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Digitalisierung & Digitale Transformation in KMU

Digitalisierung & Digitale Transformation in KMU

Was versteht man unter Digitalisierung von Unternehmen?

Überall ist er mittlerweile gegenwärtig, der Begriff Digitalisierung. Im selben Atemzug werden meistens Begriffe wie Industrie 4.0 oder auch Open Innovation genannt. Das allerdings ist alles ziemlich verwirrend und nicht zielführend, bedeuten doch diese Begriffe etwas grundsätzlich anderes.

Zuerst müssen die beiden Begriffe Digitalisierung und Digitale Transformation voneinander getrennt werden.

Definition Digitalisierung:

… ist die zunehmende Durchdringung von Wirtschaft und Gesellschaft mit digitalen Technologien (z.B. Social Media, Big Data, Clouds, Smart Devices, Internet der Dinge). Dabei wird das Verhalten der Individuen durch die Vernetzung verändert.

Definition Digitale Transformation­:

… ist die zielgerichtete Anpassung eines Unternehmens an die fortschreitende Digitalisierung. Ziel ist dabei, eine nachhaltige Wertschöpfung zu gewährleisten.

Diese beiden Definitionen zeigen gut den Unterschied der Begrifflichkeiten. Da sich die Wirtschaft immer schneller zu entwickeln scheint und immer mehr Geschäfte über digitale Wege abgewickelt werden, ist es wichtig, sich bewusst zu machen, wo das eigene Unternehmen steht.

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Digitale Transformation nur in der Industrie oder auch in kleinen Unternehmen & bei Handwerkern?

Immer mehr scheint unser tägliches Leben von der Arbeit mit mobilen Endgeräten geprägt zu sein. Ob Smart TV, Smart Mobil oder Smart Watch, alle Geräte sind heute miteinander vernetzt und interagieren. Wenn aber schon unser alltägliches Leben geprägt ist von mobilen Geräten, dann wird die Industrie auch nicht viel länger einen Bogen um die Digitalisierung bzw. die Digitale Transformation machen können. Oder etwa doch?

Wie Sie sich schon denken können, fällt die Antwort darauf leider nicht positiv für alle „Technikfeinde“ aus. Es mag das ein oder andere Geschäftsmodell geben, welches nicht so stark abhängig ist von einer schnellen Konzeption zur Digitalen Transformation des Unternehmens, dennoch kann der überwiegende Anteil aller Wirtschaftsbranchen keinen Bogen um die Digitalisierung schlagen.

Digitale Charaktäre bei Unternehmen

Dabei lassen sich 3 Typen von Unternehmen identifizieren:

  • Digital Naiv: Hierzu zählen Unternehmen dazu, welche die Philosophie verfolgen „Das Internet wird schon vorbeigehen!“ oder „Brauch ma net, hamma noch nie so g’macht!“.
  • Digital Transformierend: Von Natur aus ein Unternehmen, das nicht digital affin ist, aber dennoch die ersten Schritte in Richtung digitales Zeitalter gemacht hat.
  • Digital Nativ: Das Unternehmen ist im digitalen Zeitalter aufgewachsen, weshalb auch die Mitarbeiter sich offen und interessiert gegenüber digitalen Veränderungen zeigen.

Demnach hängt es also davon ab, welcher Branche Ihr Unternehmen angehört, aber auch wie sehr Sie das Thema Digitalisierung & Digitale Transformation in die Unternehmensphilosophie einbinden.

Als fortschrittlicher und innovativ denkender Unternehmer ist es egal, in welcher Branche Sie arbeiten und wie groß Ihr Unternehmen ist, denn ein proaktives Handeln kann für Sie längerfristig komparative Wettbewerbsvorteile schaffen.

Praxisbeispiel zur digitalen Naivität

Die Müller GmbH ist ein Unternehmen, welches aus dem Zeitalter der Digital Naiven kommt. Der Geschäftsführer hielt lange nichts von den neuen technischen Geräten und sprach sich offen gegen eine Digitale Transformation aus.

