashboard von sevDesk ist äußerst übersichtlich und nutzerfreundlich gestaltet:

Erste Schritte

Erste Schritte in sevDesk

Ausloggen können Sie über die obere Menüleiste rechts oben, hier verwalten Sie auch über Einstellungen und Ihr Abo und Ihre eigenen Kontendaten bei sevDesk.

SevDesk bietet Ihnen eine Checkliste mit ersten Schritten. Nachdem Sie die einzelnen Schritte erledigt haben, beispielsweise Ihre Firmendaten eingeben, werden diese auf der Checkliste abgehakt. Auf diese Weise behalten Sie immer den Überblick darüber, welche Funktionen Sie bereits eingerichtet haben.

Adressverwaltung mit sevDesk

Mit sevDesk können Sie eine Fülle von relevanten Daten in die Adressdatei eingeben. Hier bestimmen Sie, ob ein Kontakt als Privatperson oder als Organisation, als Kunde oder als Geschäftspartner angelegt wird und tragen Kontaktmöglichkeiten, Geburtstag oder weitere Informationen ein. Sie können den Status eines Kunden jederzeit ändern, beispielsweise von „Interessent“ in „Kunde“.

Sie können so viele Telefonnummern oder Adressen hinzufügen, wie Sie benötigen.

Adressen anlegen

Adressen anlegen mit sevDesk

Ihre Kontakte werden in sevDesk mit Symbolen versehen, so können Sie in der Übersicht Alle Kontakte auf einen Blick sehen, wer ein Interessent, Kunde, Partner oder Lieferant ist.

Zusätzlich können Sie sog. Tags vergeben und auf diese Weise Ihre Kontakte kategorisieren und gezielt nach diesen Schlagworten filtern.

Kontakt-Übersicht

Kontakt-Übersicht von sevDesk

Besonders hilfreich ist der Support, den SEVENIT anbietet. In jeder Funktion finden Sie rechts unten ein kleines grünes Fragezeichen, über das Sie direkt eine Mail mit Ihren Fragen an die Entwickler senden können.

Angebote, Aufträge und Rechnungen schreiben mit sevDesk

Genau so wie die Adressverwaltung funktionieren alle weiteren Funktionen von sevDesk. Gehen Sie zurück auf Dashboard und wählen Sie dort die Funktion Aufträge aus.

Angebote und Aufträge

Angebote und Aufträge von sevDesk

Sie können während der Angebots-Erstellung neue Artikel einfügen, die Abgabe-Einheit und den Preis festlegen und eine Artikelnummer vergeben.

Artikel einfügen

Artikel einfügen mit sevDesk

Fertige Angebote können wahlweise als E-Mail oder als Post versandt oder als PDF gespeichert werden. Wenn Sie in den Firmenangaben Ihr Logo hinterlegt haben, wird dieses automatisch in den Briefkopf übernommen. Außerdem können Sie jetzt noch entscheiden, welche Artikel-Angaben in das Angebot übernommen werden sollen.

Fertiges Angebot

Fertiges Angebot von sevDesk

In der Übersicht sind alle Angebote und der jeweilige Status einsehbar.

Möchten Sie aus einem Angebot einen Auftrag erzeugen und aus diesem einen Lieferschein oder eine Rechnung, können Sie dies ganz einfach über das Menü im Angebot machen. Wählen Sie an der Seite die gewünschte Funktion aus. Mit sevDesk können Sie das Angebot als „Auftrag erhalten“ oder „Auftrag abgelehnt“ markieren. So behalten Sie immer im Blick aus welchen Angeboten Aufträge wurden und können diese Zahlen im Hinblick auf zukünftige Strategien auswerten.

Aufträge erzeugen

Aufträge erzeugen mit sevDesk

Dokumente verwalten mit sevDesk

Über das Dashboard-Menü gelangen Sie in die Funktion Dokumente. Sehr bequem lassen sich über diese Anwendung neue Ordner erstellen, Dokumente hochladen und diese verwalten.

Innerhalb der Übersichtsliste lassen sich die einzelnen Dokumente per drag and drop in andere Ordner verschieben oder per rechten Mausklick umbenennen oder löschen.

Dokumente

Dokumente verwalten mit sevDesk

Aufgaben verwalten mit sevDesk

Mit der Funktion Aufgaben in die Sie ebenfalls wieder über das Dashboard gelangen, vergeben und verwalten Sie Aufgaben innerhalb Ihrer Firma. Vergeben Sie Referenzen, weisen Sie einen Bearbeiter zu und geben Sie einen Termin mit Erinnerung ein und vermeiden Sie dadurch ein Übersehen von anfallenden Tätigkeiten.

Aufgabe eintragen

Aufgabe verwalten mit sevDesk

Pro und Contra von sevDesk

SevDesk stellt eine hervorragende CRM-Lösung für kleine Betriebe, Selbständige und Freiberufler dar, die auf das wesentliche reduziert ist, sich einfach und unkompliziert bedienen lässt und durch ein durchdachtes und übersichtliches Design besticht. Die klare und transparente Kostenstruktur des Herstellers lässt den Kunden immer genau wissen, welche Leistungen für welchen Tarif zu bekommen sind, es gibt keine versteckten Kosten oder Werbebanner, die man als Freeware-Nutzer in Kauf nehmen muss.

Das Dashboard ist der Dreh- und Angelpunkt des Systems. Hier kann man auf einen Blick die letzten Aktivitäten und anstehenden Aufgaben sehen und durch das Programm navigieren:

Dashboard

Dashboard-Ansicht von sevDesk

Die Frage nach der Datensicherheit in der Cloud ist sicher nicht unberechtigt. Die Verschlüsselung der Daten erfolgt durch eine tägliche Datensicherung mit 256bit SSL-Verschlüsselung. Die Daten werden in einem TÜV geprüften Rechenzentrum gespeichert.

In Anbetracht der Tatsache, dass Cloud-Computing mehr und mehr an Bedeutung gewinnt, Zeit, Kosten und Ressourcen spart muss jeder Unternehmer die Frage für sich selbst beantworten, ob die Kosten-Nutzen Rechnung aufgeht.

Die kostenlose Nutzung ist für einzelne Personen bereits sehr attraktiv. Darüber hinaus gehende Angebote und Leistungen von  SEVENTIN rechtfertigen ein Abo in meinen Augen in jedem Fall.

Claudia Sommermann, Bayreuth

Bildquelle: fotolia, © Nadezhda

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