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Prozesssteuerung für bessere Abläufe

Prozesssteuerung Definition Aufgaben © anyaberkut

Wie geht es weiter nach der Prozessmodellierung? Ein Prozess, der ungesteuert läuft, verschenkt sein Potenzial. Wenn Sie dagegen über die Prozesssteuerung die Leistung des betrachteten Prozesses messen, arbeiten Sie an seiner Effizienz. Dadurch gelingen Schritte der Prozessoptimierung mit klar messbaren Kennzahlen. Je nach Reifegrad, Lebenszyklus und betrieblichen Veränderungen kann es auch zur Abschaffung von Prozessen kommen. Gerade bei Änderungen in der IT-Strategie werden manche Prozesse hinfällig, während andere neu dazukommen. Ausschlaggebend ist dafür die Zielsetzung eines Prozesses und seine tatsächliche Effizienz. Aber wie gelingt die Messung der Prozessleistung? Was sind die Prozesssteuerung Aufgaben und worauf sollten Sie von Anfang an achten? Wir beginnenn mit der Prozesssteuerung Definition und arbeiten uns von dort weiter vor!

Was ist eine sinnvolle Prozesssteuerung Definition?

Prozesssteuerung beschreibt die Beobachtung und entsprechende Beeinflussung von Prozessen. Die Prozessmodellierung sorgt für Ziele, klare Abläufe und bestimmte Attribute in jedem Prozess. Damit innere und äußere Entwicklungen nicht unbemerkt die Prozessleistung beeinträchtigen, ist die Prozesssteuerung wichtig. Deshalb ist ein Teil der Prozesssteuerung die Prozessleistungsmessung, denn nur mit ihr können qualifizierte Aussagen über einen Prozess getroffen werden. Z.B. ob er seine Prozessziele erreicht, dem aktuellen Stand entspricht oder eben auch hinfällig ist.

Prozesssteuerung Aufgaben Definition
Prozesssteuerung Aufgaben und Definition

Die Prozessleistungsmessung ist dabei unterteilt in verschiedene Bereiche:

  • Zeitbedingte Leistung
  • Qualitative Leistung
  • Leistung mit Wert und Kosten
  • Quantitative Leistung

Wenn Sie unsere drei wichtigsten Kennzahlen bereits kennen, haben Sie bereits ein wertvolles Element zur Prozesssteuerung: Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit und Volumen!

Wichtige Kennzahlensysteme_ Zeiten und Volumen © Comstock Images

Die 3 wichtigsten Prozesskennzahlen!

Warum reichen in vielen Fällen diese drei Kennzahlen für die erste Prozesssteuerung? Sie brauchen keine teuere Messtechniken, sie sind vergleichbar und praktisch!

Zeitliche Prozessleistung und Prozesssteuerung

Jeder Prozess hat Zeitwerte, die sowohl als Ist- als auch als Soll-Zustand existieren – sofern sie gemessen werden. Erst wenn es erstmalige und wiederholte Messungen der Zeiteinheiten gibt, kann die Prozesssteuerung regulierend eingreifen. In der Praxis sind gerade diese KPI (Key Performance Indicator) eher vernachlässigt. Über die richtige Prozesssteuerung sind dagegen mittels Feststellung der Prozessleistung (Rüstzeiten, Liegezeiten, Bearbeitungszeiten u.v.a.) Möglichkeiten zur Optimierung erkennbar. Sich wiederholende Prozesse werden durch initiale Messungen besser greifbar und ermöglichen Verbesserungen mit berechenbarer Auswirkung.

Kennzahlen Grundlagen für Handwerker © Robert Kneschke

Grundlagen von Kennzahlen

Welche Kennzahlen sind wichtig für Handwerksbetriebe und welche Zeit-basierten Kennzahlen gibt es eigentlich in jedem Betrieb?

Qualitative Prozessleistung

Um Qualität zu messen, brauchen Sie zuerst Qualitätskriterien. Wie glatt ist glatt genug? Oder wie messen Sie Kundenzufriedenheit? Sobald Sie Ihre Prozessqualität mithilfe der Prozesssteuerung verbessern wollen, brauchen Sie messbare Kennzahlen, die eine vergleichbare Aussage ermöglichen. Gerade zu Beginn kann es dabei auch zur Erhebung von KPI kommen, die keinem Ziel zugeordnet sind. Wenn keine langfristige Zielsetzung den Aufbau solcher Kennzahlen erfordert, ist die Erfassung interessant, aber eben nicht zielführend.

