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Digitale Transformation in kleinen Unternehmen

Digitale Transformation in kleinen Unternehmen
Digitale Transformation. Dieser sperrige Begriff bedeutet „Anpassung an gegenwärtige und zukünftige Standards“. Digitalisierung, Industrie 4.0 oder Open Innovation sind Namen der modernen Entwicklung, alles zu vernetzen und jenseits des Telefonbuchs präsent zu sein. Eine eigene Technologie-Strategie ist für jedes Unternehmen sinnvoll – ein Chaos aus Begriffen ohne Ziel und Sinn nicht. In diesem Beitrag bringen wir Licht ins Dunkel und zeigen Ihnen, was Sie wirklich über digitale Transformation wissen müssen!

Was ist Digitale Transformation?

Der Übergang von Festnetztelefon hin zum Mobilfunk ist im privaten und im geschäftlichen Bereich etabliert. Viele Haushalte und Betriebe verzichten vollständig auf eine Festnetznummer und sind mobil zu erreichen. Diese Entwicklung ist ein Beispiel der digitalen Transformation. Sie beschreibt die Anpassung an die digitalen Standards einer Gesellschaft. Das Ziel ist es, weiterhin am Markt teilzuhaben. Wenn ein Handwerker nur mit Festnetznummer in den Gelben Seiten steht, hat das mehrere Auswirkungen:

  • Er muss nach Terminen eine Liste von Anrufen beantworten. Mögliche Kunden haben zwischenzeitlich die Konkurrenz verpflichtet.
  • Er braucht eine Telefonkraft, um Anrufe entgegenzunehmen. Die Kommunikation über Nachricht oder Vermittlung auf das Privathandy verliert Informationen und kostet Zeit.
  • Fluch und Segen: Außer Haus ist der Handwerker eventuell über ein Handy erreichbar. Geschäftsanrufe, z.B. von Bank oder Lieferanten, landen vorerst auf dem Anrufbeantworter.
  • Online vernetzte Kunden, kennen die Gelben Seiten höchstens über die Online-Suche und stoßen auf andere Unternehmen.

Das ist der wichtige Unterschied zwischen der digitalen Transformation und Digitalisierung. Die Digitalisierung ist die Vernetzung aller gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Bereiche durch digitale Technologie. Die Nutzung von und Gewöhnung an digitale Strukturen prägt jeden Menschen und verändert unsere Umwelt, bzw. ihren Umgang mit ihr. Die Anpassung an den technologischen und gesellschaftlichen Umbruch nennt man digitale Transformation. Wie wichtig eine betriebliche Flexibilität sein kann, lesen Sie hier!

Wie schätzen Sie sich selbst ein? Nutzen Sie digitale Medien und Anwendungen im privaten oder geschäftlichen Bereich? Gehen Sie neugierig und informiert an ein neues Handy, oder lieber mit Samthandschuhen im Notfall? Das folgende Schaubild kann Ihnen helfen sich im Transformationsprozess von digital naiv bis nativ einzuordnen.

Digital Naiv oder Digital Nativ

Digital Naiv oder Digital Nativ

Wozu brauche ich Digitalisierung im Handwerk?

Digitalisierung hilft Ihnen, in den Bereichen strukturierter und effizienter zu arbeiten, die Sie möchten. Niemand zwingt Sie vollautomatisierte Geräte über Ihr Smartphone zu steuern. Sie müssen keine 24 Stunden-Hotline mit Video-Chat einrichten! Welchen Nutzen Sie aus der Digitalisierung ziehen, ist Ihnen überlassen. Wir geben Ihnen verschiedene Beispiele, in welchen Bereichen sich die digitale Transformation lohnen könnte:

Terminplanung

Wie läuft Ihre Terminvergabe? Ein Kunde ruft an. Im Gespräch wird im Tischkalender Anschrift, Telefonnummer und was gemacht werden soll, notiert? Die Tour wird morgens zusammengestellt, Zeitplanung läuft nach Erfahrungswerten? Falls etwas fehlt, wird das nachgeholt oder verschoben. Alles kein Problem! Wenn unterwegs ein Anruf reinkommt, schreiben Sie die Informationen auf den Auftragsblock, oder was greifbar ist. Sehen Sie mögliche Gefahren? Namen und Adressen, die nicht lesbar sind, unklare Problemstellungen, Termine, die nicht abgeglichen wurden… Ihre Kunden sind gewohnt, dass sie ab und an warten müssen. Aber müssen sie das? Warum verzichten Sie auf Helfer, die Sie entlasten können?