Seine Argumente waren vor allem die zu hohen Kosten und die schlechte Übersicht über die tatsächlich geleistete Arbeit der Mitarbeiter. Die Buchhaltungsabteilung arbeitet fast 10 Jahre in der gleichen personellen Besetzung, weshalb die Abläufe klar waren. Handelsbücher und Belege waren nach einem für die Mitarbeiter der Buchhaltung klaren Schema sortiert.

Überraschend wurde allerdings die Leiterin der Buchhaltung im vergangenen Jahr schwer krank und einige andere Mitarbeiter wurden von größeren Firmen abgeworben. Nun also war es an der Zeit, neue Mitarbeiter einzustellen und mit den Aufgaben zu betrauen. Das gestaltete sich allerdings schwierig, denn das System der schriftlichen Abrechnung war recht aufwendig und komplex. Außerdem gab es dafür keinen Leitfaden, den die Vorgänger hinterlassen haben. Somit dauerte es fast ein halbes Jahr, die neuen Mitarbeiter der Buchhaltung in die Abläufe in der Müller GmbH einzuarbeiten. Der Jahresabschluss viel ebenfalls in die 6-monatige Einarbeitungszeit und so hatte Geschäftsführer Max Müller persönlich ganz schön viel Stress. Zu allem Unglück ist durch den persönlichen Stress von Geschäftsführer Müller auch noch ein Termin bei einem Kunden in Vergessenheit geraten, weshalb ein guter Auftrag kurz vor Abschluss noch geplatzt ist.

Die Vorfälle in der Müller GmbH wären in diesem Fall vermeidbar gewesen, denn die Buchhaltung hätte schon viel früher digitalisiert werden, d.h. auf Computerbasis gemacht werden können. Geschäftsführer Müller hat dies durch seine ablehnende Haltung gegenüber Technik noch befördert. Mit einem elektronischen Buchhaltungssystem hätte man nicht nur standardisierte Abläufe gehabt, sondern auch die neuen Mitarbeiter durch externe Lehrgänge schneller einarbeiten und so früher ein Auge auf das Tagesgeschäft haben können.

Zwischenfazit Digitalisierung

Für Mittelstand und Handwerk ist der technologische Wandel bedeutsam, da er sich durch hohe Flexibilität und Innovationskraft, aber auch beschränktere Ressourcen auszeichnet. Digitalisierung ist ein Thema, das im Kern strategisch angegangen werden sollte, denn so kann es komparative Wettbewerbsvorteile erzeugen.

Was bedeuten Digitalisierung & Digitale Transformation und gibt es das in der Praxis?

Die Bedeutung der Begriffe ist vielfältig, denn einerseits können Geschäftsmodelle erweitert werden, andere wiederum sind komplett neu und einige müssen auch Federn lassen oder verschwinden gar ganz von der Bildfläche. Aktuell gibt es einige namhafte neue Geschäftsmodelle, wie z.B.:

  • „alibaba.com“ ist ein Internet-Einzelhändler. Ansässig ist dieses Unternehmen in China und vertreibt von Autoteilen über Kosmetikartikel bis hin zu Küchenutensilien alles. Der Knackpunkt ist, dass das Unternehmen absolut keinen Euro an Lagerbeständen hat, denn alle Geschäfte, die getätigt werden, sind quasi nur eine Vermittlung von alibaba.com zwischen Anbietern der Produkte und dem Endkunden. Das Unternehmen ist mittlerweile der wertvollste Einzelhändler der Welt.
  • „airbnb.com“ ist der weltweit größte Anbieter von Unterkünften für Reisende. Das Unternehmen besitzt allerdings keine einzige Immobilie, denn auch hier vermittelt das Unternehmen nur zwischen Anbietern und Nachfragern.

