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Prozessorientierte Organisation schaffen und voranbringen

Prozessorientierte Organisation Definition Aufbauorganisation Ablauforganisation © Worawut Prasuwan

Die prozessorientierte Organisation unterscheidet sich in wesentlichen Bereichen von der hierarchisch geprägten Organisation. Mit einer horizontalen Ausrichtung statt der vertikalen Organisation legt die prozessorientierte Organisation ihrer Definition nach die Prozesse als Organisationsgrundlage fest. Denn die Aufbauorganisation nach Linien-, Stab- und weiteren Aufbau-Organisationsformen ist häufig nicht reibungslos mit der Ablauforganisation vereinbar. In dieser Übersicht finden Sie die wichtigen Informationen, um Ihren Betrieb als prozessorientierte Organisation auf- oder umzubauen.

Voraussichtliche Lesedauer: 12 Minuten

Was ist eine prozessorientierte Organisation – FAQ

Was ist die prozessorientierte Organisation?

Eine Form der Unternehmensorganisation, die bereichsübergreifend anhand ihrer Geschäftsprozesse ausgerichtet ist.

Welche Vorteile hat die prozessorientierte Organisation?

Die Verknüpfung der Unternehmensorganisation mit dem Prozessmanagement ermöglicht einem Unternehmen schneller und flexibler auf seine Umwelt und Kundenanforderungen einzugehen. Die strukturierte Optimierung der Prozesse sorgt für mehr Effizienz und weniger Arbeit für die Katz‘.

Welche Nachteile hat die prozessorientierte Organisation?

Bei zu raschem oder ungeplanten Vorgehen können Hierarchie-Rangeleien, Kompetenzschwierigkeiten und Fehler durch fehlendes Verständnis auftreten, die das Unternehmen in Folge blockieren könnten. Die Organisationsabbildung ist komplexer als ein vertikales Organigramm.

Wie lange dauert die Einführung einer prozessorientierten Organisation?

Das ist abhängig von Unternehmensgröße, Alter, Unternehmenskultur, bisherigem Prozessdenken und Ressourcen für die Einführung. Von wenigen Monaten bis mehreren Jahren ist die Zeitspanne abhängig von verschiedenen Faktoren.

Gibt es Förderungen für die Umstellung der Unternehmensorganisation?

Das ist keine pauschal beantwortbare Frage. Abhängig von Bundesland, aktueller Unternehmensorganisation, der IT-Infrastruktur und vielen weiteren Punkten können Förderungen in Frage kommen, die jedoch eine individuelle Prüfung benötigen.

Die prozessorientierte Organisation in den Organisationsformen

Für langfristigen Erfolg benötigt ein Unternehmen eine strukturierende Organisationsform. Die richtige Organisationsform ist dabei abhängig von der vertikalen und horizontalen Ausrichtung: Welche Funktionen, Rollen und Prozesse sind entscheidend für den Unternehmenserfolg? Die prozessorienierte Organisation nimmt hier eine Sonderstellung ein, die weniger hierarchisch geprägt ist, sondern – nicht nur ihrem Namen nach – die Prozesse als entscheidendes Kriterium nimmt. Daraus erschließen sich gleichzeitig neue Möglichkeiten wie auch mögliche Probleme in gewachsenen Unternehmensstrukturen.

Organisationsformen – Prozessorientierte Organisation, Ablauforganisation und Aufbauorganisation
Organisationsformen – Prozessorientierte Organisation, Ablauforganisation und Aufbauorganisation

Prozessorientierte Organisation: Definition, Strukturen und Rollen

„Die prozessgesteuerte Organisation ist ein Unternehmen, das um seine primären Geschäftsprozesse herum strukturiert, organisiert, verwaltet und gemessen wird.“

BPM CBOK® Version 4 .0, deutsche Version S. 390.

