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Einarbeitung bei Mitarbeiterwechsel – wie gelingt der Wissenstransfer?

Einarbeitung Mitarbeiter Canva © Ridofranz
Leben heißt Lernen. Jobwechsel heißt Einarbeitung. Die wenigsten Arbeitsplätze kommen ohne neues Wissen aus: Neue Geräte, Softwareumstellung, Wechsel der Abteilung oder gar des Betriebs. Aufregend und fordernd ist die erste Zeit für neue und alte Mitarbeiter bei Wechseln in der Belegschaft. Es dauert, bis sich das Team neuformiert hat und Abläufe geschmeidig funktionieren. In diesem Beitrag beleuchten wir die Fragen, die bei Änderungen unter Kollegen auftauchen können.

Wann beschäftigen wir uns mit Einarbeitung?

Allen neuen Mitarbeitern im Unternehmen müssen Informationen möglichst bald nähergebracht werden: Die ersten Wochen sind angefüllt mit dem Zurechtfinden in Betriebsgebäuden, der IT-Struktur und im Team. Es werden Fragen gestellt und vom Ansprechpartner Tipps gegeben. Die Erwartungen sind meist ähnlich, denn der frischbesetzte Arbeitsplatz soll effizient laufen und Aufgaben wie auch Einarbeitung ordentlich erfüllt.

Ein Mitarbeiter wechselt den Betrieb

Nicht immer passt das Verhältnis zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Die Gründe für die Kündigung können vielfältig sein und je nach Position innerhalb des Unternehmens eine Katstrophe auslösen. Mit neutraler Unternehmenskultur und schlechtem Arbeitsklima steht und fällt ein für alle Seiten gelungener Abschied. Bäckermeister Adalbert ist seit 10 Jahren angestellt, hat den Generationenwechsel im Unternehmen miterlebt und ist aktuell der einzige Bäckermeister. Er würde sich gerne mehr einbringen, wird vom Juniorchef aber nicht ernst genommen. Die nächste fruchtlose Diskussion lässt ihm den Kragen platzen: Er geht! Die Kündigung liegt auf dem Tisch und die aufgestauten Urlaubstage verkürzen die Restarbeitszeit auf ein Minimum. Der Chef ist verunsichert, wie er weitermachen soll, es gibt keine aktuellen Rezeptsammlungen, die hat Adalbert gelernt und verinnerlicht. Die Stellenausschreibung gleicht einem Glücksspiel. Der neue Bäckermeister braucht lange, bis er sich in eingearbeitet hat und kann auf wenig Hilfe hoffen.

Das ist einer der schwierigeren Fälle, der dennoch die Probleme eines Unternehmens bei der Einarbeitung eines Mitarbeiters zeigt. Die Dokumentation Ihrer Betriebsabläufe hilft jedem neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung und funktioniert personenunabhängig. Entwickeln Sie einen Leitfaden mit Ihren Mitarbeitern, den man als Einarbeitungsplan weiterführen kann – Neueinstellungen werden es Ihnen danken! Eine Checkliste für gängige Aufgaben und Tipps zum Arbeitstag in der Probezeit helfen Ihrem neuen Angestellten bei der Einarbeitung. Positiver Nebeneffekt: Sie erfassen die Geschäftsprozesse und können bei der Dokumentation mögliche Verbesserungen einleiten. Achten Sie auf das Miteinander – Teamwork passiert selten einfach so.

Ruhestand, Elternzeit, Krankheit – Erhalt des Fachwissens

Einen Fehler, den viele Unternehmer begehen, ist den Status Quo als gegeben zu sehen. Der Betrieb läuft und die Belegschaft ist eingespielt. In unserem Artikel zur langfristigen Planung haben wir die Überraschung aufgezeigt, wenn nach Jahren plötzlich der Ruhestand eines verdienten Mitarbeiters ansteht. Wie sie richtig mit diesem bevorstehenden Wechsel umgehen und das Wissen auf neue Mitarbeiter übertragen können, erklären wir Ihnen gleich. Betriebliches Wissen ist ein wertvolles Kapital, das sie gut schützen sollten!

Ist die Zeit bis zu den nahenden Ruheständen planbar, können familiäre Änderungen und auch gesundheitliche Ausfälle der Mitarbeiter zu kurzfristigen Problemen führen. Haben Auszubildende einen bestimmten Ansprechpartner und dieser erkrankt – wer kann die Informationen an seiner Stelle geben? Beschäftigen Sie sich mit den Abläufen am Arbeitsplatz und die gelungene Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Dann bringen Sie Wechsel weniger aus der Ruhe!

Wachstum eines Betriebs und Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Reichen Sie und ihr Mitarbeiter für die Arbeit am einen Tag aus, wird der Arbeitstag morgen zu knapp – Ihr Unternehmen wächst! Neue Kollegen sollen eingestellt werden, ohne dass die Einarbeitung die knappe Zeit für Kundenaufträge kosten soll. Hier sollten Sie sie wissen: Was sind meine Ziele und was beinhaltet jeder Job und Arbeitsplatz?