Abseits dieser komplett neuen Ansätze für ein Geschäftsmodell gibt es ebenfalls mittelständische Unternehmen, welche sich die Digitalisierung & Digitale Transformation zunutze machen, wie z.B.:

  • Restaurants: Einige Restaurants haben mittlerweile schon Order-Geräte eingeführt oder nutzen sogar Smart-Phones. Wurde früher noch alles per Hand notiert und dann per Zuruf in die Küche weitergegeben, wird heute nur noch das gewünschte Gericht mit Hilfe des Order-Geräts ausgewählt und im nächsten Moment kann der Koch in der Küche schon auf einem Bon oder einem Bildschirm sehen, was er kochen muss. Auf diesem Wege wird nicht nur Zeit gespart, sondern es werden auch Missverständnisse wie beim früheren Zurufen der Bestellungen vermieden.
  • Sanitär- und Klempner-Betriebe: Stand erst einmal das neue Haus, dann konnte man früher endlich einen Klempner bestellen und mit ihm besprechen, welche Ausstattung im Bad installiert werden soll. Anno dazumal wurden dann kistenweise Kataloge angeschleppt und das Bad vermessen. Und wie geht das heute? Heute hat der Klempner meist sein Tablet-PC mit und kann nach dem Ausmessen ein Modell des Raumes mit einer Software erzeugen. Danach können alle möglichen Artikel virtuell am Computer im Zimmer installiert werden. Auf diesem Wege bekommt der Kunde schnell ein Bild davon, wie sein Bad später aussehen kann und der Klempner kann per Knopfdruck alle gewünschten Artikel bestellen und schnellstmöglich nach Lieferung beim Kunden verbauen.

Wie Sie an Hand dieser Beispiele sehen konnten, haben sich viele Dinge durch die Digitalisierung & Digitale Transformation hin zum Positiven gewandelt. Diese Beispiele sollen für Sie nur als Idee dienen – denken Sie selber quer und erfinden Sie Ihr Geschäft neu!

Brauche ich eine Strategie für die Digitalisierung & Digitale Transformation?

Diese Frage lässt sich leider nicht mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten, denn wie schon eingangs erläutert, findet ein Großteil der Digitalisierung & Digitale Transformation unterschwellig statt. Ähnlich der Entwicklung der Computertechnik wird auch im Bereich der Kommunikationstechnik schleichend eine Weiterentwicklung stattfinden, die mit Gros der Menschen mitgeht.

Gab es vor 30 Jahren in den wenigsten Handwerksbetrieben und Mittelstandsunternehmen Computer in großer Zahl, ist der Computer heute „das“ Hauptarbeitsgerät geworden.

Angefangen bei der Bestellung von Artikeln bis hin zur Herstellungsplanung sind heute Computer überall im Einsatz. Demnach ist es möglich, auch ohne Strategie die technologischen Entwicklungen mit zu machen. Dabei kann es Ihnen aber ebenfalls passieren, dass die Konkurrenz Sie abhängt, weil Sie Ihnen durch die bessere Anpassung an die neuen Gegebenheiten die Kunden strittig macht.

Dieser sich entwickelnde Strom an technologischen Entwicklungen ist unumgänglich, aber proaktiv steuerbar.

Damit Sie aus dem Umgang mit technologischen Neuerungen möglichst schnell einen Nutzen oder sogar einen komparativen Nutzenvorteil ziehen können, sollten Sie auch eine Strategie haben!

Den fortschreitenden Prozess der Digitalisierung & Digitalen Transformation sollten Sie also als ein Projekt betrachten, welches nicht wie ein normales Projekt irgendwann einfach endet, sondern immer fortwährt. Aus diesem Grund ist es von Nöten, die Planungen für das Projekt „Digitalisierung“ in entsprechenden Zeitabständen neu zu definieren und zu evaluieren.

Wie genau ein entsprechender Ablauf einer solchen Projektplanung aussehen kann, wird im folgenden Abschnitt dargestellt.

Der große „Rundumschlag“ oder viele kleine Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung?