Neben den Prozessen und ihrer Organisation in einem Unternehmen sind besonders die Verantwortungsträger wichtig. Anders als in einem vertikalen Organigramm abgebildet, gelingt in der Regel keine scharfe Trennung innerhalb eines Prozessablaufs, gerade bei mehreren beteiligten Bereichen. Dieser Problematik trägt die prozessorientierte Organisation Rechnung, indem Sie nicht mit den Funktionen von Bereichs-, Abteilungsleiter und mehr arbeitet, sondern mit Rollen im Prozessmanagement. So werden Prozesse Ende-zu-Ende strukturiert, organisiert und verbessert,d haben qualifizierte Prozessmanager, Prozessverantwortliche und Prozessmodellierer für eine nachhaltige Unternehmensorganisation.

Die Befähigung der Prozessexperten, also der ausführenden Mitarbeiter, Verantwortung für ihre Prozesse zu tragen, weicht stark ab von der vertikalen Befehlskette der Aufbauorganisation. Kernelement ist der Kundenwunsch, der für die Abbildung von A bis Z und die Verbesserung der Geschäftsprozesse verantwortlich ist. So entsteht eine horizontale Organisation entlang der Geschäftsprozesse. Die Gegenüberstellung von Aufbau- und auch Ablauforganisatioin zeigt die Unterschiede.

Organisationsmodell Unternehmensaufbau Unternehmensphasen Unternehmensdesign © Yuri_Arcurs

Das richtige Organisationsmodell

Wo stehen Sie mit Ihrem Unternehmen? Was hat sich über die Jahre verändert und welchen Herausforderungen stellen Sie sich momentan?

Aufbauorganisation: Funktionen und Hierarchien

Die Aufbauorganisation hält alles im Unternehmen fest. Bekannt sind Organigramme für Personen, Abteilungen oder Räume. Lagerhaltung ist ein weiteres Beispiel für Aufbauorganisationen, gerade wenn es um größere Unternehmen geht. Sie steht damit in einem starken Gegensatz zur prozessorientierten Organisation.

Bei der Aufbauorganisation steht die Abteilungs- und Stellenbildung im Vordergrund. Ergebnisse der Aufbauorganisation sind Stellen wie „Lagerist“ oder „Einkäufer“ und Abteilungen wie „Vertrieb“ oder „Produktion“. Diese Einteilungen sind in der Regel in einem Organigramm dargestellt. Diese Organisationsstruktur bildet Hierarchien, Funktionen und Abteilungen einer Institution oder Firma ab. Die Darstellung als Organigramm ermöglicht einen schnellen Überblick über Funktionsträger auf einer Hierarchieebene. Delegation und Arbeitsverteilung bekommen eine sichtbare Struktur. Diese Organisation verortet Informationen.

Flache Hierarchie Definition Vorteile Nachteile © Gajus

Welche Hierarchieform passt wann?

Gerade wachsende Unternehmen müssen ihre Organisation irgendwann anpassen oder scheitern mit der ursprünglichen Form.

Ablauforganisation: Vorgänge und Abläufe im Vordergrund

Die Ablauforganisation berührt jeden einzelnen Vorgang im Betrieb. Allgemeine Aufgaben in Vertrieb, Buchhaltung, Lager, Produktion oder in der Kommunikation sind dabei ebenso Teil der Ablauforganisation wie das Verfassen eines Newsletters. Der Kontakt zwischen den einzelnen Abteilungen – die Schnittstelle – ist ein wichtiger Bestandteil der Organisation, um Abläufe optimieren zu können.

Bei der Ablauforganisation geht es deshalb wie bei der prozessorientierten Organisation um die Gestaltung der Arbeitsprozesse. Die Organisation der Abläufe wird dabei in einen räumlichen, zeitlichen und informatorisch logischen Zusammenhang gesetzt. Die Verzahnung von Aufbau- und Ablauforganisation zeigt sich in der Verknüpfung der Prozessschritte mit definierten Stellen und Abteilungen. Ziel der Organisation der Abläufe ist die effiziente Verteilung von Arbeit. In diese Kategorie fallen die Art und Weise eines Ablaufes in Verbindung mit den zuständigen Personen oder Abteilungen.