First Time Right bedeutet beispielsweise, dass der Prozess nicht nur fehlerfrei abläuft, sondern auch alle Ressourcen richtig eingesetzt wurden. Das beinhaltet keine vermeidbaren Rückfragen, keine Überbearbeitung von Vorgängen oder Material. Handelt es sich dagegen um einen Prozess, der First Time Right nicht in dieser Variation erreichen kann, bringt eine andere Kennazhl langfristig mehr. Denn das Ziel der qualitativen Prozessleistung sind die zu erwartenden Ergebnisse in der vorgegebenen Qualität, wenn Qualität eine entscheidende Dimension ist.

Einführung von Prozessmanagement in kleinen Unternehmen

Einstieg ins Prozessmangement

Welche qualitativen Messmethoden gibt es und was bringt kontinuierliche Prozessverbesserung für Mitarbeiter, Inhaber und ganze Betriebe?

Wert- und Kosten-basierte Messung

Je nach Prozess spielen Kosten eine wichtige Rolle, denn jeder kennt den Merksatz: Schnell, günstig, qualtiativ hochwertig – zwei zusammen gehen, aber nicht alle drei. Natürlich gibt es immer Ausnahmen, aber wenn Sie einen Wert senken, erhöhen Sie meistens an anderer Stelle. Als Beispiel dient uns die Expresslieferung, die in der Regel mit Mehrkosten verbunden ist. Wenn das Prozessmanagement auf Kosten hin optimiert werden soll, eignen sich die Wert- und Kosten-basierten Kennzahlen. Für eine genaue Aufschlüsselung der Prozesskosten gibt es die PKR – die Prozesskostenrechnung.

Prozesskostenrechnung © Kanizphoto

Die Prozesskostenrechnung

Der große Vorteil der PKR ist, dass alle Kosten, offene und verdeckte in jedem Schritt des Prozesses zum Vorschein gebracht werden.

Quantitative Prozessleistung

Volumina an Rohstoffen, Hilfsstoffen, eingehenden und ausgehenden Dokumenten – zähl- und messbare Werte finden sich in jedem Betrieb, meistens in hohen Größenordnungen. Auch diese Kennzahlen der Prozesssteuerung sind wichtig, denn ohne Ist- und Soll-Zustand der Mengen navigieren Unternehmen durch dichten Nebel und verspielen die eigene Planungssicherheit. Gerade in Zeiten von immer höheren Materialaufschlägen und Rohstoffknappheit ist die klare Übersicht über die benötigten Materialien von immensem Wert. Gleiches gilt für die Anzahl der Prozessdurchläufe, auch das ist ein quanitativer Wert. In Verbindung mit Zeitwerten ergeben sich wichtige Grundlagen für die Kapazitätsplanung.

Ohne Messung keine Steuerung fotolia © Volker Witt

Messen und Steuern für Ihre Ziele

Das Wichtigste ist der Merksatz: Messen ist nicht gleichbedeutend mit Abzählen! Lesen Sie hier, wie Sie bestenfalls vorgehen und Messung & Steuerung in Einklang bringen.

Warum Prozesssteuerung?

In vielen Betrieben wird in Teilen weiterhin nach Bauchgefühl geplant, bestellt und gefertigt. Das hat jedoch große Nachteile: Ohne Prozessleistungsmessung und Prozesssteuerung Aufgaben häufen sich Bestände vom Material über Kundenanfragen, Maschinen stehen ungenutzt oder sind phasenweise in Überlastbetrieb. Gerade in Zeiten steigender Kosten ist eine erhöhte Effizienz in der kurzfristigen und langfristigen Planung wichtig. Dazu gehört der Überblick des Ist-Zustands und die Zielsetzung mit einem Soll-Zustand. Ohne diesen Rahmen sind keine Aussagen möglich über die kommende Zukunft und den wirtschaftlichen Erfolg. Das Ziel eines Betriebes ist seine vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen, dadurch vermeidbare Kosten einzusparen und einen ruhigen Arbeitsfluss herzustellen.

