Der Prozessmodellierer – Aufgaben und Übersicht

Ein gelungenes Prozessmanagement braucht eine Rolle, die die Ablaufdiagramme erstellt und auch anpasst. Hierbei handelt es sich um den Prozessmodellierer oder auch Prozessgestalter, Prozess-Designer. Zu den Prozessmodellierer Aufgaben gehört es nicht nur Diagramme zu zeichnen, sondern auch die zugrundeliegenden Prozesse zu dokumentieren, beispielsweise bei der Prozessaufnahme.

Voraussichtliche Lesedauer: 5 Minuten

Der Prozessmodellierer im kurzen Video-Überblick!

Gerade in der Prozessmodellierung gibt es einiges, das Sie bedenken und teilweise auch verhindern sollten. Was beim Prozessmodellierer passieren kann, sehen Sie in diesem Video!

Was ist ein Prozess-Designer?

Prozess-Designer verfügen über umfangreiche Prozesskenntnisse. Sie entwerfen neue Geschäftsprozesse, transformieren bestehende Geschäftsprozesse und setzen Pläne um.

BPM CBOK® Version 4 .0, deutsche Version, S. 412.

Von den unterschiedlichen Rollen im Prozessmanagement haben wir mit dem Prozessmodellierer bzw. Prozessgestalter diejenige Rolle mit den genauesten Vorgaben aus der Prozesssprache. Dennoch besitzt jeder Prozess-Designer eine eigene „Handschrift“ bei der Erstellung eines Modells. Denn der Prozess-Designer sorgt für die Prozessaufnahme und anschließende Dokumentation. Je nachdem welche Prozesssprache der Prozessmanager festlegt, gestaltet der Prozess-Designer die Dokumentation nach seiner Expertise in dieser Notation und den Vorgaben des Prozessleitfadens. Deswegen sind diese grundlegenden Richtlinien auch besonders wichtig, damit auch unterschiedliche Modellierer einheitliche Prozessdiagramme erstellen. Diese sind in Detaillierung, Darstellungstiefe und mehr ähnlich, anstatt dass jeder Prozessgestalter ein eigenes System aufbaut.

Was sind die Prozessmodellierer Aufgaben, Rechte und Pflichten?

Ohne den Prozessgestalter gibt es keine neutrale und übersichtliche Dokumentation nach einem gewählten Schema, in der festgelegten Prozesssprache und dem richtigen BPM-Programm. Dafür ist er der Experte und zuständig für die Prozessmodellierung. Aber diese mehrschichtigen Ablaufdiagramme beinhalten alle Informationen, die für die Übersicht und auch die Verbesserung notwendig sind. Anhand des Prozessleitfadens werden alle Informationen vorgegeben, die in der Prozessaufnahme erhoben werden sollen. Darunter fallen Ablaufbeschreibungen der einzelnen Prozessschritte, Input/Output, verwendete Systeme und Dokumente. Der Prozessmodellierer muss sich an die Vorgaben zur Gestaltung der Diagramme und der Repositories, also der Datenbankeinträge, halten, um die nachhaltige Einheitlichkeit sicherzustellen.

Wenn der Prozesseigner oder der Prozessmanager Änderungen veranlassen, arbeitet der Prozess-Designer diese ein oder erstellt neue Modelle. Dabei wendet er die gewählte Methodik an und führt gegebenfalls neue Prozessaufnahmen durch. Für diese Sicherung benötigt der Prozessgestalter Fingerspitzengefühl und umfangreiches Methodenwissen des Prozessmanagements, um jedes Detail von den Prozessexperten zu bekommen und in eine Schemazeichnung zu übertragen.

Die Prozessmodellierer Aufgaben und Anforderungen sind daher die folgenden Bereiche:

• Umfangreiche Kenntnisse der gewählten Prozesssprache und des eingesetzten Programms
• Fähigkeit aus Prozessaufnahmen übersichtliche Modelle zu erstellen und anzupassen
• Fingerspitzengefühl, Menschenkenntnis und Kreativität, um die notwendigen Informationen zu bekommen und anschließend in Prozessmodelle zu übertragen.

Wie arbeitet der Prozessmodellierer?

Der Prozessgestalter arbeitet nicht von sich aus, sondern im Auftrag, z.B. vom Prozessverantwortlichen. Damit ist seine Arbeit auftragsbezogen, punktuell (ein Prozess nach dem anderen) und anlassbezogen mit Neuerstellung oder Aktualisierung. Auch die weitere Modellierung eines bestehenden Prozesses in tiefere Ebene fallen in sein Aufgabengebiet, wenn er den Auftrag dazu bekommt. Das kann beispielsweise sein, wenn ein Prozess Probleme macht und dadurch in weitere Einzelschritte zerlegt werden muss, um der Ursache auf den Grund zu gehen. Der Auftrag hierfür ist wichtig, damit der Experte zielorientiert arbeiten kann.

Die klaren Rahmenbedingungen und das anlassbezogene Arbeiten haben unter anderem den Hintergrund, dass Prozesse beliebig weiter modelliert und in der Dokumentation optimiert werden können, aber ohne nennenswerten Nutzen. Gerade in Zusammenarbeit mit dem Prozessoptimierer ergeben sich immer wieder Anpassungen. Auch hier gibt es Möglichkeiten zur Überbearbeitung, die durch den Prozessleitfaden vermieden werden, der Modellierungstiefe und Detailgrad vorgibt.

Der Prozessgestalter kann für seine Arbeit extern hinzugezogen werden oder aus dem Unternehmen kommen. Hier stellt sich die Frage, wo Prozessmodellierer angesiedelt sind und wie viele Prozesse sie mit welchem Vorwissen erstellen. In großen Unternehmen lohnen sich dezentrale Kräfte in den Abteilungen, in kleineren Unternehmen sind interne Kräfte zentral im Prozessmanagement gut aufgehoben oder als externe von der Zentrale aus eingesetzt. Hier kann keine allgemeingültige Aussage stehen, deswegen fragen Sie mich unverbindlich nach meiner Einschätzung für Ihr Unternehmen!

Worauf kommt es noch an beim Prozessgestalter?

Für ein erfolgreiches Prozessmanagement brauchen Sie für die Rolle des Prozessmodellierers jemanden mit eingebautem Prozessdenken, der Beobachtungen und Interviews in saubere Abläufe verwandeln kann. Dazu gehört die Expertise der festgelegten Notation und des gewählten Programms, abstrahierendes, kreatives Denken und Feingefühl bei der Prozessaufnahmet. Ein Prozessmodell ist grundsätzlich nie wirklich fertig, aber bis zur gewünschten Detaillierung braucht es Zeit für die Dokumentation. Sorgen Sie dafür, dass der Prozesseigner die Bedarfslage an zu erstellenden und zu aktualisierenden Prozessen in Auftrag geben kann und der Prozessgestalter die notwendige Kapazität für die Dokumentation hat.

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © yands