Ein Prozessmodell zeichnen – mit allen Eigenschaften – ist die Kür im BPM: Denn durch sauber erfasste Prozessen überblicken Sie jederzeit Zuständigkeiten, verwendete Systeme und die wichtigen SIPOC-Elemente: Was geht rein, was kommt raus, wer liefert und wer kauft. Wir erklären das Vorgehen deshalb direkt an BOC’s ADONIS BPM-Software, wie das funktioniert!
Inhaltsverzeichnis
Welche Eigenschaften hat ein Prozessmodell?
In unserem ersten ADONIS-Tipp zeigen wir den Unterschied zwischen Eigenschaften (Modelle) und Attributen (Objekte). Die gesamte Übersicht der Reihe finden Sie dazu hier! In diesem Artikel legen wir nun den Grundstein für das erfolgreiche Prozessmodell mit allen allgemeinen Feinheiten der Eigenschaften. Wir klären Akteure, Input und Output und zeigen den Unterschied zwischen allgemeiner und erweiterter Ansicht.
Handlungsträger
Ein Prozess hat einen Prozesseigner. Dieser ist dabei zuständig für die richtige Dokumentation und Leistung des Prozesses. Der Prozessmanager sorgt im täglichen Ablauf für reibungsfreies Arbeiten mit dem Prozess. Er unterstützt den Prozesseigner.
Bei unserem Beispielbetrieb Bodenlos fallen diese beiden Rollen auf Bodo Bodenlos. In größeren Betrieben entlasten die verschiedenen Rollen Abteilungen und Personen. ADONIS ermöglicht dafür das Freigabe-System und das Prüfen aller Prozesse, die bereits aufgenommen sind. In kleinen Betrieben ist diese Aufspaltung schwierig umzusetzen und dadurch eher der Zusammenarbeit mit externen Beratern vorbehalten, die sich um jedes Prozessmodell mit Expertise kümmern.
Mit Anfang Sechzig denkt Bodo langsam an seine Nachfolger, die den Familienbetrieb übernehmen. Seine Tochter Brigitte setzt er seit Neuestem als Prozessmanager ein: Sie arbeitet seit langem mit im Betrieb und hat ein Händchen für die Hintergrundarbeit. Das bringt ihr die zusätzliche Rolle des methodischen Prüfers ein: Stimmen die Bezeichnungen und die Modelle? Erfasst Bodo Bodenlos alle Eigenschaften und Attribute mit einer einheitlichen Struktur? In Ihrem Aufbaustudium beschäftigte sich Brigitte Bodenlos intensiv mit der Verbesserung von Prozessen. Als Prozessanalyst arbeitet sie an dem BPM-KVP. Das wachsende Wissen aus dem betrieblichen Alltag arbeitet sie in die bestehenden Modelle ein.
Input und Output im Prozessmodell
Was kommt rein und was geht dabei raus? ADONIS ermöglicht die Anlage verschiedener Dokumente und Produkte. Wenn Ihnen der der Begriff SIPOC geläufig ist, kennen Sie den inneren Kunden. Unsere Truhe aus dem dritten ADONIS Tipp ist ein Input, der für den Prozess „Antiquitäten verkaufen“ notwendig ist. Ohne Truhe, kein Geschäftsprozess. Und ohne Rechnung – kein Verkauf. Sie erfassen deshalb in diesen Feldern die Produkte des Prozesses. In der Fertigung wären das dann Rohstoffe als Input, halbfertige Erzeugnisse als Output für einen Teilprozess.
Brigitte und ihr Vater Bodo Bodenlos kriegen sich aktuell in die Haare über den inneren Kunden. Bodo Bodenlos sieht die Abläufe doch glasklar. Er versteht nicht, warum seine Tochter im Prozessmodell exakt aufschreibt, was dann im Verkauf der Antiquitäten passiert. Viel zu umständlich! Er fährt zum Abspannen eine Woche in Urlaub.
Derweil verkauft der Lehrling eine alte, einfache Kiste aus dem Lager an interessierte Kunden. Die Kiste ist nicht im WWS erfasst und geht deswegen gegen Bargeld in die Trinkgeldkasse über den Tisch. Der Lehrling freut sich, weil er etwas wegschaffen konnte.
Bodo Bodenlos kommt zurück und explodiert: Die Kiste hatte er extra nicht im Inventar, da sie eine Sonderbehandlung benötigt. Die Fertigung der Kiste war zwar simpel und dabei außergewöhnlich – und sein nächstes Projekt.
Brigitte erklärt ihm, dass ein Dokument/Hinweis für Freigabe oder Sperre reicht, gerade im Prozess, um solche Fehler zu verhindern. Denn ohne Informationen bleibt der ungesteuerte Prozess fehleranfällig.
Systeme, Produkte und Ressourcen
Wichtig für Ihr Enterprise Architecture Management sind die IT-Systeme: Mit welchem Programm erstellen Sie eine Rechnung oder einen Lieferschein? Welche technischen Ressourcen stehen zur Verfügung (Beispiel: Kassenrechner, Handscanner, Tablets)? Unter Dokumente erfassen Sie alles, was notwendigen Schriftverkehr angeht.
Wofür brauchen Sie das alles im Prozessmodell?
Fragen Sie sich grundsätzlich die Elemente, die Sie auch in einem Prozessleitfaden niederschreiben sollten:
- Wer ist alles zuständig für Erfassung, Dokumentation und Durchführung meiner Geschäftsprozesse?
- Welche Produkte (fertig und halbfertig) sind im Spiel?
- Wie ist die Nutzung digitaler oder technischer Systeme?
- Welche Schriftstücke sind während des Prozesses im Umlauf?
Das haben Sie alles im Kopf? Ihren Stellvertreter haben Sie auf gleiche Weise vorbereitet? Denken Sie einen Schritt weiter: Ihr Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter kommen hinzu, die Prozesse werden komplexer – weiter alles Kopfsache? Aus unserer Beratungspraxis wissen wir, wie schnell Wachstum passiert ohne Anpassungsfähigkeit des Prozessmanagements. Der eine große Auftrag, das neue Feld im Geschäftsmodell – es bleibt keine Zeit zur Überprüfung oder Optimierung. In vielen Jahren steht die Nachfolge als Thema an und der Unternehmenswert ist enttäuschend: Digitalisierung und IT-Strategie nicht auf aktuellem Stand, Prozesse ungesteuert und umständlich, kein Überblick.
Dieses Ergebnis spiegelt nicht Ihre Fertigkeiten und Ihren Erfolg, sondern die Probleme mangelnder Steuerung.
Legen Sie früh den Grundstein für ordentliche oder sogar digitale Prozesse, klären Sie, wer zuständig ist und wie der Wissenstransfer funktioniert. Später betrachten wir die Zusatzoptionen zur Wiedervorlage und den Lebenszyklus der Prozesse, ebenso wie die Adonis-synchronisieren-Funktion. Für heute reicht es, wenn wir die vorhandenen Informationen einpflegen. Bleiben Sie am Ball und bis zum nächsten ADONIS Tipp über das Swimlane Diagramm!
Mit besten Grüßen ,
Axel Schröder
Bildquelle: Canva.com © TeamDAF