Neue Mitarbeiter im Betrieb

Neue Mitarbeiter im Betrieb

Einarbeitung neuer Mitarbeiter – warum lohnt sich ein Einarbeitungsplan?

Ein Unternehmen hat ein Geschäftsmodell, Geschäftsprozesse und bestimmte Aufgaben. Gut verständlich bedeutet das: Sie wissen was Sie machen, was Sie anbieten und wie der Ablauf soweit geregelt ist. Das sind die Aufgaben, die ein neuer Mitarbeiter an jedem Tag der Probezeit in der Einarbeitung lernen soll. Mit einem Plan und möglicherweise Checklisten fällt das in der Regel leichter, als durch beiläufige Informationen. Ihr Team kann in der Probezeit zeigen, was es kann und damit neue Kollegen von Anfang an einbinden ohne zu überfordern. Direktes Feedback zeigt einem neuen Mitarbeiter, ob er richtig arbeitet, oder in Zukunft Fehler vermeiden kann. Aus unserer Erfahrung heraus lohnt es sich immer, die Standardabläufe im Unternehmen exakt und kleinteilig zu dokumentieren. Dadurch fallen Probleme schneller auf und können verbessert werden. Das fällt alles unter Prozessmanagement, das auch in kleinen Unternehmen große Vorteile bietet.

Wenn Sie mit ausgearbeiteten Checklisten arbeiten, können neue Kollegen ab Tag 1 motiviert starten und werden durch schnelle Erfolge motiviert. Der Arbeitstag wird weniger von der Suche nach Informationen dominiert, sondern von sinnvollen Arbeitsanweisungen und Tipps der Alteingesessenen.

Gerade Mitarbeiter in besonderen Positionen verfügen über einen immensen Erfahrungs- und Wissensschatz, der früher oder später vermittelt werden sollte. Darunter fallen bestimmte Mail-Kontakte wichtiger Partner oder auch die Nachteile bestimmter Artikel. Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, Ihre Erfahrungen aufzuschreiben und verfügbar zu halten, dann kann dieses Wissen tradiert werden. Ziel ist es immer, Wissen zu sichern, damit das Unternehmen auch in Zukunft bestehen kann. Dieses wertvolle Feedback kann auch Motivation für Ihre älteren Mitarbeiter sein: ihre Arbeit wird geschätzt und soll Bestand haben! Ihre Ziele bei Arbeitnehmerwechseln können variieren vom glatten Generationenwechsel hin zur Umstrukturierung des vakanten Postens. Behalten Sie die Wertschätzung alter und neuer Mitarbeiter bei und ergreifen Sie die Chance, Ihr Unternehmen zukunftssicher zu halten.

Tipps für die Einarbeitung

Auf der einen Seite sollten Sie Interesse an der Wahrung des Fachwissens Ihrer Mitarbeiter haben. Dies gelingt durch Dokumentation und Einbindung in die Abläufe. Jeder Job ist anders, jeder Mitarbeiter ebenfalls – teilweise ist die Stimmung am einen Tag gut, am anderen nicht. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter kennen, können Sie gemeinsam den Erfahrungsschatz für das Unternehmen sichern. Die Wertschätzung sollten Sie immer zum Ausdruck bringen und Anstrengungen belohnen!

Wenn sich ein Wechsel ankündigt, benötigt es manchmal Fingerspitzengefühl. Keiner möchte sich ersetzt fühlen oder glauben, die eigene Arbeit wäre einfach übertragbar. Hier ist es Ihr Job, Anerkennung und Einbindung in den Betrieb hervorzuheben und die positiven Aspekte in den Vordergrund zu rücken. Mitarbeit an Änderungen machen diese oft leichter, ob das ein Neuzugang im Team, eine technische Umstellung oder eine neue Sparte ist.

Die Einarbeitung des neuen Kollegen sollte sich u.a. an seinen Bedürfnissen orientieren und klar besprochen werden. Möchte ein neuer Mitarbeiter gerne möglichst per Mail im Vorfeld Informationen bekommen, braucht es Schriftstücke. Andere beziehen Sicherheit in einem persönlichen Ansprechpartner oder einer Checkliste, um Aufgaben abzuarbeiten. Das Patentrezept gibt es wie üblich im Zwischenmenschlichen nicht. Reden Sie mit scheidenden Mitarbeitern, Ihrem Team und den Bewerbern von Anfang an, wie die ideale Einarbeitung aussehen könnte. Die Probezeit ist zur Einarbeitung, zum Kennenlernen und auch zum Fehler machen da. Je besser Sie Ihren neuen Mitarbeiter einbinden und Hilfe an die Hand geben, desto schneller kann er selbstständig arbeiten!

Überprüfen Sie Ihre eigenen Erwartungen zur Einarbeitung und je nach Branche und Bewerber sollten Sie diese auf ein gutes Maß setzen. Hilfe finden Sie in unserem kostenlosen Unternehmerbereich mit Tipps und Informationen rund um den Betrieb! Setzen Sie sich Ziele und zögern Sie nicht nach Hilfe zu fragen.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

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Mit bestem Gruß

Axel Schröder

Bildquelle: Canva.com © Ridofranz

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