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ADONIS Tipp 3: BPMN Gateway einbauen

Adonis Tipp 3 BPMN Modell © TeamDAF

Ein BPMN Gateway ist eine Möglichkeit, Prozesse mit mehreren Optionen zu erstellen. Unser dritter Adonis Tipp handelt aus diesem Grund von diesen Kreuzungen. Wir erklären, welche Varianten es gibt und wann Sie welche einsetzen! Wir unterscheiden bei BPMN Gateways Verknüpfungen exklusive und nicht-exklusive Schnittstellen. Wie in jedem Adonis Tipp zeigen wir die Herangehensweise im Video. Am Ende des Artikels wartet die kostenlose Übersicht über das passende BPMN Gateway auf Sie!

Was ist ein BPMN Gateway?

Wir arbeiten mit BOC’s Adonis unsere Musterprozesse durch. Hier finden Sie alle Tipps gebündelt, damit Sie Ihre Geschäftsprozesse dokumentieren und nachhaltig steuern!
Unser Prozess ist wie eine Straße mit einem Startpunkt und einem Ende. Jede Linie führt zu einem abschließenden Ereignis. In einigen Bereichen ist eine Abzweigung notwendig: links oder rechts, Zu- oder Absage? Die Einbettung jedes Prozessmodells nehmen wir in den Eigenschaften vor. Diese Entscheidungen stellen wir mit einem BPMN Gateway dar. Vorsicht: Ein neuer Weg benötigt ebenfalls einen Abschluss, es gibt keine losen Enden im Prozessmanagement.

Welches BPMN Gateway nutze ich wann?

Wir haben viele verschiedene Gateways in zwei Grundvarianten: exklusive und nicht exklusive Gateways. Das exklusive BPMN Gateway lässt eine Richtung zu, das nicht-exklusive verläuft parallel. Beispiel: „Der Kunde betritt das Geschäft.“ ist das Starterereignis. Der Auszubildende hilft aus der Jacke ist die eine parallele Aktivität. Die andere ist die Begrüßung des Kunden durch den Mitarbeiter. Diese UND-Verknüpfungen (nicht-exklusive Gateways) kommen selten vor, meistens ist eine Abfolge wahrscheinlicher.
Beide Grundformen sind erweiterbar um ein auslösendes Ereignis, das wir in einem späteren ADONIS Tipp genauer beleuchten. Wenn unterschiedliche Entscheidungen zu verschiedenen folgenden Aktivitäten führen, nutzen wir Ereignis-basierte Gateways. Für dieses Mal reicht die Erkenntnis: Bei einer Entscheidung („Kunde ist kaufwillig.“) im BPMN Modell setzen wir ein exklusives Gateway und verknüpfen alle losen Enden mit einem passenden Endereignis. Achten Sie auf die Formulierung eines Gateways: „Produkt ist auf Lager.“ hat zwei mögliche Ausgänge: ja oder nein. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt die Wichtigkeit: „Rechnung prüfen.“ Das ist keine klare Entscheidungsgrundlage. „Rechnung ist korrekt“ führt dagegen zu einer eindeutigen Antwort.

Exklusives BPMN Gateway

Wenn Sie Ihr BPMN Modell dokumentieren, sind BPMN Gateways die richtige Wahl, um eine Entscheidung zu treffen. Wir gucken auf unseren Beispielbetrieb von Bodo Bodenlos:

Beim Verkauf der Antiquitäten hat sich ein junges Paar gegen die aufbereitete Truhe im Showroom entschieden. Bodo Bodenlos hat keine hundertprozentige Verkaufsquote mehr und passt seinen Prozess an. Das exklusive Gateway „Kunde äußert Kaufwillen“ beschert dem Verkaufsprozess ein zweites Ende: Verkauf ist abgebrochen.

BPMN Gateway exklusiv
BPMN Gateway exklusiv

Nicht-exklusives Gateway

Wir ziehen die Komplexität an. Nicht ohne Grund ist Bodo Bodenlos ein Verkaufsgenie und Tischler mit Meisterbrief. Gerade ein Verkaufsgespräch bietet Möglichkeiten für die Arbeit direkt am Objekt. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter schulen, steigern Sie durch diese zusätzlichen Prozesselemente Ihren Umsatz bei gleichem Kundenaufkommen!

Aber vorsichtig: Nicht-exklusive Gateways, oder auch „UND“-Verbindungen, sind selten und müssen tatsächlich zeitgleich ablaufen, nicht nacheinander. In den meisten Fällen handelt es sich um eine Abfolge der Aktivitäten oder doch klare Entscheidungen in die eine oder andere Richtung. Wir zeigen ein mögliches nicht-exklusives Gateway der Vollständigkeit halber, aber raten Ihnen, genau zu prüfen, ob es nicht doch eine Abfolge ist.

