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Ablage organisieren – analog und digital

Ablage organisieren © Pressmaster

Ablage organisieren – gerade in kleinen Unternehmen bricht Hektik aus: Ordner auf den Tisch, Ablagekörbe durchsuchen nach der einen bestimmten Rechnung, das Steuerbüro fragt erneut nach… In unserer Beratungspraxis kennen wir diesen unnötigen Stress zur Genüge. Aus diesem Grund geben wir Ihnen mit diesem Artikel alles Wichtige zur Organisation Ihrer Ablage zur Hand. Zusätzlich finden Sie am Ende des Artikels unseren kostenlosen Ablage-Ratgeber!

Ablage organisieren – was steckt dahinter?

Rechnung kommt, abheften und vergessen. Im Idealfall funktioniert jeder Bürovorgang auf diese Weise, wenn bei Bedarf alles greifbar ist. Handwerk und KMU haben in der Regel nicht die Mittel für Bürokaufleute, die sich um alles kümmern. Aus unserer Beratungserfahrung wissen wir, dass Teilzeitkräfte und Minijobber eine große Unterstützung bieten, wenn alle das System ordentlich nutzen.
Wie bringen Sie Ihre Unterlagen zum Steuerbüro? Ordentlich geführte Ordner mit allen notwendigen Dokumenten oder Aktenmappen mit einem Sammelsurium, ist es der Schuhkarton voller Belege?

Nachvollziehbarkeit in der Ablage

Das A und O ist eine Ablage, die mit wenigen Handgriffen jedes Dokument zum Vorschein bringt. Problematisch sind Systeme, die abhängig von einer Person sind: Der Geschäftspartner findet sich nicht unter seinem Nachnamen sondern unterm gemeinsamen Verein. Die Lieferantenbelege landen teilweise im Ordner Großhandel und gleichzeitig in eigenen Ablagefächern. Eine standardisierte Ablage spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern immense Suchzeiten ein.

Ein kurzes Gedankenspiel: Wie ordnen Sie Ihre Unterlagen? Ein großer Ordner mit allem? Einzelne Hefter mit Unternehmen und Privatkunden? Wie lange suchen Sie ein Dokument, wenn Ansprechpartner und Kontaktdaten im Verlauf wechseln?

Eindeutige Ablage schaffen

Existenzgründer haben die freie Wahlmöglichkeit: Ein Ablagesystem entwickeln und einhalten. In den seltensten Fällen reicht diese Ordnung ein Geschäftsleben lang. Das Prüfen Ihrer Ablageorganisation ist Bestandteil jeder Betriebsstrategie, gleich wie jung oder alt es ist. Kommen Sie in die Verlegenheit, alles neu zu organisieren, brauchen Sie einen guten Plan:

  1. Welche Dokumente kommen in die Ablage?
  2. Wie sieht der Zugriff aus?
  3. Wen betrifft die Ablage und ihre Ordnung?
  4. Welche Probleme gibt es aktuell?
  5. Wie viele Bereiche betrifft eine Umstellung?

Damit schaffen Sie einen Ist-Zustand, der Ihnen hilft, Ihre Ablage zu organisieren. Tipp!Zur Ursachenforschung bei Problemen empfehlen wir das Ishikawa-Diagramm und die 5-Why-Methode. Mit diesen Hilfen finden Sie jede Unstimmigkeit in Ihrer Ablage.

Standardisieren Ihrer Daten

Ob digital oder analog: Ihre Daten und Dokumente benötigen ein festes Schema. Sind Ihre Angebote auf hellblauem Papier, sorgen Sie für ausreichend Nachschub. Ein weißes Blatt sehen Sie ansonsten nicht als Angebot. Das kostet Zeit.
Speichern Sie Ihre Dokumente mit Namen, Datum oder Auftragsnummer? Entscheiden Sie sich für ein System und halten es durch, sparen Sie sich ständiges Öffnen und Kontrollieren.

Wichtig: Fällt ein Dokument aus dem Rahmen, in der digitalen oder analogen Ablage, stecken Sie es nicht in den nächstbesten Ordner! Überlegen Sie, warum es nicht passt und gleichen Sie das Format oder das System an.

Jede Ausnahme erschwert das spätere Wiederfinden und steht für einen Fehler im System.