Die Prozesssteuerung Aufgaben sind daher vielfältig und sorgen auf den Punkt gebracht dafür, dass die Prozesse einen Rahmen bekommen, der ihre Leistung bestimmbar macht.

Effizienz & Effektivität

Wie wird Effizienz gemessen?

Effektiv bedeutet, etwas hat einen Effekt, ein erreichtes Ergebnis. Effizienz ist dagegen die beste, schnellste, güngstigste Variante, das Ziel zu erreichen. Ein wichtiger Unterschied!

Schritte der Prozesssteuerung

Der erste Schritt stellt immer die Zielsetzung auf Unternehmensebene dar. Ohne Ziele können Sie keine individuelle Prozesssteuerung Definition festlegen, die ihrerseits für mehr Effizienz der einzelnen Abläufe als Ziel hat. Erst mit diesem Rahmen erarbeitet ein Unternehmen Stück für Stück seine individuelle Prozesssteuerung.

Unternehmensziele geben die die Prozess-Ziele vor

Die Unternehmensziele reichen von Wachstum über qualitative Verbesserung im speziellen Marktsegment zu besserer Unternehmenskultur oder auch zu mehr Nachhaltigkeit. Deswegen kann eine pauschale Prozesssteuerung nicht für jeden Betrieb greifen, sondern hängt von den individuellen Zielen ab. Ist das Unternehmensziel beispielsweise Wachstum im Marktsegment, liegt der Fokus der Prozesssteuerung mehr auf folgenden Bereichen:

  • Vorhandene Kapazitäten (Mitarbeiter, Maschinen, Lieferanten, Kunden) mit aktuellem Potenzial
  • Qualitative Kennzahlen für Optimierung im zeitlichen Ablauf (Durchlauf, Bearbeitung, Rüstzeiten)
  • Kundensegmentierung mit Quantität und Qualität für Steuerung der Vertriebsprozesse
  • Kostenrechnung bei Ausweitung der vorhandenen Ausstattung und Kosten-/Nutzen einer Ausweitung.

Mit dieser Bestandsaufnahme geht es an die Ableitung von quantitativen Prozess-Zielen aus den gesetzten strategischen Unternehmenszielen. Quantitativ bedeutet in diesem Fall nicht die Dimension der Kennzahlen, sondern die messbare Überwachung der Prozessziele. Das kann mittels Balanced Score Card, einem eigenen Dashboard als Übersicht, einem A3-Plakat oder anderen Mitteln geschehen. Wichtig für Prozesssteuerung Aufgaben ist die überprüfbare und vergleichbare Form.

Balanced Scorecard - Schritt für Schritt zur Unternehmensstrategie

Mit der Balanced Scorecard punkten

Wenige und damit überschaubare Dimensionen, eindeutige Werte und ein sofortiger Überblick über die Ziele und verfolgten Kennzahlen. Die BSC passt damit überall hin!

Messsystem nach Prozesssteuerung Definition

Mithilfe der Unternehmensziele und abgeleiteten Prozessziele geht es nun an die Auswahl und Ermittlung des eigenen Messsystems. Die Voraussetzungen hierfür sind:

  • Das Messystem baut auf qualitativ messbaren Werten auf, die Vergleiche zulassen.
  • Es ist den Prozess-Zielen untergeordnet und beinhaltet zielführende Kennzahlen.
  • Bei EDV-Auswertung (ERP, CRM) gibt es keine Variationen, die verfälschen oder Mehraufwand bedeuten.
  • Die Übersicht der gemessenen Werte erfolgt in einer fortführbaren Version, z.B. digital mit festgelegten Kriterien (Bsp. Excel mit Einheitsvorgaben) oder analog mit Verlaufsgeschichte statt Überschreibungen.