Im Zusammenhang mit einer Projektplanung lässt sich diese Frage eindeutig klären, denn ein großer „Rundumschlag“ ist kritisch zu betrachten, ist doch die Zeit und die Möglichkeit Ihrer Mitarbeiter, eine drastische Umstellung neben dem normalen Tagesgeschäft zu antizipieren, eher schwierig.

Folglich ist es sinnvoll, die Umstellung in kleinen Schritten zu wagen, sodass auch eine entsprechende Kontrolle über die Maßnahmen vorgenommen werden kann. Wie also gehen Sie nun systematisch vor?

Zu allererst sollten Sie feststellen, welche Dinge Sie mittlerweile schon erreicht haben (Ist-Zustand) und welche Dinge Sie erreichen wollen (Soll-Zustand). Haben Sie diese beiden Zustände abgesteckt, können Sie dazu übergehen, die Ideen zur Verwirklichung des Soll-Zustandes zu sammeln. Dann müssen Sie die Ideen spezifizieren und weitere Informationen sammeln, wie z.B.

  • benötigte Zeit zur Verwirklichung
  • benötigte Anzahl an Mitarbeitern oder externen Arbeitskräften
  • benötigtes Kapital

Wichtig ist dabei, dass Sie alle die Daten sammeln, welche für Sie hilfreich sein könnten, um eine Entscheidung zur Auswahl der Ideen zu treffen.

Haben Sie die Daten gesammelt, können Sie eine Evaluierung vornehmen.

Diese kann sehr individuell sein, denn u.U. sind die verfügbaren finanziellen Mittel begrenzt oder Sie können nur in einem bestimmten Zeitraum eine Umstellung wagen, weil sonst die Arbeitsabläufe ins Stocken geraten würden.

Nach der Klassifizierung der Digitalisierungsideen können Sie dazu übergehen, einen konkreten Digitalisierungsplan aufzustellen, welcher alle zu verwirklichenden Projekte, z.B. in den kommenden 5 Jahren, beinhalten sollte.

Dabei ist es wichtig, dass dieser Plan schon eine Priorisierung der Ideen beinhaltet. Diese Priorisierung soll ermöglichen, dass möglichst effektiv und effizient die einzelnen Projekte nacheinander durchgeführt werden. Zudem sollte dieser Digitalisierungsplan noch einmal mit der Geschäftsführung und/oder mit den tragenden Mitarbeitern (z.B. Meisterbesprechung) des Unternehmens durchgesprochen werden, sodass sich alle darauf einigen können, diesen Plan zu verfolgen.

Nach Abschluss eines Projektes sollte eine Evaluation stattfinden, ob das Budget ausgereicht hat, der Zeitplan eingehalten werden konnte und, mit etwas Zeitabstand betrachtet, auch die gewünschten Erfolge eingetreten sind. Auf diesem Wege können Sie intern das Projektmanagement verbessern. Hierzu ist unser Artikel zum Thema Retrospektive sehr empfehlenswert.

Nach einer Zeit von z.B. einem Jahr sollten Sie Ihren Projektplan überprüfen und im Zweifelsfall neue Ideen hinzunehmen oder auch obsolet geworden Ideen beseitigen.

Nun im Überblick noch einmal der Prozess zum Projektmanagement der „Digitalisierung“:

Regelkreislauf Digitale Transformation

Regelkreislauf Digitale Transformation

Sind dokumentierte Abläufe (Prozesse) die Basis für Digitalisierungs-Bemühungen?

Da Digitalisierung an sich ein weites Feld ist, ist es interessant, einen Blick auf einen aktuellen Trend zu werfen, welcher vor allem von den großen Unternehmensberatungen und Großkonzernen bekannt ist.

Das sogenannte Prozessmanagement ist mittlerweile fast schon ein Unwort geworden, was vor allem damit zusammenhängt, dass es in aller Munde ist. Dennoch muss es für Sie nicht gleich zum Unwort werden lassen, ist doch die Idee der Digitalisierung von Abläufen, also Prozessen, von großem Nutzen.