Ein Gegenvorschlag: Mit Erfassung Ihrer Aufträge und Führen einer Kundenkartei haben Sie alle Informationen parat. Jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen. Änderungen in Aufträgen werden direkt bearbeitet und eine automatische Rechnungserstellung ermöglicht. Wir haben uns verschiedene Programme zur Kundenbetreuung angesehen und geben Ihnen hier einen Einblick.

Arbeitsabläufe

Sie und Ihre Mitarbeiter verstehen sich blind bei der Arbeit! Das ist gut – aber sehen Sie auch die blinden Flecken? Jeder unnötige Arbeitsschritt verzögert und kostet wertvolle Arbeitszeit. Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse kennen und messen, können Sie Abweichungen feststellen. Abläufe können an alle Mitarbeiter und deren Vorlieben angepasst werden. Sie werden erstaunt sein, wie sehr die Effizienz steigen kann – das zeigt bereits reines Messen! Bestes Beispiel in der Praxis ist die Rechnungserstellung: Wer ist beteiligt, welche Informationen werden benötigt und wer erstellt wann die Rechnung?

Praxistipp: Beginnen Sie mit einem einzigen Prozess und wenigen Kennzahlen. Haben Sie ein typisches Kundenanliegen? Messen Sie im Betrieb die wichtigen Einheiten dieser Aufträge und schaffen Sie damit Vergleichswerte. Bei großen Differenzen lohnt es sich, genauer nachzusehen. Wenn die Ausführung individuell und nicht standardisiert ist, kann vielleicht Wissen an einen langsam arbeitenden Mitarbeiter vermittelt werden. Das geht erst, wenn das Defizit identifiziert ist.

Kundenwerbung

Wer sind Ihre Kunden? Sind Sie die gute Adresse im Ort, wenn es um Qualitätsarbeit geht? Wissen das die Zugezogenen? Die heutige Mobilität stellt Traditionsunternehmen mit lokaler Kundschaft vor neue Herausforderungen: Alte Kunden ziehen fort und empfehlen nicht mehr. Neue Bewohner richten sich nach Bewertungsportalen im Internet oder dem jeweiligen Internetauftritt. Der Kundenstamm schrumpft schleichend. War früher die Anzeige im Kirchenblatt gängiges Mittel, erreicht man darüber heute keine neuen Kunden mehr.

Keine Sorge, Sie benötigen keine Werbeagentur! Eine sinnvolle IT-Strategie umfasst auch Elemente zum Online-Marketing, d.h. Werbung im Internet. Kennen Sie z.B. die gängigen Bewertungsportale Ihrer Branche? Es gibt allgemeine und spezialisierte Webseiten, die Bewertungen zu Unternehmen sammeln. Suchen Sie Ihren Betrieb selbst in einer Suchmaschine und achten Sie auf Ihre Online-Präsenz! Wenn Sie eine eigene Firmenseite besitzen, kontrollieren Sie die Seitengestaltung und die Aktualität der Informationen. Die Kundenperspektive ist entscheidend für Erfolg, nicht der Geschmack des Seitenbetreibers!

Eine niedrige Schwelle zur Kontaktaufnahme ist vielen Kunden heutzutage wichtig. Das kann ein Kontaktformular sein. Eine Möglichkeit zu Onlineterminvergabe oder allein die Angabe fester Telefonzeiten hilft Kontakt aufzunehmen. Social-Media-Kanäle eignen sich zur Vermittlung von Informationen und kostenfreier Werbung über zufriedene Bestandskunden. Bedenken sollten Sie dabei, dass Sie teils anonymer Kritik professionell begegnen müssen.

Digitalisierung in Handwerk und KMU

Digitalisierung in Handwerk und KMU

Ob Sie Digitalisierung in Ihrem Unternehmen brauchen, müssen Sie selbst entscheiden. Bedenken Sie: auch keine Strategie ist eine Strategie. Das Internet und digitale Vernetzung sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken und nicht nur eine Phase. Neue Geschäftsmodelle und Unternehmen bringen innovative Produkte auf den Markt. Wenn Sie sich bewusst für oder gegen eine digitale Transformation entscheiden, haben Sie das Heft in der Hand!

