Input Output im Prozessmanagement –ADONIS Tipp 7

Auch im siebten Beitrag unserer BOC ADONIS Reihe beleuchten wir einen Bereich der Business Process Management Suite. In diesem Teil geht es um Input und Output als Bestandteile der Prozesse, beispielsweise Dokumente, Produkte oder Informationen. Dabei gehen wir auf diese Fragen ein: Was bedeutet Input und Output? Wie kann ich diese Elemente in ADONIS modellieren und verknüpfen? Wie auch die Frage nach der gezielten Analyse der vorhandenen Eingänge und Ausgänge.

Voraussichtliche Lesedauer: 7 Minuten

Was bedeutet Input und Output im Prozessmanagement?

Jeder Prozess beschreibt eine bestimmte Handlung. In der Regel sind hierfür eingehende und ausgehende Dokumente, Objekte und Informationen notwendig, z.B. die eingehende Bestellung, die ausgehende Rechnung. Dadurch sind in einer Prozesskette Dokumente regelmäßig erst als Produkt im Ausgang und nachfolgend der Eingang für den nächsten Prozessschritt. Durch die Dokumentation im Repository, der Prozessdatenbank, ermöglicht ein BPM-Tool wie ADONIS die Nutzung dieser Objekte in verschiedenen Prozessen. Beispielsweise steht die Rechnung nicht nur am Ende der Leistungserbringung, sondern wird auch zentral in der Buchhaltung benötigt. Das gespeicherte Objekt von Input, Output ist dadurch eindeutig identifzierbar. Dazu ist die Nutzung in unterschiedlichen Prozessen auf einen Blick sichtbar.

Hier finden Sie den Überblick über alle Teile der Serie und eine Vorstellung von BOC: Die ADONIS Software und unsere Kooperation mit BOC.

ADONIS Tipp 7 Input und Output im Tutorialvideo

Wie die gesamte Erstellung, Verknüpfung und Datenpflege in ADONIS funktioniert, habe ich Ihnen deshalb in diesem Video zusammengestellt. Neben der Menüstruktur der Aktivitätseigenschaften, der Modelleigenschaften und den verschiedenen Varianten, Input und Output im Modell einzupflegen, beleuchte ich dann auch die Analyse-Funktion. Reinsehen lohnt sich deswegen für jeden ADONIS-Starter!

Wie arbeite ich mit Eingängen und Ausgängen in ADONIS?

Je nachdem ob Sie in einem BPMN Modell oder auf den oberen Ebenen der Prozesslandkarte beginnen wollen, Input und Output sind hilfreiche Wegweiser für den Prozessablauf. Denn gerade die wichtigen Outputs sind Marker in der Prozesslandkarte, z.B. die Kundenrechnung, die verschiedene Prozessmodelle verbindet.

Was ist ein Input?

Input bedeutet lediglich „Eingang“, das kann dabei der Wareneingang, eine Postsendung, eine E-Mail oder eine Benachrichtigung sein und initial den Prozess anstoßen. Oder er entsteht aus einem Vorgänger-Prozess. Der Name des Objekts ist dementsprechend ein Substantiv wie Nachricht, Rohmaterial, Lieferschein oder ähnliches. In ADONIS legen Sie in der einzelnen Aktivität oder den Prozessmodell Eigenschaften unter dem Menüpunk Input/Output das Objekt an. Input ist dabei der Eingang in den jeweiligen Schritt. Das kann eine Vorlage sein, die im Ausgang zum Dokument wird oder Rohmaterial, das dann zum halbfertigen Erzeugnis bearbeitet wird.

Über das Plus-Symbol im Input/Output-Menü verknüpfen Sie bestehende Objekte aus dem Repository. Sie können auch direkt über den Button daneben ein oder mehrere neue Objekte anlegen. Die Suche arbeitet zuverlässig auch mit wenigen Buchstaben des gewünschten Begriffs. Zusätzlich können Sie im Feld darunter die Qualitätsanforderungen festhalten, die der Input benötigt.