Ablage organisieren auf drei Grundpfeilern
Ablage organisieren auf drei Grundpfeilern

Infografik: drei Pfeiler der Ablage (nachvollziehbar, einheitlich, standardisiert

Schlecht organisierte Ablage: die Folgen

Wir kennen die Probleme: Da ist die große Kiste mit den Unterlagen des laufenden Geschäftsjahrs, Belege, Kontoauszüge und handschriftliche Notizen grob sortiert. Brauchen Sie einen Liquiditätsplan, kostet Sie die Durchsicht schnell eine Woche wertvolle Zeit. Ein anderer Fall: Es gibt mehrere Ordner in der Ablage und eine Gutschrift des Lieferanten. Die dazugehörige Rechnung fehlt und mehrere Mitarbeiter suchen sich durch die möglichen Orte. Glauben Sie nicht? Diese Beispiele erleben wir in Betrieben.

Suchzeiten explodieren

Ein gut geführtes Büro braucht wenige Handgriffe für die richtige Datei oder das richtige Blatt. In chaotisch gewachsenen Ablagen suchen drei oder mehr Leute ein bis zwei Stunden und in vielen Fällen deutlich länger. Reine Ausnahmen? Eine einzige Suchaktion im Monat beansprucht schnell drei bis sechs Stunden Arbeitszeit mehrerer Mitarbeiter. Ist das effektiv oder ansatzweise effizient?

Nachweispflicht über Dokumente

Als Inhaber eines Betriebs haben Sie die Pflicht, manche Dokumente nach Bedarf vorzuweisen. Prüft das Finanzamt Ihre Unterlagen, brauchen Sie Ihre Bankunterlagen und Belege greifbar. Haben Sie Geräte im Einsatz, benötigen Sie die Dokumentation über Wartung und Prüfungen. Wenn Sie außer Haus sind, lohnt sich zusätzlich ein Unternehmenshandbuch sowie die schriftliche Gefährdungsbeurteilung greifbar für Ihre Stellvertreter. Gute Organisation Ihrer Schriftsachen ist keine Fleißarbeit, sondern sichert Ihren unternehmerischen Erfolg!

Verschwendung durch Mehrarbeit

Die acht Arten der Verschwendung sehen Überbearbeitung, viele Wege und hohe Bestände als Problem: Benötigen Sie mehrere Kopien eines Dokuments? Warum und in welchen Fächern landen diese? Ist die Ordnerablage digital und analog für alle Beteiligten leicht zugänglich oder braucht es lange Wege?
Tipp! Gehen Sie mit offenen Augen durch einen Arbeitstag und nehmen Sie alle Wege und Zeiten unter die Lupe. Mit diesem Gemba-Walk sehen Sie schneller, ob es eine andere Möglichkeit gibt oder bereits alles reibungslos läuft.

Folgen falsch organisierter Ablage
Folgen falsch organisierter Ablage

Infografik über die Folgen schlecht organisierter Ablage

Ablage organisieren leicht gemacht

Ist-Zustand – Ziel-Zustand – Wegpunkte abstecken – Erfolg prüfen.

Diese vier Phasen begleiten uns zur perfekt organisierten Ablage. Ein starres Schema geben wir nicht vor, da jedes Unternehmen andere Bedürfnisse hat. Mit unserem kostenlosen Ratgeber bieten wir Ihnen ein Hilfsmittel, Ihren Bedarf zu ermitteln und umzusetzen.
Schaffen Sie in vier Schritten Ihr eigenes System, das langfristig Erleichterung bringt:

1. Schritt: Ablage organisieren – Ist-Zustand

Halten Sie fest, wer ständigen Zugriff zur Ablage hat und stimmen Sie das Vorgehen gemeinsam ab:

  • Welche Unterlagen fallen an: Häufigkeit und Ort
  • Auf welche Dokumente braucht es schnellen Zugriff nach welchen Suchbegriffen? (Name, Auftragsnummer, Lieferadresse, andere Informationen?)
  • Wann und wie kommen Unterlagen ins Archiv?
  • Gibt es wichtige Unterscheidungen zwischen Unternehmens-Dokumenten und Kunden-/Partner-Korrespondenz?
  • Wann kommt es zu Doppelungen?
  • Welche Schwächen hat das bisherige System (Ordnerstruktur, Benennung, Archivierung)
  • Woher kommen Daten und Dokumente? Welche IT-Strategie gibt es?

Laufen die Daten aus CRM-Software, ERP-System und analogen Dokumenten zusammen? In diesem Fall lohnt sich die Aufstellung eines Enterprise Architecture Management, um effizienter zu werden. Arbeiten Sie als Team an diesen ganzen Faktoren und erstellen Sie eine Hilfszeichnung. Das kann als Mindmap beginnen oder ein Organigramm Ihrer Daten darstellen – wichtig ist, dass Sie den Überblick bekommen!