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Prozessorientierte Organisation im Detail

Denn was macht die prozessorientierte Organisation Definition genau aus? Einerseits die Organisationsstruktur entlang der Ende-zu-Ende-Geschäftsprozesse. Andererseits die bereichsübergreifende Verantwortung, die besonders durch die Prozessrollen getragen wird. Diese können dabei – müssen aber nicht – mit aufbauorganisatorischen Funktionen zusammenfallen. Dafür braucht es ein Prozessbewusstsein, das von oben nach unten und unten nach oben verstanden wird. Gerade bei der Transformation zu einer prozessorientierten Organisation ist es wichtig, den verantwortlichen Prozessrollenträgern den nötigen Rückhalt zu geben, selbst wenn sie vorher in der Hierarchie weiter unten standen.

Abbildung der Geschäftsprozesse

Die Geschäftsprozesse sind Ende-zu-Ende in der prozessorientierten Organisation dargestellt. Mit der Prozessmodellierung über mehrere Ebenen steht so ein kompletter Überblick über das Unternehmen bereit. Mit der Prozessabbildung rücken die Kundenanforderungen mit den internen Organisationseinheiten, Partnern und Lieferanten auf eine Abbildungsebene. Die strikte Einteilung hierarchischer Gliederungen weicht zugunsten einer ganzheitlichen Betrachtung der Geschäftstätigkeit anhand der Prozesse auf.

Verantwortung, Funktionen und Prozessrollen

Anders als die leitenden Funktionen in einem Organigramm konzentrieren sich die Verantwortlichkeiten nach der prozessorientierten Organisation Definition auf die unterschiedlichen Prozessrollen. Diese sorgen für die konsequente Bearbeitung, Modellierung, Steuerung und Optimierung der Prozesse. Die wichtigsten Rollen in prozessorientierten Organisation sind daher nicht Stabschef, Vertriebsleiter und Co. sondern

Diese prozessrelevanten Rollen mit wichtigen aufbauorganisatorischen Funktionen in Einklang zu bringen ist eine der größten Schwierigkeiten bei der Einführung einer prozessorientierten Organisation. Eine klare Kompetenzzuweisung ist ebenso wichtig wie das notwendige Prozessdenken auf allen Ebenen. Beide Strukturen stehen sich nicht gegenüber, sondern sorgen zusammen für die bestmögliche Organisation eines Betriebs.

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Die lernende prozessorientierte Organisation

Sowohl in der Aufbauorganisation als auch in der Ablauforganisation sind Arbeitsweisen häufig statisch. Abgesehen von Qualitätsmanagement oder nötiger digitaler Veränderungen kommt es selten zu einer systematisch verankerten Optimierung des Unternehmens. Nach der prozessorientierten Organisation Definition verhält es sich hierbei anders: Die Darstellung der Unternehmensorganisation anhand der Geschäftsprozesse mit ihren verantwortlichen Prozessrollen arbeitet konsequent mit der Prozesssteuerung und damit auch der Prozessoptimierung. Festgelegte Kennzahlen geben Aufschluss über die Prozessleistung und alle Mitarbeiter sind in dieses prozessorientierte Vorgehen eingebunden. Die bereichsübergreifende Zusammenarbeit statt in Silodenken zu verharren, macht Prozessverbesserungen leichter möglich und senkt die Schnittstellenzahl bis Entscheidungen getroffen werden können.

Aufbau prozessorientierte Organisation
Aufbau prozessorientierte Organisation

Formen der Aufbauorganisation und eine mögliche Einordnung

Je nachdem wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist, lohnt sich ein genauerer Blick auf die unterschiedlichen Formen der Aufbauorganisation. Grundsätzlich können Sie zwischen drei traditionellen Formen der Aufbauorganisation unterscheiden, die flache Hierarchie heranziehen oder das Organisationsmodell bestimmen. Die Aufbauorganisation ist dabei in der Regel verbunden mit einem Organigramm.