Was ist ein Output

Eventuell zieht sich ein Objekt durch jeden Arbeitsschritt, z.B. der Kundenauftrag, der maßgeblich für die Bearbeitung des nächsten Prozessschrittes ist. Oder Sie haben einen Ausgang, der durch den Prozess erstellt wurde. Beispiele sind das fertige Produkt oder die Antwort-E-Mail auf eine Kundenanfrage. Deswegen steuern Sie mit dem Output den nachfolgenden Prozess als Eingangsobjekt oder beenden den abgeschlossenen Prozess wie bei der Rechnung.

Dafür erfassen Sie im Input/Output-Menü unter Output das passende Objekt aus der Datenbank oder legen, wie im Input beschrieben, ein neues an. Auch hier kann die Qualitätsanforderung im Prozessmodell hinterlegt werden, gerade um Fehlerquoten im nachfolgenden Prozess zu verringern.

Eingang und Ausgang in der Prozessabfolge

Am Ende eines modellierten Prozesses haben Sie verschiedene Inputs und Outputs erfasst, verknüpft und im besten Fall logische Abfolgen geschaffen, die vom ersten Input bis zum letzten Output reichen. Aus dem Rohmatrial wurden halbfertige Erzeugnisse. Aus diesen wurden Produkte. Diese Waren bekamen vielleicht noch eine Personalisierung nach Kundenwunsch. Das Objekt an sich ist damit dreimal erfasst:

• Rohmaterial im Eingang. Vielleicht auch als Ausgang des Prozesses „Wareneingang durchführen“.
• Halbfertige Erzeugnisse entstehen im Prozessschritt „Rohmaterial bearbeiten“ und werden im Prozessschritt „Produkt fertigen“ zum fertigen Produkt.
• Das Produkt ist das Ergebnis der Fertigung und könnte Eingang für „Lieferung verpacken“ sein

Damit ist in der gesamten Prozesskette das mehrfach veränderte Objekt dreimal in der Datenbank, jedes einzelne Objekt zweimal genutzt (einmal Input, einmal Output) und gleichzeitig eindeutig identifizierbar. Diese Verkettung gelingt nicht immer, es können mehrere Inputs oder Outputs vorkommen, Inputs, die im Prozessschritt aufgelöst werden oder Outputs, die im Rahmen des Prozesses mitentstehen. Durch die Dokumentation behalten Sie dennoch den Überblick über alle Inputs und Outputs in Ihrem System, über verschiedene Swimlanes hinweg und auch bei unterschiedlichen Gateway-Entscheidungen. So erkennen Sie auch in der Übersicht, welche Veränderungen eines Objekts im Prozessmanagement Auswirkungen mit sich bringen würden.

Warum lohnt es sich Inputs und Outputs in ADONIS zu pflegen?

Neben der klaren Zuordnung von Inputs und Outputs zu Prozessen ist die untergliederte Ansicht und Datenbankpflege ein großer Vorteil. Denn grafische Programme wie PowerPoint oder Visio können die Darstellung der Prozesse, haben dafür aber keine tieferen Ebenen wie ein professionelles BPM Tool und das hinterlegte Repository. So sparen Sie sich mehrfache Anlagen und behalten den Überblick.

In der Prozessmodellierung geht es um Eindeutigkeit, Nachvollziehbarkeit und die beste Grundlage, Prozesse zu steuern. In ADONIS sind auch die Inputs und Outputs klar und übersichtlich über die Auswahl in der Liste und Rechtsklick/“Chart erstellen“ verfügbar. Die Matrix-Ansicht zeigt sofort, ob ein Input/Output-Objekt verknüpft ist und ob es eine Anschlussnutzung gibt. Im sechsten Tipp haben wir die ADONIS synchronisieren-Funktion erklärt. Das sorgt komfortabel für die Übertragung auf die nächste Ebene und Sie behalten die Kontrolle über Ihr Prozessmanagement. Ändert sich die Vorlage für die Kundenrechnung, bekommen Sie mit wenigen Klicks die ganze Liste betroffener Prozesse und können strukturiert die Veränderung abarbeiten. Probieren Sie es selbst aus und gestalten Sie Ihren Digital Twin mit ADONIS von BOC.

Mit bestem Gruß

Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © TeamDAF