2. Schritt: Ablage organisieren – Ziel-Zustand

Was wollen Sie mit Ihrer Ablage erreichen? Eine Umstellung auf ELO bietet unendliche Möglichkeiten für Ihre papierfreie Ablage, benötigt zeitgleich Einarbeitung, Vorbereitung und die notwendige Technik. Ist Ihr Betrieb klein genug, damit die laufende Ablage auf ein Regalbrett passt, brauchen Sie das richtige System. Beispiel: Kreditoren, Debitoren, Kassenblätter, Vertreterunterlagen oder ähnliches.

Zuletzt gibt es einen einzigen Ort, an dem sich ein bestimmtes Dokument befinden kann. Diesen Weg gehen Sie rückwärts, prüfen Abzweigungen und besprechen die Möglichkeiten.
Formulieren Sie diese Ziele eindeutig und schreiben Sie sie beispielsweise auf ein Whiteboard oder einen großen Bogen Papier. Stellen Sie sich die ideale Ablage gemeinsam vor und entwickeln Sie durch Prozessoptimierung den perfekten Weg dorthin.

3. Schritt: Ablage organisieren – Etappenziele

Wie viele Ordner, Ablageboxen, Regale, Festplatten, Serverspeicher und Clouddienste sind in Benutzung? Datenmanagement wuchert schnell, ist ein Terabyte doch günstiger als die Zeit, Daten zu löschen.
Hier brauchen Sie einen klaren Plan, was Sie schaffen wollen und in welchem Zeitabschnitt. Eine Umstellung kompletter Ordnerstrukturen braucht Zeit und Raum. Bei großen Beständen lohnt sich die Arbeit mit Netzplantechnik, gerade bei Umbauten und neuen Techniklösungen.
Gelingt das Einhalten mancher Etappen nicht, notieren Sie, was das Problem war. Klappt die Umstellung nicht, nutzen Sie die nächste Runde mit der Verbesserungs-Kata. Dran bleiben bis zum Ziel nehmen Sie als Motto für alle beteiligten Team-Mitglieder! Halten Sie die Vorteile schriftlich fest, die eine organisierte Ablage mit sich bringt – das stärkt die Motivation!

4. Schritt: Ablage organisieren – Erfolg prüfen

Vom Ist- zum Ziel-Zustand und alle Etappen bewältigt? Herzlichen Glückwunsch! Jetzt halten Sie die neue Ordnung ein und sparen sich Stress, Zeit und Nerven. Damit das dauerhaft bleibt, legen Sie Kontrolltermine an, erst kürzer, später länger. Prüfen Sie zu diesen Zeiten, ob das Projekt Ablage organisieren erfolgreich war oder andere Probleme auftreten. Prozesse verbessern mit Lean Unterstützung ist meistens ein Einstieg in große Änderungen! Eine gut durchdachte Ablage ändern fällt leichter, als einen chaotischen Datenwust erst zu sortieren. Dieses Wissen begleitet Sie in den nächsten Monaten und Jahren. Bleiben Sie am Ball und arbeiten Sie mit Ihrem Team nach Kaizen an der kontinuierlichen Verbesserung.

Ablage organisieren in vier Schritten
Ablage organisieren in vier Schritten

Infografik Ablauf Ablage organisieren

Ablage organisieren in Perfektion

Unternehmen, die ihre Ablage organisieren statt darunter zu leiden, mindern Stress und Angst vor Kontrollen und Problemen. Der Bürotag wird weniger hektisch und mit mehr Lean Office sorgt jeder Handwerksbetrieb für klare Strukturen. Digitale Prozesse tun ihr Übriges: Keine Rechnungen, die untergehen, Ausstände, die niemand einfordert und ungezogene Skonten. Klare Aufgabenverteilung, logische Verfolgung einfacher Strukturen und zusätzlich eine schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter, beispielsweise die Bürokraft in Teilzeit. Steigen Sie mit unserem kostenlosen Ratgeber ein und nehmen Sie für einen 5S-Workshop gerne mit uns Kontakt auf!

Mit besten Grüßen
Johanna Pöhlmann

Bildquelle: Canva.com © Pressmaster

Bonustipp zum Ablage organisieren: Unser kostenloser Ratgeber

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