Welche Vor- und Nachteile bietet Digitalisierung des Handwerks?

Digitale Transformation bedeutet Änderung bekannter Abläufe und Lernen neuer Dinge. Wenn Sie diesen Prozess als Chance zur Rückschau und gleichzeitig Weichenstellung für die Zukunft begreifen, werden Sie den Weg leichter meistern!

Die Schattenseiten sind in Industrie und Gesellschaft ähnlich und sollten von Anfang als Teil des Risikomanagements begriffen werden. Menschen haben teilweise Angst vor Technologien und befürchten digital ersetzbar zu werden. Eine missglückte digitale Transformation kann das Unternehmen vorerst ins Chaos stürzen. Also warum sollten Sie diese Risiken eingehen?

Smart Homes sind noch nicht weit verbreitet, Staubsaugerroboter werden dagegen mehr. Früher undenkbar! Wenn ein Kunde elektrische Rollläden mit App-Steuerung über sein Smartphone möchte, möchten Sie ihn zur Konkurrenz schicken? Oder setzen Sie sich soweit selbst mit den Produkten auseinander, dass die digitale Steuerung funktionieren kann? Die digitale Vernetzung nimmt zu und die Technologien werden alltäglicher. Es gibt Betriebe, die ohne Digitalisierung auskommen, für diese ist höchstens digitale Sichtbarkeit und Werbung von Interesse. Die meisten Betriebe werden über kurz oder lang eine digitale Transformation vollziehen, wenn sie auch in Zukunft bestehen wollen.

Die Vorteile der Digitalisierung liegen klar auf der Hand: Digitale Technologien erfordern aktuelle Daten, die Sie und Ihre Mitarbeiter in Software füttern. Das sorgt für Disziplin und organisierte Abläufe. Probleme werden schneller lokalisierbar und Prozesse nachvollziehbar. Automatisierung durch digitale Transformation spart Zeit und minimiert Verschwendung.

Wie schaffen Handwerksbetriebe die digitale Transformation?

Das Thema „Digitale Transformation“ schaffen Sie wie auch die Gründung oder die Führung Ihres Unternehmens: mit Disziplin und Sorgfalt! Das Internet mit all seinen Möglichkeiten ist eine Chance wie die Elektrizität oder der Verbrennungsmotor. Die Übernahme digitaler Strukturen von PC über Cloud hin zur eigenen Werbung, z.B. über Newsletter, ist kein Gesamtpaket. Sie entscheiden Sich für Ihre persönliche digitale Transformation in den Bereichen, die sinnvoll für Ihren Betrieb sind.

Dafür verschaffen Sie sich erst einen Überblick über Ihren Betrieb. Im nächsten Schritt informieren Sie sich über die digitalen Möglichkeiten, sich das Leben zu erleichtern. Größtmöglichen Erfolg haben Sie, wenn Sie früh Ihre Mitarbeiter einbinden. In der digitalen Transformation geht es um nachhaltige Umstellung eines Unternehmens, keine einmalige Hau-Ruck-Aktion. Die Nutzung digitaler Produkte ist ein größeres Projekt und muss dementsprechend geplant werden. Entwickeln Sie eine IT-Strategie und gleichen Sie diese mit Ihrem Geschäftsmodell ab. Digitale Transformation muss nicht jeden Geschäftsbereich gleichzeitig umdrehen, fangen Sie klein an und konzentrieren Sie sich auf einen abgesteckten Bereich. Für mehr Sicherheit bei größeren Transformations-Prozessen nehmen Sie Kontakt mit uns auf und schildern Sie Ihr Anliegen!

Bonus-Tipp zur Digitalen Transformation

Melden Sie sich jetzt zu unserer kostenlosen Basis-Mitgliedschaft an und gehen Sie den ersten Schritt in ein erfolgreicheres Arbeitsleben! Viele Top-Infos exklusiv in unserem geschützten Mitgliederbereich.

 
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Es grüßt aus Bayreuth
Axel Schröder

Bildquelle: Fotolia, © Mediteraneo

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