Organigramm Fotolia © contrastwerkstatt

Organigramm erstellen

Wie Sie Ihr Unternehmen noch besser organisieren und strukturieren, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt in unserem Hintergrundartikel zum Organigramm!

1. Funktionale Aufbauorganisation

Vermutlich folgt Ihr Unternehmen dabei, wie die meisten KMU, einer funktionalen Organisation. Das bedeutet, Ihr Unternehmen gliedert sich nach Funktionen, wie Beschaffung, Produktion oder Forschung und Entwicklung. Zusammengefasst werden also gleichartige Aufgaben. Je nach Größe des Betriebs setzen Sie Bereichsleitungen ein, die wiederum als Schnittstelle nach oben und/oder auf der gleichen Ebenen fungieren. In der Grafik sind die oberen Ebenen der Geschäftsführung, der Vertriebsleitung und der Werkstattleitung den einzelnen Teams übergeordnet.

Funktionale Aufbauorganisation
Funktionale Aufbauorganisation

2. Divisionale Organisation

In einer divisionalen Organisation richtet sich der Aufbau nicht nach Funktionen, sondern nach Objekten (Produkte, Kundengruppen, Länder). Daher habe vor allem Unternehmen mit einem sehr unterschiedlichen Produktangebot diese Aufbauorganisation. Die einzelnen Geschäftszweige haben unterschiedliche Ansprüche an die verschiedenen Bereiche, weswegen ein paralleler Aufbau sinnvoll ist.

Divisionale Aufbauorganisation
Divisionale Aufbauorganisation

3. Die Matrixorganisation

Ist Ihr Unternehmen sowohl nach Funktionen als auch nach Objekten gegliedert, spricht man von einer Matrixorganisation. Hier überlappen sich die Bereiche und Verantwortlichkeiten und es kommt zu einer Verknüpfung, z.B. weil Mitarbeiter verschiedenen Abteilungen zuarbeiten. Absprachen und Abstimmungen sind in dieser Form der Aufbauorganisation äußerst wichtig. Sie kommt der prozessorientierten Organisation näher als die reine Aufbauorganisation, da vertikal und horizontale Verbindungen bestehen.

Matrixorganisation
Matrixorganisation

4. Was gehört auch zur Aufbauorganisation?

Neben Hierarchien, Stellenbeschreibungen und passenden Organigrammen lohnt sich ebenfalls der Blick auf den physischen Aufbau: Was gehört alles zu Ihrem Unternehmen? Wie ist alles vom Gebäude bis zur kleinsten Schraube geordnet und erfasst? Ein Inventar erstellen bringt häufig viele Fragezeichen bis alles in die „Sonstiges„-Ablage wandert. Aber macht das Sinn oder sollten Sie nicht viel mehr eine klare Zuordnung finden können? Vielleicht hat das Ordnungssystem bisher nicht Ihren Anforderungen entsprochen?
Denn ob Posten, Verantwortung, Teile oder Geräte – mit einer klaren Benennung und Einordnung sparen Sie sich langfristig Zeit und Nerven! Wie das aussieht, zeigen wir Ihnen hier: Wie ein Organigramm Ihr Leben verändert!

Wie gelingt die Umstellung zur prozessorientierten Organisation?

Jede Umstrukturierung braucht eine Idee, eine Prüfung der aktuellen Situation, einen Plan und viel Durchhaltewillen. Eine steile Hierarchie kann nicht von heute auf morgen zu einer gelungenen prozessorientierten Organisation zu werden. Ebensowenig klappt das bei einem Start-up in der Unternehmenskrise, das in eine klar hierarchische Ordnung wechseln soll.

Wir beraten Sie zu Ihrer aktuellen betrieblichen Situation, prüfen gemeinsam die Ausgangslage und entwickeln einen Plan für eine reibungsarme und effiziente Zukunft!

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Bildquelle: Canva.com © Worawut Prasuwan