Was aber soll das überhaupt bedeuten – Digitalisierung von Prozessen? Derzeit gibt es immer kostengünstigere Software, welche es möglich macht, mit Fließdiagrammen einen Überblick über die Abläufe, welche in Ihrem Betrieb von statten gehen, zu erstellen. Eine solche Prozessmanagement-Software birgt nicht nur für Sie als Leiter des Geschäfts einen besseren, vielleicht sogar größeren, Überblick über die Abläufe, sondern ist auch hilfreich, um Stärken und Schwächen zu erkennen.

Diese Digitalisierung ist ein sehr probates Mittel, um mit Hilfe eines strukturierten Ablaufes ein wesentlich effizienteres Arbeiten im Betrieb zu ermöglichen. Ein weiterer Vorzug solcher Prozessmanagement-Software ist, dass z.B. neue Mitarbeiter viel schneller und besser verstehen, was eigentlich in ihrem Unternehmen passiert und warum es passiert. Auf diesem Wege werden Einarbeitungszeiten reduziert und Missverständnisse reduziert. Es ist ebenfalls möglich, mit einer solchen Software auf Kennzahlen, den Namen der Mitarbeiter oder auf andere Unterprozesse zu verweisen, sodass mit Hilfe der Software ein Überblick erleichtert wird, welchen man früher vielleicht mit aufwendigen Zeichnungen auf einem A0-Zeichenkarton versucht hat, darzustellen.

Wie Ihnen vielleicht aber auch klar wird, ist diese Software nur dann das Mittel der Wahl, wenn durch die Komplexität oder die Größe Ihres Unternehmens und dessen Abläufe eine Übersicht „auf einen Blick“ nur noch schwer möglich ist.

Um einen effizienteren und übersichtlicheren Produktionsablauf in größeren Betrieben zu gewähren, ist es deshalb interessant, sich über eine Prozessmanagement-Software Gedanken zu machen.

Zudem empfiehlt es sich bei wachsenden Unternehmen, möglichst früh eine solche Software als Teil der Unternehmensphilosophie zu integrieren, wird doch mit zunehmender Geschäftsgröße auch die benötigte Zeit zur Einführung einer solchen Software stark ansteigen.

Abschließend zu diesem Kapitel lässt sich feststellen, dass die „Digitalisierung von Prozessen“ viele Vorteile birgt, aber nicht zwingend ein Teil Ihrer Digitalisierungsstrategie werden muss. Sie erleichtert aber die Arbeit ungemein.

Welche Kosten und Nutzen entstehen durch Digitalisierung & Digitale Transformation?

Letztendlich ist die Frage unumgänglich, welchen Nutzen die Digitalisierung Ihrem Unternehmen stiften kann, wenn Sie aktiv darüber nachdenken, in Ihrem Unternehmen eine Digitale Transformation zu vollziehen. Im Laufe des Artikels wurde schon einer der vorherrschenden Vorteile der Digitalisierung erläutert, denn durch die technischen „Helferchen“ ist es möglich, Aufgaben schneller, strukturierter oder sogar genauer zu erledigen. Dennoch stellen sich dabei folgende Fragen:

  • Wächst nur die IT-Abteilung Ihres Unternehmens oder auch der Umsatz?
  • Müssen nun Ihre Mitarbeiter um Ihre Jobs bangen?
  • Ist IT nur eine Infrastruktur, die jedes Unternehmen hat oder kann man damit sogar einen Wettbewerbsvorteil erzielen?

Solche und viele andere typischen Fragen werden Sie sich vermutlich stellen, wenn es darum geht, über die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen nachzudenken. In Wissenschaft und Technik werden Sie allerdings niemanden finden, der Ihnen dazu eine abschließende Antwort geben möchte. Zur Beurteilung der Kosten und des Nutzens von Digitalisierungsprozessen ist es zwingend notwendig, sich IHR Unternehmen anzuschauen und keine pauschalisierten Empfehlungen zu geben. Dennoch gibt es ein paar Grundregeln, die befolgt werden sollten:

  1. Es gibt nicht nur DIE IT, sondern viele Teilbereiche. Jedes Unternehmen deckt verschiedene Teilbereiche ab, bei denen Technik ein unterstützendes Element sein kann. Kunden können heute ein direktes Feedback zum Essen im Restaurant geben oder sich besser vorstellen, wie ihr Badezimmer demnächst aussehen wird. Des Weiteren gibt es Software für Buchhaltung und Auswertungsprogramme für Produktionsprozesse.
  2. Digitalisierung ist eine große Bewegung, welche in vielen Bereichen unseres alltäglichen Lebens Einzug hält. Nutzen Sie für Ihr Geschäft alle Geräte, die Ihren Arbeitsalltag ein Stück einfacher machen und die scheinbar immer schneller vergehenden Tage etwas zu „entschleunigen“ – auch, wenn das etwas paradox erscheint.
  3. Ihre Mitarbeiter müssen sich keine Gedanken über ihren Arbeitsplatz machen, denn täglich Hilfsmittel wie Computer sind schließlich noch keine Roboter mit künstlicher Intelligenz. Im Gegenteil: Die technischen Hilfsmittel erleichtern den Mitarbeitern oft Schritt für Schritt den Arbeitsalltag. Zudem sind junge Leute, welche vielleicht Ihre zukünftigen Mitarbeiter werden sollen, sehr angetan von einem Unternehmen, das einen Hang zu Technik hat. Schließlich möchte niemand wie vor 30 Jahren arbeiten, wenn es auch kleine technische „Helfer“ gibt.
  4. Je nach Branche kann IT für Sie zum komparativen Wettbewerbsvorteil werden. Ein komparativer Wettbewerbsvorteil soll in diesem Zusammenhang bedeuten, dass ein zielgruppenbezogenes Unternehmen nur mit einer einzigen Wettbewerbskomponente »besser, anders oder neu« auf dem Markt ist. Ein Schreiner kann im Vergleich zu seinen Konkurrenten z.B. von der Zielgruppe allein durch die in Minuten mögliche 3D-Darstellung eines Möbelstückes als »besser« wahrgenommen werden. In diesem Zusammenhang ist es für den Schreiner also lohnenswert, die Software für eine 3D-Darstellung zu kaufen. Durch die erhöhte Kundenzufriedenheit und die Weiterempfehlungen der zufriedenen Kunden kann der Preis der Software schnell wieder über einen höheren Umsatz verdient werden.

Neben diesen vereinzelten Regeln möchten wir Ihnen ebenfalls noch ein paar Tipps mit auf den Weg geben, damit Sie sich etwas besser im Zeitalter der Digitalisierung zu Recht finden können:

  • Reformieren Sie Ihr Geschäftsmodell, bevor es andere tun!
  • Digitale Transformation wird durch Kreativität entschieden, nicht durch Technologie!
  • Machen Sie sich das Wissen Ihrer Mitarbeiter und Kunden zu Nutze!
  • Digitale Transformation sollte in kundenorientierten Branchen auch kundenorientiert gestaltet werden!
  • Überprüfen Sie regelmäßig das Zielbild Ihrer Digitalen Transformation!
  • Verfallen Sie nicht in Hektik, aber trödeln Sie auch nicht!

Fazit zu Digitalisierung & Digitaler Transformation

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass Digitalisierung nicht nur eine Begleiterscheinung des 21. Jahrhunderts ist, bei der Jugendliche ständig „online“ sind oder Anziehsachen nur noch im Internet gekauft werden.

Denkt man die Möglichkeiten weiter, welche Vorteile mit Hilfe einer Digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen entstehen können, helfen Ihnen die neuen technischen Lösungen nicht nur dabei, Ihr Geschäftsmodell neu zu denken, sondern auch Ihren Umsatz nachhaltig zu steigern. In diesem Sinne sollten Sie die Digitale Transformation und Digitalisierung nicht als Revolution sehen, sondern als eine schleichende Reformation der alten Art und Weise, Geschäfte für sich zu Nutze zu machen!

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © Mediteraneo

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