Prozessteuerung Aufgaben: Monitoring der Prozessleistung

Die Erfassung der Werte kann durch automatische Zulieferung je nach EDV ermöglicht werden oder durch Abfragen. Damit die Prozesssteuerung ihren Aufgaben nachkommen kann, braucht es Möglichkeiten der Sichtbarmachung. Einerseits gibt es Möglichkeiten, z.B. an einer Maschine, mit einer Ampellampe Störungen oder falsche Auslastung anzeigen zu lassen, dann braucht es das Monitoring für die Erfassung der Häufigkeit und gegebenenfalls der Dauer der Störung. Oder anders: Es braucht einen Verantwortlichen für das Monitoring, der nicht nur die Entwicklung im Ganzen, sondern auch die Ausreißer nach oben und unten beobachtet. In regelmäßigen Reports können diese Werte Ausschluss über die Prozessleistung geben und sorgen so für klare Verhältnisse. Ein regelmäßiger Abgleich mit den gesteckten Zielen hilft, rechzeitig den Kurz zu korrigieren. Schließlich gibt es zuviele Projekte, die jahrelang Geld, Zeit und Energie verschlingen und schlussendlich abgebrochen werden.

schlechte Prozesse © JRP Studio

Was ist ein richtig schlechter Prozess?

Jeder Betrieb, jede Institution und jeder Mensch hat Prozesse, die richtig schlecht laufen. Hoffentlich handelt es sich dabei um nichts wichtiges!

Vom Monitoring zum Ziel der Prozesssteuerung: Optimierungen anstoßen

Nun sind die Unternehmensziele erarbeitet und in messbare Prozessziele abgeleitet. Ein Messsystem ist zusammengestellt, Werte werden gemessen und überwacht. Der letzte wichtige Schritt ist jetzt die Überführung in Handlungsempfehlungen. Die Prozesssteuerung Aufgaben enden mit diesen Impulsen. Die Ausführung und Optimierung der Prozesse ist dagegen ein eigenständiger Block des Prozessmanagements, der dank der Prozessteuerung seine Arbeit aufnehmen kann.

Wichtig: Auf Basis der überwachten Prozessleistung stößt die Prozesssteuerung Verbesserungsinitiativen bei Abweichungen der Prozessleistung an. Der Finger in der Wunde bzw. auf der Übersicht, wenn Zahlen unregelmäßig sind oder die Ziele nicht erreicht werden. Dieser Schritt ist meistens der schwerste, aber wir raten jedem Unternehmen, sich dieser Situation zu stellen. Dann erst kann es vorwärts und aufwärts gehen! Ein Anstoßen kann beispielsweise bedeuten: „Die Durchlaufzeit war im Juli eine Woche höher als sonst und die Reklamationen um zehn Prozent mehr. Da gibt es bestimmt eine elegantere Lösung als zu sagen, alle waren halt im Urlaub!

Prozesse steuern und Prozesse optimieren © Kupicoo

Prozesse steuern und optimieren

Aus der richtigen Prozesssteuerung erlangen Sie die Mittel, Methoden und Kennzahlenwerte für die Optimierung!

Rollen der Prozesssteuerung: Der Prozessverantwortliche

Wer ist aber verantwortlich für diese unbequemen Fragestellungen? Jeder Betrieb braucht seinen Prozessverantwortlichen oder Prozesseigner (Process Owner), der die Verantwortung für die Prozesssteuerung trägt. Das ist wichtig und er trägt als das Gewissen auch die Verantwortung über die Steuerung der Zielsetzung des Unternehmens. Er ist nicht persönlich verantwortlich für die Ausführung, sondern für die Auswertung und das Anstoßen bei Auffälligkeiten. Bei kleinen Unternehmen vereint sich diese Aufgabe meistens mit dem Inhaber, es kann jedoch auch ein Mitarbeiter beauftragt werden. Allerdings braucht dieser die richtige Rückenstärkung und Übertragung von Verantwortung, um die Rolle des Process Owners ausfüllen zu können.

Seine Rechte sind leitend und überwachend: Das Prozessmanagement bearbeitet er nicht selbst, sondern achtet auf die Einhaltung der festgelegten Richtlinien. Dafür entwickelt er die Prozessziele und das dementsprechende Messsystems, überwacht diese und regt Maßnahmen an. Die Rolle des Prozessverantwortlichen ist dadurch losgelöst vom operativen Ablauf, sondern er behält überwachend die Übersicht.

Wie eine Prozesssteuerung auch in Ihrem Unternehmen aussehen kann, das klären wir am besten im direkten Kontakt! Denn jeder Betrieb ist einzigartig!

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © anyaberkut