Im Verkaufsgespräch wächst Bodo Bodenlos über sich hinaus. Er zeigt direkt an der Truhe die fachkundige Arbeit, Besonderheiten und den Liebhabercharakter. Das Paar entscheidet sich zwar abschließend gegen die Truhe, aber gibt einen Schrank für die gemeinsame Schuhsammlung in Auftrag. Die Truhe mit den gezeigten Details dient als Muster für die gewünschten Oberflächen. Alle sind glücklich. Die parallele Arbeit direkt am Verkaufsobjekt  ist ein Grund für Bodo Bodenlos, diese Stücke nur selbst und direkt zu verkaufen. Aus solchen Situationen ergeben sich Erweiterungen und alternative Enden des Prozesses.

BPMN Gateway nicht eklusiv
BPMN Gateway nicht eklusiv

Ereignis-basiertes Gateway

Im Prinzip handelt es sich bei den meisten Gateways um reine Entscheidungen. Ereignisse sind Auslöser und arbeiten in der Regel mit Signalen. Eine Kundenanfrage setzt den gesamten Prozess in Gang, aus der Fertigung kommt das Signal, dass das Produkt verkaufsbereit ist… Eine Entscheidung sorgt für die richtige Richtung. Ereignis-basierte Gateways können mehr, was wir in einem späteren ADONIS Tipp behandeln und heute nur kurz anreißen: Das perfekte Verkaufsgespräch ist beispielsweise eine Abfolge dieser Signale: Der Kunde zeigt Interesse an Details: Ja, auf Besonderheiten aufmerksam machen. Nein, allgemeine Funktion demonstrieren. Das Produkt ist auf Lager: Ja, Transport organisieren. Nein, Bestellstatus prüfen und erst beim Signal der Verfügbarkeit Transport organisieren. Diese komplexe Stufe gehen wir demnächst an, sobald Bodo Bodenlos seinen Verkaufsprozess Übergabe-fertig für seine spätere Nachfolge dokumentiert.

Mit BPMN Gateway den Prozess genauer gestalten

Wir entscheiden uns jeden Tag und ständig. Im Prozessmanagement nutzen wir für jeden Richtungswechsel ein BPMN Gateway. Die Dokumentation von Prozessen und das Erstellen der Prozesslandkarte erfordern Sorgfalt beim Aufbau und sorgen für die nötige Anpassungsfähigkeit. Im Video bauen wir unseren bisherigen Beispielprozess mit Hilfe von Gateways um. Mit jeder Verbindung und jedem Ereignis erarbeiten wir unseren Digital Twin für genauere Messung und Steuerung.

Worauf achten wir beim Einbau von Gateways?

Ein Gateway steht für eine Entscheidung, die in der Regel nur eine Möglichkeit zulässt. Parallele UND-Verknüpfung bzw. nicht-exklusives Gateway: Bodo Bodenlos kann gleichzeitig sein Verkaufsgespräch führen und direkt am Objekt die Vorzüge zeigen. Zusatzverkäufe folgen im Anschluss mit einer Kundenentscheidung. Beim Prozesslandkarte erstellen sind ihm zusätzliche Ideen gekommen, die er in Zukunft umsetzen möchte, z.B. das ideale Verkaufsgespräch in allen Abschnitten!

Der Käufer kann sich aber nicht gleichzeitig für und gegen den Kauf des einen Produkts entscheiden. Klar definierte Ereignisse helfen uns, die Prozesse besser zu steuern. Gibt es eindeutige Auslöser mit unterschiedlichen Folgen, arbeiten wir mit Ereignis-basierten Gateways: Produkt ist vorrätig? Ja./Nein, Auftragsstatus abfragen. Die meisten Entscheidungen sind einfacher: Anfrage ist eingegangen? Ja/nein. Kunde äußert Kaufbereitschaft? Ja/nein. Hier kommt das exklusive Gateway zum Einsatz.

Wir halten die wichtigsten Punkte fest:

  • Exklusives Gateway bei ja/nein-Entscheidungen.
  • Nicht-exklusives Gateway, wenn sich die nächsten Aufgaben im Prozess nicht widersprechen, sondern tatsächlich parallel laufen.
  • Bestimmt die Entscheidung das weitere Vorgehen, braucht es ein Ereignis-basiertes Gateway. Verschiedene Auslöser haben unterschiedliche Symbole.
  • Bleiben Sie bei der simpelsten Lösung! Manche Gateways sind außerhalb von automatisierten Fertigungen unnötig.
  • Keine losen Enden: Jede Prozesslinie führt zu einem abschließenden Ereignis.

Viel Spaß beim Ausprobieren und den Möglichkeiten mit jedem BPMN Gateway Ihren Betrieb genauer darzustellen!

Mit besten Grüßen
Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © TeamDAF

Bonustipp zum BPMN Gateway: Unser Cheat-Sheet

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